La terminologie en science de l’information de l’EBSI (2018)

DOMINIC BOISVERT ET DANIEL DUCHARME, chargés de cours

Dans un billet précédent nous vous avions annoncé un projet de terminologie en science de l’information. Ce projet consistait à étendre la terminologie archivistique, mise à jour en 2015, à l’ensemble des sciences de l’information. Le projet a été réalisé et la terminologie est disponible en deux versions : la version Web réalisée avec TemaTres et la version classique en PDFTemaTres est un logiciel libre en gestion de vocabulaire (thésaurus, lexique, etc.). Pour en savoir davantage sur cet outil, veuillez consulter ce billet

Pour rappel, cette terminologie est le résultat d’un projet que nous avons mené entre août et décembre 2017. Pendant cette période, nous nous avons effectué un dépouillement systématique de tous les plans de cours des professeurs et chargés de cours des programmes de certificat en gestion de l’information numérique et en maîtrise en science de l’information de l’EBSI. Ensuite, nous avons écrit à chacun d’eux pour leur demander de nous envoyer les définitions des termes retenus. Enfin, nous avons complété les travaux en recourant à des sources externes.

Cette compilation terminologique constitue dès lors une référence incontournable pour les étudiants, les chargés de cours et les professeurs de l’EBSI. Elle est certes perfectible et elle devra être régulièrement mise à jour, notamment par ceux qui l’utilisent. Elle est maintenant accessible à toute la communauté, celle de l’Université de Montréal comme celle des autres établissements francophones du Canada et d’ailleurs dans le monde. N’hésitez à nous écrire pour ajouter ou modifier une définition afin de faire de cette terminologie un outil utile pour la communauté.

L’EDC du parfait archiviste!

FRANÇOIS CARTIER, Chargé de cours

L’EDC, vous connaissez? Si vous avez pensé à Exportation et Développement Canada, vous vous trompez. Les Éleveurs de Dindons du Canada ? Pas plus!  En fait, « EDC » est un acronyme pour le terme anglais Every Day Carry. La traduction la plus fidèle que j’ai trouvé est : « Votre arsenal quotidien ». Ça donne VAQ et, honnêtement, ce n’est pas terrible comme acronyme. Et « arsenal », ça fait un peu militaire. Alors vous me permettrez de continuer avec EDC, que je trouve moins brutal que VAQ.

L’EDC, c’est tout simple : il s’agit de l’ensemble des objets que vous portez sur votre personne d’une façon quotidienne. On ne parle pas nécessairement de tout ce qui se trouve dans votre sac à dos ou votre sac à main. L’EDC représente davantage les petits objets utiles : porte-clés, petit canif, téléphone mobile, montre, briquet, etc. Si vous êtes dans le pays de l’Oncle Sam, cela peut aussi inclure une arme, mais laissons ce sujet à d’autres.

Au départ, l’EDC était surtout l’affaire des survivalistes, ceux et celles qui veulent être prêts à tout en cas de pépin ou, d’une façon plus extrême, ceux qui redoutent une catastrophe à grande échelle. Pour les curieux, un article sur ce site de survivalisme expose bien l’affaire : http://www.labibledusurvivalisme.com/every-day-carry/

De plus en plus, l’EDC est aussi devenu une affaire de style. Les magazines (surtout pour hommes) y réfèrent souvent. On ne parle pas ici d’objets qui vous aideront à repousser des zombies dans un monde post-apocalyptique, mais plutôt de ceux qui peuvent vous rendre service dans toutes sortes de situations du quotidien : un crayon, une montre, un petit canif (je sais, c’est illégal dans certains lieux), un téléphone intelligent, une lampe de poche miniature, etc.

Un exemple d’EDC, tout en noir! Source : http://everydaycarry.com/posts/26105/2018-all-black-winter-edc

Quel est le lien entre l’EDC et l’archivistique? Je crois que si le gentleman prévoyant peut se bâtir son propre EDC, l’archiviste devrait aussi avoir sa petite trousse personnelle pour vaquer à ses occupations quotidiennes. Que vous travaillez dans les archives historiques ou en gestion documentaire, certains items peuvent s’avérer très commodes. En me basant sur mon expérience, je vous propose donc ici quelques petits objets que vous devriez toujours avoir à portée de main en milieu de travail :

Image : François Cartier

  1. Des signets : toujours commode pour marquer où se trouvait le dossier qu’on a sorti d’une boite, pour indiquer la place d’un document dans un dossier ou bien pour marquer une page dans un document relié (comme un registre, un spicilège ou un journal personnel). Pour s’en faire rapidement, on peut sacrifier quelques chemises sans acide et les découper en languettes. Si on a besoin d’un matériau plus robuste, on peut utiliser du Neutracor, par exemple.
  2. Un calepin de notes avec un crayon à la mine : ce n’est pas absolument nécessaire d’avoir un calepin, mais à tout le moins du papier sur lequel écrire. J’aime bien un petit bloc-notes (acheté ou bricolé soi-même), car il est facile à transporter si on se déplace d’une salle à une autre. Et pas besoin d’avoir oeuvré longtemps dans les archives pour savoir qu’on est presque continuellement en train de prendre des notes à propos des documents sur lesquels on travaille !
  3. Des post-it : oui, je sais, ils ont une partie collante qu’on ne devrait pas mettre sur des documents. Mais ils sont saprement commodes pour identifier temporairement des boites ou des chemises. De plus, je l’avoue, il m’arrive d’en mettre temporairement sur des documents. Pas sur un parchemin issu de la Nouvelle-France, ni sur une photo, mais à l’endos de certains documents de façon à consigner de l’information pour une courte période de temps.
  4. Un ruban à mesurer : les archivistes, ça aime mesurer ! Pour compléter nos notices descriptives, pour connaître les dimensions d’un documents lorsqu’on lui préparer une pochette, pour évaluer l’espace qui reste dans une boite, etc. On règle pourrait faire l’affaire. Elle peut même servir de signet, mais ceci devient malcommode quand on doit mesurer quelque chose et que la règle est plantée entre deux dossiers dans une boite ! Un petit ruban à mesurer, soit du type illustré dans l’image ci-dessus, soit un ruban de tailleur, font très bien l’affaire.
  5. Un petit couteau ou un canif : l’outil à tout faire ! Vous devez démonter un ancien registre dont la reliure est vissée ? Votre canif peut vous aider ! Vous devez retirer une agrafe qui est fixée aux deux pages de la correspondance que vous devez numériser ? Sortez le canif ! Vous devez décoller de façon délicate une photographie qui se trouve dans un album complètement acidifié ? Sortez votre lame ! J’ai toujours mon petit couteau suisse à portée de main et je vous dirais qu’il est utilisé presque à tout les jours !
  6. Les incontournables gants blancs : l’outil de prédilection de l’archiviste. Il sert autant à protéger vos documents qu’à préserver vos doigts de la poussière et des autres substances que transportent souvent nos archives. Il y a des opinions variables sur l’utilisation des gants. Certains les trouvent qu’ils réduisent notre dextérité fine et augmentent les risques d’endommager les documents par de maladroites manipulations. D’autres les utilisent en tout temps. En ce qui me concerne, je ne porte mes gants que pour les photographies, le film, les objets ou les documents à fini glacé, par exemple. Le reste du temps, tant que je garde mes mains propres, je préfère le contact direct des doigts sur les documents. Notons en terminant que les gants de latex ou de nitrile peuvent faire l’affaire, mais je ne me vois pas porter ces machins toute une journée !
  7. Une loupe : parce que des fois c’est écrit petit ! Ou bien vous voulez voir si le point noir sur le document est une tache d’encre ou une déjection de mouche. Ça peut vous éviter de devoir numériser un document pour grossir un détail qui est difficile à voir à l’œil nu. Il se vend de petites loupes comme celle qui se trouve dans l’image ci-haut. Elles sont faites de plastique et on la taille d’une carte de crédit. Même si elles ne sont pas très puissantes, vous pouvez les traîner partout.
  8. Un téléphone intelligent : au 21e siècle, c’est devenu un essentiel. En plus de vous garder connecté dans votre salle de traitement des archives, ses utilités sont nombreuses du point de vue archivistique :
  • Avec une application de numérisation (comme Scanner Pro, par exemple ; gratuit), sa caméra peut vous servir à numériser des documents à des fins de traitement, de documentation ou même de partage. Ce type d’application vous permet même de passer les documents à l’OCR (Reconnaissance optique des caractères). Bien entendu, un vrai numériseur fera le travail des fins de conservation ou de diffusion.
  • La caméra peut aussi servir à zoomer sur un détail et vous aider à interpréter ce que vous voyez. Cela peut remplacer en quelque sorte la loupe traditionnelle.
  • Le microphone intégré et l’application de dictaphone peut vous permettre de prendre des notes vocales pendant votre travail. À la limite, il peut même vous permettre d’enregistrer un copie d’un document sonore.
  • Le chronomètre intégré au téléphone peut vous aider à minuter un document sonore ou audio-visuel, ou sinon à minuter le temps que vous passer sur une tâche, si nécessaire.
  • Un de vos documents mentionne un nom de personne ou de ville que vous ne connaissez pas ? Votre ordinateur est à l’autre bout de l’édifice ? Votre téléphone est connecté au web, donc à portée de tout ce que vous voulez savoir !
  • Il existe des applications gratuites qui vous permettent de mesurer des objets avec la caméra de votre téléphone. En principe, vous pouvez donc même remplacer votre ruban à mesurer par votre téléphone ! Toutefois, j’ai essayé quelques applications de mesure et le bon vieux ruban à mesure demeure le plus facile (et rapide) à utiliser !
  • En terminant, vous pourriez aussi utiliser votre téléphone pour prendre des notes et donc remplacer le calepin. Ceci dépend de votre niveau d’habileté avec un clavier de téléphone intelligent. Si vous excellez en la matière, alors vous pouvez exploiter les nombreuses possibilités que vous offre la technologies, avec des app de prise de notes ou de programmation de tâches.

Voilà mon EDC archivistique. Il est probable que vous ayez d’autres outils ou stratégies quand vient le temps de traiter des documents. N’hésitez pas à commenter ce billet et de partager vos trucs et astuces avec vos collègues !

La blogosphère archivistique : Convergence

DANIEL DUCHARME, chargé de cours

En octobre 2017, nous avons inauguré une série de billets sur la blogosphère archivistique. Après un texte consacré à Documentary Heritage News, voici une présentation succincte de Convergence.

Diffusé sur la plateforme WordPress, le blogue de l’Association des archivistes du Québec est en ligne depuis quelques années. Convergence a pour objectif « d’offrir des renseignements sur la profession et la discipline archivistiques (événements, liens, parutions, etc.) », notamment en permettant « à la communauté communauté archivistique d’avoir une plateforme dynamique pour aborder certaines questions et de pouvoir partager avec des collègues, espérant ainsi encourager la pratique dans l’esprit d’un débat constructif. »

Le blogue est placé sous la responsabilité d’un comité de l’AAQ et animé par notre collègue Jonathan David qui s’efforce de collecter et de diffusion du contenu. Tâche pas toujours facile ; les gestionnaires de blogues professionnels, comme Interactions, voire même Archives 21, en savent quelque chose…

Ce qui fait l’intérêt de ce blogue pour les étudiants en archivistique, c’est qu’il contient de nombreux billets de professionnels qui relatent leur parcours, qui décrivent leur pratique dans les milieux dans lesquels ils évoluent. Ce s’avère très instructif pour les archivistes en devenir que vous êtes. Si vous souhaitez vous-mêmes contribuer à ce blogue, consultez le Guide pour les rédacteurs.

Blogue : Convergence – Le blogue de l’Association des archivistes du Québec
Auteur : Contributeurs membres ou non de l’AAQ
Institution de rattachement : Association des archivistes du Québec
Fréquence : hebdomadaire

La norme NCIAA : Un autre pas vers la normalisation du travail des archivistes

FRANÇOIS CARTIER,  chargé de cours

En 1990, la communauté archivistique canadienne se dotait d’une norme pour décrire les archives historiques, les Règles pour la description des documents d’archives (RDDA). Pour la première fois, les archivistes d’ici disposaient d’un outil permettant de structurer et d’alimenter de façon uniforme leurs descriptions archivistiques. De plus, cette normalisation ouvrait la voie à l’établissement d’un catalogue national fédérant les notices descriptives issues d’institutions culturelles partout au pays[1]. Cet exploit est en grande partie tributaire de l’adoption quasi généralisée des RDDA par la communauté archivistique canadienne [2].

Presque 30 ans plus tard, c’est un autre type de norme que les archivistes canadiens sont en voie de se donner : la Norme canadienne d’information pour l’acquisition d’archives (NCIAA). La norme est le résultat des efforts du Groupe de travail sur la norme nationale d’acquisition, un comité spécial relevant du Conseil canadien des archives. Les membres de ce comité sont tous des archivistes professionnels issus d’universités, de musées et d’institutions d’archives comme BAnQ et BAC.

Le principal argument justifiant la création d’une telle norme est qu’il se peut (…) qu’un certain degré de disparité existe au sein de la communauté archivistique au niveau de l’information requise lors de l’acquisition. Toutefois, les éléments constituant le processus d’acquisition sont assez généralisés pour soutenir le développement de la présente norme afin de documenter l’acquisition d’archives [3]. En ce sens, le fait de normaliser et de structurer les informations sur l’acquisition des documents en améliore le contrôle physique et intellectuel. Cela vient donc appuyer le travail réalisé avec les autres fonctions archivistiques, comme la classification, la description, la préservation et la diffusion [4].

Il serait trop long de détailler ici le contenu de la NCIAA. Mais on peut déjà avoir une bonne idée de la composition de cette norme avec ce descriptif sommaire des sept sections :

 

Zone d’information sur l’identité

 

Information identifiant uniquement l’établissement et la notice d’acquisition elle-même. Inclut aussi l’information identifiant la méthode de transfert; les moyens légaux selon lesquels les documents sont transférés à l’établissement; et, le cas échéant, l’information concernant les documents apparentés se trouvant déjà dans le dépôt.

 

Zone d’information sur la source

 

Information sur la provenance des documents, ou sur qui a créé, a détenu, ou a transféré les documents à l’établissement. L’exhaustivité des éléments d’information sur la source des documents permet de créer une historique de la conservation plus complète.

 

Zone d’information sur les documents

 

Information sur la date, la langue et l’étendue des documents acquis, de même qu’une description de leur portée et contenu. L’information sur l’étendue décrit autant la quantité que le type de documents, de même que les besoins pour l’entreposage. L’étendue de l’acquisition reçue est notée, car elle pourrait différer de la quantité éventuellement retenue.

 

Zone d’information de gestion

 

Localisation physique, information sur les droits et l’accès, information sur l’évaluation matérielle des documents (qui identifie et soutien la planification pour de futures activités de préservation), information sur l’évaluation (pour les valeurs archivistique et monétaires), de même que toute documentation associée qui contextualise ou favorise l’accès aux documents acquis.

 

Zone d’information sur les événements

 

Information à propos des intervention apportées lors du processus d’acquisition par le personnel de l’établissement.

 

Zone d’information générale

 

Notes générales ayant pour objet de consigner toute autre information pertinente qui ne trouve pas dans d’autres éléments de la norme.

 

Zone d’information de contrôle

 

Information sur la création de la notice d’acquisition, de même que sur toute modification y étant apportée au fil du temps.

Grâce à l’ensemble des informations colligées dans ses sept sections, la norme cherche à saisir de l’information relative aux étapes clés du processus d’acquisition, afin de préciser la nature des documents d’archives ainsi acquis, leur source ou provenance, ainsi que les événements liés à la manière dont une institution les traite [5].

Avec la rédaction complétée à l’automne, le Groupe de travail a diffusé le projet de norme à la communauté archivistique canadienne avec le 31 décembre comme date limite pour une rétroaction. Toutefois, la norme n’était disponible qu’en anglais. Une rapide traduction a été effectuée pendant le temps des Fêtes, si bien que la date butoir pour la fin de la consultation a été repoussée au 1er mars 2018. Il est donc encore temps d’aller examiner la norme et d’envoyer vos commentaires. Voici le lien où trouver l’information : https://www.surveymonkey.com/r/NCIAA.


[1] Ce portail, au niveau national, a pris la forme du portail « Archives Canada » (http://www.archivescanada.ca/homeFR?lang=fr). Au Québec, les notices sont regroupées sur le site du Réseau de diffusion des archives du Québec (http://rdaq.banq.qc.ca/accueil).

[2] Cette adhésion a été confirmée par Wendy Duff dans l’article suivant : « The Acceptance and Implementation of the Rules for Archival Description by Canadian Archives : A Survey », Archivaria, no. 47, printemps 1999, pp. 27 à 45.

[3] Conseil canadien des archives. Norme canadienne d’information pour l’acquisition d’archives. Ottawa, Conseil canadien des archives, 2017. Page 4.

[4] Ibid.

[5] Ibid.

Journée des archives du Conseil du patrimoine religieux du Québec (2018)

DANIEL DUCHARME, chargé de cours

La 5e Journée des archives du Conseil du patrimoine religieux du Québec (CPRQ) se tiendra à Trois-Rivières, secteur Cap-de-la-Madeleine, ce vendredi 27 avril 2018. Ces journées d’échanges entre les acteurs du milieu des archives des communautés religieuses sont ouvertes à la participation étudiante. Il s’agit d’une occasion unique de rencontrer les gens du milieu et ce, à un coût défiant toute concurrence.

Après avoir abordé diverses questions archivistiques, telles que la diffusion, le traitement et l’accès, le comité des archives du CPRQ revient au fondement même des archives pour se pencher sur le thème « De la valeur des archives religieuses ». Ces archives témoignent du rôle majeur joué par les communautés religieuses dans les différentes sphères de la société québécoise. Le comité entend ainsi jeter un nouvel éclairage sur la valeur sociétale de ces archives et sur l’importance de ces témoignages de vies. Ils souhaitent également attirer l’attention sur ce legs des communautés et lui donner sa juste reconnaissance au sein de notre patrimoine collectif.

La valeur des archives religieuses sera présentée sous trois angles distincts : 1) La valeur communautaire, qui sera abordée par l’ethnologue Jean Simard ; 2) La valeur documentaire, qui fera l’objet d’une conférence de l’historienne Lucia Ferretti ; 3) Enfin, la valeur sociétale, qui portera sur le leg des communautés religieuses à la société québécoise et qui donnera lieu à une table ronde réunissant quatre intervenants du milieu : Rachel Lemieux (Petites Sœurs de la Sainte-Famille, Carmelle Bisson (Augustines de l’Hôtel-Dieu de Québec), Lucie Lachapelle (auteure et cinéaste) et Janice Rosen (Archives juives canadiennes Alex Dwokin).

En après-midi, si vous n’êtes pas membre du Regroupement des archivistes religieux (RAR), vous aurez l’occasion de visiter le sanctuaire du Cap-de-la- Madeleine. La journée se terminera par une activité Archives à voix haute (L’héritage d’hiver vivant aujourd’hui) organisée par Hélène Élément (Sœurs de Sainte-Anne). On fera alors lecture de textes issus des archives des communautés religieuses. Avant le mot de fin, le comité des archives du CPRQ procédera au lancement du Guide d’accès aux archives religieuses qui sera offert gracieusement aux participants.

Les frais de participation ne s’élèvent qu’à 35 dollars pour les étudiants. Cela comprend les pauses santé et le repas du midi. Pour le coup, ça serait dommage de rater ça… La période d’inscription est ouverte jusqu’au 17 avril 2018.

5e Journée des archives du Conseil du patrimoine religieux du Québec
Vendredi, le 17 avril 2018 à 8h30
Maison de la Madone, sanctuaire du Cap-de-la-Madeleine
10 Rue Denis Caron, Trois-Rivières (Québec) G8T 3W

Pour accéder au programme et aux modalités d’inscription, veuillez suivre ce lien.

Archives 21 en 2018

DANIEL DUCHARME, chargé de cours

Comme vous le savez, Archives 21 est un blogue qui a pour objet la discipline archivistique dans le cadre de son enseignement. Il touche à tous les aspects de la profession sous un angle pédagogique, de transmission du savoir – connaissances théoriques et pratiques. Ses auteurs sont des chargés des cours, bien entendu, mais aussi des professeurs, des étudiants et des collègues du milieu. Bien qu’Archives 21 soit une initiative des enseignants en archivistique de l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information de l’Université de Montréal (EBSI), les contributeurs externes sont les bienvenus, qu’ils proviennent du Canada, de France ou de la Francophonie en général.

Le blogue Archives 21 est né d’un projet CLIP (Comité local d’intégration pédagogique) réalisé en 2014-2015. À ce titre, nous vous rappelons certains liens importants :

Si vous êtes chargé de cours et que vous avez un projet en tête, vous devez savoir que vous avez jusqu’au 1er février 2018 pour présenter un projet. Sinon, la prochaine date de tombée est le 1er juin. N’hésitez pas à communiquer avec vos représentants à l’EBSI si vous avez une idée de projet. Ils sont là pour vous aider.

Cette année, nous poursuivrons nos activités, publiant régulièrement des billets sur notre discipline et son enseignement. N’hésitez pas à formuler vos commentaires.

En terminant, au nom du comité de rédaction d’Archives 21, je vous souhaite une bonne année 2018.

Les trois clés de la description : contexte, contexte, contexte

FRANÇOIS CARTIER, chargé de cours

Je regardais récemment l’émission Antiques Roadshow. Le concept est simple : des gens apportent leurs antiquités sur le plateau de tournage et des experts les évaluent. Chemin faisant, nous en apprenons aussi sur la petite histoire de chaque objet évalué. Un homme a apporté un ensemble d’objets et de documents ayant appartenu à son grand-père, incluant une photographie de ce dernier en uniforme de capitaine de navire, deux médailles, une montre de poche et de la correspondance.

En 1913, alors qu’il était quartier-maître sur un navire américain, le grand-père en question avait participé à un sauvetage dans l’Atlantique-nord. Il répondait à un appel de détresse du S.S. Volturno, un navire anglais désemparé pendant une tempête, et réussit à sauver une partie des passagers menacés de naufrage.

Le S.S. Volturno.  Source : wikipedia

Peu après, le grand-père reçut deux médailles pour son courage, une du gouvernement anglais et une autre des autorités américaines. Il a aussi reçu une montre de poche en or de la part de ses propres passagers en appréciation de son courage, de même que des lettres de reconnaissance des passagers sauvés du désastre.

Pour l’ensemble des objets et documents, l’évaluateur du Antiques Roadshow donna une valeur monétaire de 1 500 à 2 500 dollars américains. Une valeur intéressante, certes, mais ce qu’il a mentionné par la suite m’a frappé : «  Cette valeur est surtout due à l’excellente provenance de cette collection ». En langage d’archiviste, ça veut dire que ces documents et objets avaient été très bien contextualisés. Ceci a permis de donner une valeur monétaire intéressante à l’ensemble examiné ce jour-là, mais cela indique aussi que la fameuse « valeur de témoignage » assurée par le respect de principe de provenance avait été sauvegardée. Si chaque item relié à ce sauvetage avait été sorti de son contexte de création et éparpillé aux quatre coins des États-Unis (par exemple, les médailles dans la collection d’un musée X, la montre dans le musée Y et les lettres aux Archives nationales des États-Unis), on imagine facilement l’appauvrissement du message.

Autre exemple. La carte de 1888 intitulée Map Shewing Mounted Police Stations & Patrols Throughout the North-West Territories, During the Year 1886 (oui, je sais, les cartes du XIXe siècle avaient des titres épouvantablement longs!). Comme son titre l’indique, ce document cartographique montre les postes et les patrouilles de la police montée canadienne dans les territoires du Nord-Ouest, ce qui à l’époque correspondait en partie aux provinces de l’Alberta, de la Saskatchewan et du Manitoba. L’information contenue dans la carte est historiquement très intéressante.

Source : Bibliothèque et Archives Canada

Toutefois, la réelle signification de cette carte vient de sa raison d’être, de son contexte : un an après la rébellion du Nord-Ouest de 1885, elle est là pour montrer que le gouvernement de John A. MacDonald a repris le contrôle de ce territoire et que la police montée veille au grain. Cette carte, au final, est une démonstration de force.

Détail de la carte de 1888

Au-delà de ces deux exemples, on pourrait argumenter que chaque document d’archives, seul ou en agrégats, ne peut vraiment « parler » sans son contexte de création. Après tout, un document qui porte le qualificatif d’historique n’est que la manifestation d’une histoire, en tout ou en partie !

Personne ne se lève un matin en disant : « Tiens, aujourd’hui, je vais créer des documents d’archives ». Une lettre, une photo, un enregistrement audio, tous sont produits pour une raison. Malheureusement, ces « raisons » sont souvent vite oubliées. De plus, il serait fastidieux, voire impossible pour un  archiviste de donner (ou redonner) à chaque document le contexte qu’il mérite dans une notice descriptive. Face à la masse d’information qui dort encore dans les dépôts d’archives en attente de « parler », nul n’est tenu à l’impossible.

Mais on peut essayer ! Comme archivistes, vous pouvez redonner ce contexte au plus grand nombre de documents possible. Et ceci s’applique même à ceux qui se définissent comme gestionnaire de documents. Imaginez ! Vous avez la chance d’être présents lors de la création des documents ! À vous d’assurer qu’ils sauront raconter leur histoire pour les prochaines générations de chercheurs !

La blogosphère archivistique : Documentary Heritage News

DANIEL DUCHARME, chargé de cours

L’équipe de rédaction d’Archives 21 a le plaisir d’inaugurer une série de billets sur la blogosphère en archivistique. Aussi, à intervalle régulier, nous allons vous présenter certains blogues professionnels que tout bon étudiant en archivistique devrait suivre ou connaître à tout le moins. Bien entendu, ce qui est bon pour l’étudiant l’est aussi pour l’archiviste en exercice…

Nous débutons cette série de billets en vous présentant un blogue incontournable dans le domaine des archives et des sciences de l’information : Documentary Heritage News. Tenu par David Rajotte, archiviste chez Bibliothèque et Archives Canada, « il souhaite rendre compte de ce qui se passe partout dans le monde, mais se concentre aussi particulièrement sur les nouvelles en provenance du Canada. » Mise en ligne sur une base hebdomadaire, Documentary Heritage News recense de manière quasi exhaustive tout ce qui se fait dans le domaine de l’information documentaire.

D’autres blogues rendent compte de l’actualité archivistique. Interactions, le blogue professionnel de la Direction générale des Archives nationales de BAnQ, par exemple, diffuse ses « Actualités archivistiques du Web » le 15 de chaque mois. Mais il ne le fait pas de manière aussi exhaustive et rigoureuse que Documentary Heritage News avec lequel aucun autre blogue ne peut rivaliser en ce moment, du moins en langues française et anglaise.

Le contenu est structuré en deux grandes parties. La première – Ressources – répertorie tout ce qui s’est publié dans le monde pendant la période couverte. La seconde – Nouvelles du monde – nous informe de tout ce qui se passe dans la communauté archivistique et documentaire au Canada et dans le monde.

En terminant, précisons que David Rajotte tient ce blogue de sa propre initiative. Il ne s’agit donc pas d’une commande de son institution de rattachement, mais bien une contribution individuelle à l’avancement de notre discipline. Pour lui témoigner notre reconnaissance, le moins qu’on puisse faire est de s’abonner à son blogue. Tout archiviste soucieux de suivre l’actualité professionnelle ne peut s’y soustraire.

Blogue : Documentary Heritage News – A weekly review of the documentary heritage and archives news
Auteur : David Rajotte
Institution de rattachement : aucune
Fréquence : hebdomadaire

Archives 21 a un an…

Le comité de rédaction d’Archives 21 est heureux de souligner le premier anniversaire du blogue des enseignants en archivistique de l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI) de l’Université de Montréal. Issu d’un projet du Comité local d’intégration pédagogique (CLIP), ce blogue vient de traverser sa première année. Comme vous le savez, il s’avère difficile de maintenir un blogue professionnel en activité. Pour un qui tient le coup, trois ou quatre tombent au combat. Archives 21 tient le cap avec un billet chaque quinzaine. Fort de ses 66 abonnés et de ses nombreux lecteurs étudiants et professionnels, nous comptons bien faire davantage en 2017-2018.

Le succès d’un blogue repose sur sa régularité et sur l’esprit de collaboration qui l’anime. À ce titre, le comité de rédaction remercie chaleureusement tous ses rédacteurs étudiants, chargés de cours et professeurs.

Les études, ça prend du temps !

FRANÇOIS CARTIER, chargé de cours
ISABELLE DION, chargé de cours et coordonnatrice des stages

 

Lorsque l’on est étudiant, la notion de temps devient une donnée essentielle. Lectures à faire avant le prochain cours, étude à faire pour l’examen intra ou bien rendez-vous à planifier avec les collègues pour cet interminable TP que vous demande le prof. Les étudiants manquent toujours de temps, mais  peut-être est-ce parce qu’ils connaissent mal le concept de « temps académique ».

Commençons par quelques chiffres tirés du règlement pédagogique des études de 1er cycle.  Le crédit est une unité de mesure qui sert à quantifier la charge de travail exigée pour un étudiant pour atteindre les objectifs d’un cours. Un crédit égale 45 heures de travail pour l’étudiant. Il peut s’agir de la présence en classe, de l’étude en prévision d’un examen, de la réalisation d’un travail de recherche, etc.  Comme la plupart des cours comptent trois crédits, c’est donc un total de 135 heures de travail qu’il faut investir dans un cours.  Comment répartir ces 135 heures au cours du trimestre ? Il y a les heures passées en classe bien sûr, mais également les heures de travail et d’études à la maison ou en laboratoire.  Il y a généralement 15 séances pour un cours (14 séances en classe + la semaine de lecture). L’étudiant doit donc prévoir 42 heures de présence en classe (14 séances x 3 heures). Il nous reste encore 93 heures de travail et d’études (135 heures – 42 heures en classe), soit environ six heures par semaine.

Comment gérer ces 93 heures ? Les enseignants vous offrent parfois une réponse en liant les évaluations et activités du cours à la charge de travail. Voici un exemple :

  • 42 heures de présence en classe
  • 20 heures de préparation aux examens
  • 40 heures pour la réalisation du travail pratique no 1
  • 20 heures pour la réalisation du travail pratique no 2
  • 10 heures pour les lectures obligatoires
  • 3 heures pour préparer et terminer un travail pratique au laboratoire d’informatique

      Total  = 135 heures

L’étudiant peut donc faire cet exercice en début de session, car il connait à l’avance la pondération pour chaque évaluation. Il est logique de consacrer plus de temps à un travail valant 50% qu’à un de 10%. Il connait aussi ses méthodes de travail qui lui permettront par exemple de consacrer moins temps à l’étude de ses examens, mais plus de temps aux lectures obligatoires.

Jusqu’à maintenant, nous n’avons évoqué que la gestion du temps pour un cours. Qu’en est-il lorsque l’étudiant a un statut à temps plein ? S’il est inscrit à cinq cours, eh bien, il faut multiplier ce temps par cinq ! Si nous examinons brièvement le temps sur une semaine, l’étudiant inscrit à cinq cours aura 15 heures de présence en classe (5 cours x 3 heures) et 30 heures de travail à réaliser en dehors des heures de classe (6 heures x 5 cours). Un total de 45 heures par semaine, c’est-à-dire l’équivalent d’un emploi à temps plein. À cette somme, il faut ajouter le cas échéant un emploi à temps partiel,  des activités sociales, une vie amoureuse et familiale, etc.

Au niveau de la planification du temps, les travaux en équipe représentent une situation problématique souvent évoquée par les étudiants. Pour toutes les équipes bien rodées, il y a les cas (heureusement isolés) où l’harmonie fait défaut. Notons tout d’abord que les travaux en équipe ne sont pas un moyen pour les enseignants d’avoir moins de corrections à faire ! Ceux qui vous donnent des cours (et des travaux !) bénéficient habituellement des services d’auxiliaires d’enseignement qui effectuent, entre autres, la correction des travaux et examens des étudiants. Les travaux en équipe sont une façon de vous amener à collaborer avec vos collègues afin de produire un résultat concret. Ce genre de situation se répétera plus tard dans votre milieu de travail, alors aussi bien apprendre le travail collaboratif sur les bancs d’école !

Travailler en équipe va donc vous demander de planifier votre temps de façon plus serrée. Non seulement devrez-vous gérer l’échéance de remise du travail, mais vous devrez fixer un échéancier dans votre propre équipe : Qui fait quoi ? Quand seront remises les différentes parties du travail ? Combien de temps se garder pour les imprévus ou la révision finale du travail avant la remise ? C’est une sorte de mini gestion de projet, un exercice que vous répéterez souvent par la suite en situation d’emploi.

Comme en milieu de travail, vos collègues étudiants arrivent chacun avec leurs personnalités : il y aura le perfectionniste qui argumente pour chaque virgule, son cousin le leader contrôlant qui prend tout en charge, le nonchalant qui produit sa part sans y mettre trop d’effort et celui qui ne répond plus à vos courriels et qui sèche les réunions de travail. Ceci dit, ce sont les exceptions, car la majorité de vos collègues sont tous aussi motivés que vous  et désirent produire le meilleur travail possible.

En équipe, pour bien gérer votre échéancier, voici quelques trucs :

  • Il est important de bien prendre connaissance du travail à effectuer et à le décortiquer afin d’identifier les tâches requises à sa réalisation :
    • lectures à faire
    • compilation de données ou d’informations
    • rédaction et révision
    • etc.
  • Ça semble évident, mais fixez clairement votre échéancier dès le début ; mettez-le sur papier, qui même à faire un petit diagramme de Gantt . Ce sera votre feuille de route de laquelle il faudra dévier le moins possible.
  • Déterminer, en fonction des forces et faiblesses de chacun, qui fera quoi.
  • Échanger vos coordonnées (téléphone, courriel) afin que tous soient joignables. La communication est un élément central dans votre démarche !
  • Faire un suivi régulier de l’avancée des travaux afin d’éviter que vous soyez pressés par le temps. Croyez-le, un travail fait à la dernière minute, ça se reconnaît facilement !
  • En cas de désaccord, articulez clairement vos arguments et faites-le dans un esprit de respect et de collégialité.
  • Lors de la remise, assurez-vous que tous les membres de l’équipe aient vu le produit final afin que tous soient en accord avec le contenu soumis dans le travail.

Bref, le travail en équipe représente un défi additionnel pour les étudiants, mais c’est aussi un apprentissage qui servira une fois le diplôme obtenu. C’est une expérience qui se veut formatrice, notamment dans la gestion du temps. Et rappelez-vous que même si tout ne fonctionne pas comme sur des roulettes, c’est un peu le reflet de ce qui pourra arriver en milieu de travail !