Archives de l’auteur : archives21

Archives et création : Cahier 3

ANNE KLEIN, professeure adjointe,
Département des sciences historiques, Université Laval
YVON LEMAY, professeur agrégé,
École de bibliothéconomie et des sciences de l’information, Université de Montréal

Dans le cadre du projet « Archives et création : nouvelles perspectives sur l’archivistique », financé par le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (Programme Savoir, 2013-2016), nous avons déposé en décembre 2016 dans Papyrus, le dépôt institutionnel de l’Université de Montréal, un troisième cahier de recherche qui rend compte des travaux effectués au cours de la dernière année de financement des activités (2015-2016).

Tout comme le premier cahier, déposé en décembre 2014 et le deuxième, en septembre 2015, le contenu de ce troisième cahier s’avère très varié. Ana Pato, la commissaire en chef de la 3e Biennale de Bahia au Brésil en 2014, rend compte des œuvres réalisées par quatre artistes suite à la découverte de collections provenant d’un ancien musée de la police. L’analyse de leurs productions vise à montrer comment la démarche artistique est à même de faire remonter à la surface la douleur et l’injustice dont peuvent témoigner les archives et d’indiquer ainsi la voie à suivre afin d’assumer collectivement les moments troubles de l’histoire. Son texte est suivi par celui d’Annaëlle Winand, étudiante au doctorat à l’EBSI, qui s’intéresse à la production de Karl Lemieux, un cinéaste montréalais reconnu sur la scène internationale. Western Sunburn, l’œuvre qu’elle a choisie d’étudier, est à la fois une performance et un film conçu à partir de la pellicule d’un western inconnu. En l’abordant « au prisme des conditions d’utilisation », elle démontre de quelle façon l’œuvre de Lemieux permet de réfléchir au domaine des archives à différents niveaux. Même chose en ce qui concerne l’analyse de la pièce de théâtre Sauvageau Sauvageau de Christian Lapointe présentée à Montréal et à Québec en 2015. Considérant que la pièce est « un exemple de ce que pourrait être l’archive de Sauvageau », Anne Klein, professeure adjointe au Département des sciences historiques de l’Université Laval, fait valoir la manière dont les archives y sont mises à profit et, au terme de son analyse, souligne les différents enseignements qu’il est possible d’en retirer au plan archivistique. Le chercheur-archiviste Mattia Scarpulla, quant à lui, fait le bilan d’une performance littéraire offerte lors du Mois de la poésie à Québec en mars 2016. Il revient sur les diverses étapes qui ont finalement mené quatre professionnels du milieu des archives, qui ne sont pas des danseurs professionnels, à s’investir dans un spectacle où leurs gestes archivistiques se transformaient en danse. Mattia Scarpulla souligne, avec raison selon nous, que l’exploitation artistique des archives ne devrait pas constituer une exception mais une option au sein des institutions. Étudiant au doctorat à l’EBSI, Simon Côté-Lapointe conclut pour sa part un projet d’« expérimentation multimédia » dont il avait exposé les principaux aspects dans le deuxième cahier de recherche en s’intéressant plus particulièrement à la dimension de la diffusion des archives. Dans cette optique, il propose notamment la création d’Archivoscope, une plateforme numérique participative qui offrirait la possibilité d’établir un lien entre les créateurs, les institutions, les archivistes et les utilisateurs.

Ce dernier cahier comprend également un texte dans lequel nous faisons état du bilan du projet et des suites de la recherche, à savoir le besoin de reconsidérer la fonction de diffusion à la lumière de l’exploitation des archives. En effet, les travaux menés sur les archives et la création nous permettent de jeter un autre regard sur la discipline, de « Revisiter l’archivistique » en quelque sorte, et nous formulons dix propositions à cet effet.

Au final, le projet de recherche aura permis d’organiser un atelier sur les archives et l’émotion et une journée de formation précongrès sur les archives et la création, de tenir un colloque lors du 82e Congrès de l’Acfas, de présenter plus d’une vingtaine de communications et de produire une quarantaine de textes ainsi que deux thèses de doctorat, dont l’une a été déposée en 2015.

Nous aimerions profiter de l’occasion pour offrir nos remerciements au Conseil de recherches en sciences humaines du Canada pour son soutien financer de même qu’à tous les collaborateurs au projet de recherche, tout spécialement à Catherine Légaré et Michel Belisle qui ont respectivement assumé la conception graphique et la révision linguistique des trois cahiers de recherche.

La saison des stages : le savoir-être

ISABELLE DION, coordonnatrice des stages et chargée de cours

Déjà la fin de vos études. Voici le moment de mettre en pratique la théorie enseignée dans les cours. Votre stage vous permettra l’acquisition de nouvelles connaissances, de réaliser des activités pratiques qui développeront vos compétences professionnelles et mettront de l’avant votre savoir-être. En stage, vous serez évalué non seulement sur vos compétences professionnelles, mais aussi sur vos qualités personnelles. C’est pourquoi plusieurs critères du formulaire Évaluation du stagiaire par le superviseur en milieu de travail portent sur le savoir-être.

Le savoir-être est la « [c]apacité de conduite personnelle appropriée à l’emploi considéré, pour un individu. » (Grand dictionnaire terminologique 2017) Elle inclut vos traits de personnalité, votre identité, votre culture, votre comportement, vos attitudes et votre motivation. Votre conduite en stage aura un impact sur le lien de confiance que vous créerez avec votre superviseur de stage et avec les collègues du milieu.

Le passage du statut d’étudiant à celui de stagiaire est plus ou moins facile selon les expériences et les personnalités. Pour vous assurer qu’il soit réussi, quelques comportements et attitudes sont attendus de la part des stagiaires. En voici quelques-uns :

  • Préparer son arrivée en s’informant sur son milieu de stage avant le début de celui-ci;
  • Ranger son téléphone mobile pendant les heures de stage;
  • Dire bonjour, au revoir, s’il vous plaît, merci;
  • Respecter la culture de l’organisme (horaire, code vestimentaire);
  • Montrer sa motivation;
  • Être ouvert à la nouveauté;
  • Respecter la confidentialité des documents institutionnels de son milieu de stage;
  • Sourire;
  • Pendant les heures de stage, oublier Facebook, les messageries instantanées, la musique en continu sur le téléphone mobile ou sur le poste informatique de travail;
  • Poser des questions à son superviseur au bon moment. S’assurer qu’il a le temps d’y répondre. Sinon, prendre en note ses questions;
  • Vérifier son travail avant de passer à une autre tâche. Il est préférable de corriger ses erreurs avant que le superviseur ne demande de le faire.
  • Apprendre à accepter son évaluation de mi-stage et de fin de stage. Vous devez être capable de recevoir des commentaires qui serviront à améliorer votre travail. Une attitude d’ouverture démontre de la maturité.

Vous pouvez bien en rire, mais sachez que votre milieu de stage s’attend à ce que vous agissiez comme un professionnel en stage. Quelle image souhaitez-vous laisser dans votre milieu de stage après votre passage? Vous pouvez dire : « Ce n’est pas important, je ne travaillerai pas à cet endroit ». Toutefois, le milieu archivistique est petit et une mauvaise impression peut vous suivre un bon moment.

Vous êtes votre propre représentant et aussi le représentant de votre future profession. Vous devez respecter les principes et attitudes attendues de votre profession, quels que soient les situations, événements ou circonstances. Bien entendu, le savoir-faire a toujours sa place sur le marché du travail. Toutefois, celui-ci mise de plus en plus sur le savoir-être. Il sera grandement considéré lors des entrevues.

Vous pouvez rester vous-même ! Que vous soyez timide, dynamique, créatif, impulsif, ordonné ou autre, nous ne vous demandons pas changer du tout au tout. Vous devez tout simplement prendre conscience de l’importance des quelques règles de base énumérées ci-dessus.

Bon stage !

Les enseignants de l’EBSI se dotent d’un outil terminologique

DOMINIC BOISVERT, chargé de cours

L’archivistique et les sciences de l’information forment un univers terminologique imposant. Un univers formé de constellations de théories, de pratiques, d’usages, de traditions et de législations.

Cette terminologie évolue au gré des constellations. Pour distinguer son produit un éditeur de logiciel emprunte un terme à une autre discipline. Pour démontrer une nouvelle réalité un chercheur peaufine une définition existante ou crée un néologisme. Pour établir un consensus un organisme international de normalisation introduit de nouvelles définitions pour décrire des réalités existantes dont les définitions ne faisaient pas consensus auparavant. Ces nouvelles définitions réussissent parfois à remplacer les anciennes, le plus souvent elles s’ajoutent à un corpus déjà lourd. Et tout cela sans parler des effets de la traduction.

Les thésaurus sont des outils essentiels pour ne pas s’y perdre. Quelques thésaurus sont disponibles en français, comme la terminologie archivistique multilingue du Conseil International des Archives (ICA).

Convaincus de l’importance d’une terminologie commune, des chargés de cours de l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information de l’Université de Montréal ont lancé un projet d’intégration pédagogique ayant pour objectif de rassembler les termes utilisés dans leur enseignement de l’archivistique. Ce recensement et les discussions qui suivirent permirent la rédaction d’un outil commun aux professeurs, aux chargés de cours et aux étudiants de l’EBSI.

En 2015, dans le cadre du projet CLIP, le comité a publié la terminologie archivistique utilisée dans l’enseignement de l’archivistique à l’EBSI. Cette ressource unique est accessible à tous en suivant ce lien.

La terminologie archivistique n’a pas terminée d’évoluer. C’est pourquoi le choix d’un outil de publication en ligne comme Tematres s’est imposé. Vous avez besoin d’une définition ? Chercher, fureter, puis cliquer sur « notes » pour lire la ou les définitions retenues. Vous devez intégrer une définition à votre projet ? Tematres vous offre neuf formats d’exportation. Le logiciel vous permet aussi de lancer une recherche complémentaire dans cinq engins de recherches différents d’un seul clic.

La terminologie archivistique de l’EBSI ne règle pas le problème de la multitude des définitions, mais vous offre un point de chute unique et adapté à l’enseignement. Il est donc tout à votre avantage d’y recourir aussi souvent que nécessaire.

Vers une modernisation sans précédent de la description en archivistique

FRANÇOIS CARTIER, chargé de cours

Pour le titre de ce billet, j’avais pensé à une de ces formules-choc, du genre « La description archivistique : à la croisée des chemins », ou bien « Le nouveau paradigme de la description archivistique ». J’aurais même osé « Une nouvelle ère pour la description des archives ». En fait, chacune de ces formules expriment bien où se situe la description aujourd’hui : une fonction essentielle de notre discipline qui (enfin) s’apprête à tirer parti des possibilités offertes par le web et le numérique.

En effet, la norme actuelle de description, les RDDA (Règles pour la description des documents d’archives) montre de sérieuses limitations pour décrire les documents en format numérique. Bien qu’il y ait un chapitre dans les RDDA consacré à ce type de documents, il est loin d’être adéquat pour bien faire le travail.  Les RDDA montrent réellement leur âge (1) dans leur incapacité à s’arrimer aux nouveaux systèmes conceptuels servant à caractériser le monde qui nous entoure, les documents qui y sont générés et les créateurs qui en sont responsables. Oui, les RDDA permettent de bien contextualiser les documents en permettant de décrire les personnes physiques et morales qui les ont créés. Oui, les RDDA permettent de mettre un cadre contextuel aux documents en les situant dans le temps et dans l’espace (dates et lieux de création). Et oui, les notices ainsi générées, à cause de leur format normalisé, peuvent être encodées et mises en ligne sur des sites web institutionnels ou sur des portails agrégateurs comme le Réseau de diffusion des archives du Québec (RDAQ). La création de tels catalogues nationaux était d’ailleurs une des principales raisons d’être des RDDA.

Dans leur forme actuelle, des portails comme le RDAQ ou Archives Canada fonctionnent de façon tout à fait correcte. On peut y trouver des documents de partout au Canada. Il en est de même pour plusieurs sites similaires ailleurs dans le monde (Archives Hub en Grande-Bretagne est un bon exemple). De tels systèmes, toutefois, devront s’adapter aux pratiques émergentes en description et tirer profit des avancées en sciences de l’information.

Les notices que nous mettons en ligne, aussi bonnes soient-elles, ont en effet leurs limites. Leur principal défaut : les métadonnées qui les constituent sont très peu interconnectées, autant entre elles qu’avec les autres notices. Il en résulte des notices présentées en « silo », largement séparées les unes des autres.

Le Conseil international des archives (ICA), par les travaux de son comité sur les normes et bonnes pratiques, œuvre en vue de permettre à la description de devenir plus complète et dynamique. À cette fin, un premier pas a été franchi en mettant sur pied quatre normes de description (ISAD-G, ISAAR-CPF, ISDIAH, ISDF) entre 1992 et 2008. La première sert à rédiger les notices descriptives, la seconde à décrire les créateurs (personnes physiques et morales et les familles) et à créer des notices d’autorité, la troisième sert à décrire les institutions conservant les archives et, la quatrième, à décrire les activités génératrices de documents.

Le but est maintenant de rassembler ces quatre normes au sein d’un seul nouveau modèle que l’archiviste française Claire Sibille décrit comme « un véritable réseau de relations entre les différents types d’entités archivistiques, d’où un projet d’élaboration de modèle conceptuel archivistique » (2). Le résultat de cette démarche est le « Records in Context », un modèle conceptuel qui rassemble les éléments des quatre normes existantes dans un tout cohérent et dynamique :

Ce projet modèle a été diffusé à l’automne 2016 pour fins de rétroaction. On peut d’ailleurs le trouver en suivant ce lien.

Du côté canadien, un désir de conserver une norme proprement canadienne a été manifesté par la communauté archivistique (lors d’un sondage mené par le Comité canadien de description archivistique). Il y a donc fort à parier que, peu importe sa future forme, la norme canadienne gardera des spécificités propres à notre pratique, tout en s’appuyant toujours sur les mêmes grands principes théoriques.

Toutefois, il serait dommage que les archivistes canadiens ratent une occasion d’arrimer davantage leur norme de description à ce qui se fait ailleurs dans le monde. À cet égard, Records in Context a été examiné par les archivistes canadiens qui ont tout récemment émis leurs commentaires à ce sujet.  De plus, il serait aussi dommage de ne pas tirer profit des possibilités qu’offrent les nouveaux modèles de description. Il ne suffit que de penser au phénomène des données ouvertes liées (souvent présentées par leur acronyme anglais « LOD » pour Linked Open Data) qui, comme leur nom l’indique, peuvent permettre de décloisonner les notices. De paire avec des technologies permettant aux données de se « comprendre » et de se connecter entre elles, comme la technologie des graphes, nous pourrions contribuer à alimenter le web dit « sémantique ».

Il s’agit d’un environnement numérique dynamique où peuvent se créer des liens insoupçonnés entre nos données pour créer une expérience d’autant plus riche pour nos usagers. Exit, donc, la consultation de notices descriptives statiques. Nous aurons le potentiel de créer un vaste réseau conceptuel qui permettra aux chercheurs de profiter d’informations provenant de plusieurs institutions différentes, informations qui auront été liées par un web plus « intelligent ».

La clé du futur est là : l’ouverture et la collaboration pour mieux servir notre public. Comme le mentionne Claire Sibille : « (…) la profession continue à explorer ses principe et à réimaginer ses pratiques puisque les nouvelles technologies présentent des opportunités sans précédent pour remplir les missions archivistiques avec efficacité. (3)

Car n’oublions pas que le but final est de nous adapter au monde qui nous entoure afin de bien servir la société !

D’ici là, il reste beaucoup de travail à effectuer, tant à l’étranger qu’au Canada (les deux textes de Claire Sibille cités dans ce billet offrent un bon résumé sur les travaux entrepris à ce jour). Pour les archivistes, il faudra en outre commencer à se familiariser avec des concepts nouveaux, comme les ontologies avec leurs entités et leurs attributs. Mais ça, ce sera pour un prochain billet.

À suivre !

 

Notes

  1. Les premiers chapitres des RDDA ont été publiés en 1990. Il est à noter de plus que les RDDA sont grandement inspirées de la norme RCAA2. Cette dernière est justement en voie d’être mise au rancart au profit d’une norme plus moderne, les RDA.
  2. Claire Sibille et al. « Une évolution dans les pratiques descriptives – Vers un modèle conceptuel archivistique? ». Arbido, 1, 2012.
  3. GUEGUEN, GRETCHEN et al. « Toward an International Conceptual Model for Archival Description: A Preliminary Report from the International Council on Archives’ Experts Group on Archival Description. » The American Archivist, Vol. 76, No. 2 Fall/Winter 2013, pp. 566–583. Version française disponible gratuitement en ligne à cette adresse.

La chance… ou la réussite professionnelle des finissants en archivistique

FRANÇOIS CARTIER, chargé de cours

La chance, messieurs, mesdames, ça n’existe pas. Vous connaissez quelqu’un qui a gagné à la loterie ? Ce n’est pas de la chance. C’est une question de probabilité statistique. La « chance » augmentera si on achète plus billets. Ou bien vous avez appris qu’un collègue n’a pas été licencié suite à des coupures dans votre entreprise ?

« T’as pas été slacké ? Maudit chanceux !
─ Ouais, mais les patrons savent que je fais un sapré bon travail ! »

Ce n’est pas de la chance non plus. C’est de vous rendre utile en performant. La probabilité d’un congédiement en est ainsi réduite.

Vous voulez réussir dans le domaine de l’archivistique ? Ne comptez pas trop sur la chance !

« La chance est un concept qui exprime la réalisation d’un événement, bon ou mauvais, sans nécessairement qu’il y ait un lien de cause à effet entre le désir et sa réalisation, bonne ou mauvaise. » (Wikipedia)

Jouez donc sur la cause pour obtenir l’effet désiré. En d’autres mots, jouez le jeu des probabilités. La probabilité, c’est une évaluation du caractère probable d’un évènement, c’est-à-dire qu’une valeur permet de représenter son degré de certitude (Wikipedia). Plus la probabilité (ou la valeur) est grande, plus le risque (ou la chance) qu’un évènement se produise est élevé.

Réussir dans notre domaine, ça ne s’enseigne pas juste en classe. Le degré de certitude de votre réussite en archivistique ne se trouve pas que dans un manuel. Comme chargés de cours, mes collègues et moi vous fournissons les connaissances pour réussir dans le milieu des archives. Il nous fera aussi plaisir de vous conseiller le cas échéant. Mais une bonne part du chemin doit aussi être parcourue par vous ! Vous voulez en faire de l’archivistique un métier ? Vous voulez voir ce désir se réaliser ? Arrangez-vous alors pour que les probabilités soient en votre faveur ! ET croyez-moi, des « A+ » ne seront pas suffisants pour faire pencher la balance à votre avantage.

Oui, vous pourriez jouer de chance et décrocher votre premier contrat dans le milieu qui vous a accueilli en stage, par exemple. Mais même là, ce ne sera généralement pas dû à la simple chance. Ce sera d’abord le résultat de votre décision de faire le stage (qui est facultatif, je le rappelle). Votre embauche post-stage sera aussi directement liée aux aptitudes dont vous aurez fait l’étalage en stage. Savoir-faire et savoir être. Si vous avez performé dans ces deux secteurs, vous aurez augmenté les probabilités qu’un employeur vous trouve désirable. Cause et effet. Vous avez fait pencher la balance en votre faveur.

Bref, je pensais livrer, comme premier billet, un petit résumé de conseils aux étudiants, ceux qu’on ne donne pas nécessairement en classe, mais qui contribueront à augmenter les probabilités de votre réussite.

  • Parlez à votre prof/chargé de cours. Avant le cours, à la pause, à la fin de cours. Et pourquoi pas pendant le cours (pas en même temps que votre prof, s’il-vous-plaît !). Entamez une discussion, soulevez des questions, remettez même en question ce qu’on vous enseigne ! La personne qui vous donne le cours est d’abord compétente dans son domaine, mais elle en connait aussi beaucoup sur le milieu, ses pratiques, ses acteurs, ses enjeux. Profitez-en !
  • Renseignez-vous ! Ne vous limitez pas aux lectures que recommande votre enseignant(e). En cette ère du numérique, tout est à votre portée : sites web institutionnels (BAnQ, BAC…), blogues, expositions virtuelles. Vous en trouverez même pour votre argent sur les réseaux sociaux où on vous dirige souvent vers du contenu très intéressant.
  • Faites-vous voir ! On vous l’aura surement déjà dit, la vie d’étudiant ne se limite pas qu’aux cours que vous prenez. Impliquez-vous dans l’association étudiante, devenez membre d’un comité de l’Association des archivistes du Québec, du Réseau des services d’archives du Québec ou d’ARMA-Montréal. Offrez même vos services comme bénévole dans une institution qui gère des archives. Ou bien affichez-vous sur les réseaux sociaux. Mettez en ligne des billets, ayez un beau profil sur LinkedIn, ou bien partagez des informations intéressantes sur Facebook ou Twitter. Vous y gagnerez en visibilité.
  • Diversifiez votre portefeuille ! Intéressez-vous aux domaines connexes de l’archivistique, comme l’histoire, la muséologie ou la bibliothéconomie. Et pourquoi pas s’intéresser à la gestion et à l’administration ? Plusieurs milieux demandent des compétences dans ces domaines. De plus, vous aurez à côtoyer des gestionnaires. En apprendre sur leur réalité (gestion de budgets, de projets ou de personnel, par exemple) vous aidera grandement.
  • Dans la même veine que le point précédent, comme l’archivistique est encadrée par plusieurs lois, renseignez-vous ! On ne vous demande pas de devenirs avocats, mais au moins le comprendre les tenants et aboutissants de la législation s’appliquant aux archives. Sachez de quoi il en retourne quand on parle de droit à l’image, de protection des renseignements personnels, de droit d’auteur ou d’équivalence fonctionnelle entre les documents numériques et analogiques.
  • Pensez techno ! En cette ère de l’information et du numérique, on ne peut plus y échapper. Vous devrez encore gérer du papier, certes, mais si vous voulez être un(e) archiviste pertinent(e), vous devrez avoir une bonne base en informatique. Si les termes « clustering », « big data », « métadonnées » ou « web sémantique » vous laissent perplexes, songez à une réorientation de carrière !
  • Apprenez à apprivoiser le changement. Les employeurs mettent l’adaptabilité en haut de leurs critères lors de l’embauche. Tout est en mouvance, surtout dans notre domaine, où le numérique bouscule encore aujourd’hui de vieilles habitudes. Vous devrez non seulement apprendre à gérer le changement, mais aussi à accompagner de futurs collègues dans de nouveaux territoires.
  • Améliorez votre culture personnelle ! Les archives ne naissent pas dans un vacuum. Elles sont produites par une société, par des administrations, par des gens exerçant différentes fonctions. On n’insistera jamais assez sur le besoin d’avoir un minimum de connaissances du milieu dans lequel sont créés les documents. Si vous pensez exercer votre métier d’archiviste au Québec, pensez à comprendre son histoire et celle de ses institutions, sans quoi ses archives n’auront pas grand sens pour vous.
  • Réseautage, réseautage, réseautage ! Ne restez pas dans votre coin ! Allez au-devant des autres et créez des liens avec les gens qui vous entourent, qu’ils soient étudiants, chargés de cours, professeurs ou professionnels dans le milieu. Allez aux 5@7 organisés par les groupes (AAQ, association étudiante, etc.), allez aux colloques ou congrès. Ceux qui les organisent offrent généralement des tarifs réduits aux étudiants. Et tant qu’à y être, pourquoi ne pas présenter vous-même une conférence ou participer à une table ronde ? Ça peut sembler intimidant, mais c’est probablement le meilleur moyen de vous faire connaitre.
  • Et plus que tout, comprenez bien ce que vous faites et pourquoi vous le faites. Je ne parle pas de comprendre comment décrire ou classer des documents, comment les indexer avec les bonnes métadonnées, comment les numériser ou comment faire fonctionner votre beau logiciel de GID. Je veux plutôt vous sensibiliser à l’importance de votre rôle dans la société. À la fin de la journée, quand vous regarderez derrière vous, quelle aura été votre contribution ? Quelle différence aurez-vous fait ? Que ce soit une boite de document de moins à classer ou un nouveau fonds sauvé de l’oubli, vous aurez amélioré quelque chose dans le monde qui vous entoure.

Voilà donc votre programme tout établi. Rien n’est garanti, mais vous avez là tout ce qu’il faut pour faire augmenter les probabilités de votre réussite. Ou si vous préfére : tout ce qu’il faut pour vous donner une chance !

Les archives et la société : c’est votre affaire !

FRANÇOIS CARTIER, chargé de cours

Depuis l’été 2013, j’ai le privilège d’enseigner Archives et société (ARV1060), un des nouveaux cours optionnels du certificat en archivistique. C’est un cours qui, comme son nom l’indique, « vise à rendre l’étudiant(e) apte à comprendre et décrire le rôle joué par les archives et les archivistes dans la société actuelle ». En effet, pourquoi étudier l’évaluation, la classification ou la description sans prendre la pleine mesure de l’influence qu’ont joué les archives dans le monde qui nous entoure ? Ceci est d’autant plus vrai dans notre société post-moderne où le numérique rend l’information plus fluide et plus disponible.

Pour parler de cette influence au passé, je pourrais retourner à l’époque des 14,000 tablettes d’argile des salles d’archives d’Ebla (en Syrie actuelle) ou bien à celle des Tabulariums romains. Les Égyptiens avaient leurs scribes et vizirs, les Grecs leurs mnémons et les Chinois leurs zhoulis. Même à l’époque du Premier Empire français, Napoléon disait « qu’un bon archiviste est plus utile pour un gouvernement qu’un bon général d’armée » !

Il n’est pas nécessaire de porter notre regard si loin en arrière. Il suffit de s’attarder à la Seconde Guerre mondiale où des saisies et des destructions de documents se sont faites sur une échelle sans précédent. De l’été 1940, alors que les Allemands envahissent la France, jusqu’à la période suivant le débarquement de Normandie (été 1944), plus de 20 millions de documents et d’ouvrages imprimés sont soit détruits, soit confisqués par les forces nazies. Lorsque Karl Epting, l’adjoint d’Otto Abetz (l’ambassadeur allemand auprès du gouvernement de Vichy), affirme à l’automne 1940 à ses interlocuteurs du Quai d’Orsay que les archives pouvaient être des armes « aussi terribles qu’un obus », il se fait sans doute l’interprète d’une conviction partagée qui, jusqu’en1944, pousse les dirigeants allemands à mobiliser trains et camions pour transporter une partie de ces saisies vers Berlin (1). L’influence que l’on donne à ces documents est telle que les Soviétiques, qui saisissent aussi leur lot d’archives pendant la guerre, attendent jusque dans les années 1990 pour les restituer au complet à la France !

Rapprochons-nous encore de notre époque : le journaliste Robin Philpot prétend que des caisses de documents sont sciemment déchiquetées dans les bureaux de Power Corporation pour éliminer toute trace de dépenses illégales faites par le camp du « Non » lors du référendum sur l’indépendance du Québec de 1995 (2).

En fait, il suffit de s’arrêter à l’actualité quotidienne pour constater comment les archives nous entourent et influencent le discours social. L’automne 2016 est marqué, entre autres, par la campagne présidentielle américaine. Un enregistrement de propos disgracieux datant de 2005 vient ternir la réputation (déjà peu enviable) du candidat républicain Donald Trump. Quant à Hilary Clinton, des extraits de discours tenus devant les représentants de grandes banques en 2013 et 2014 (obtenus grâce à Wikileaks) laissent voir une candidate démocrate beaucoup plus près des « élites » financières de Wall Street, ceux-là mêmes qui furent à l’origine de la crise financière de 2008. Ces révélations, on s’en doute, sont largement exploitées par chaque candidat contre son adversaire.

Que dire, donc, de la place des archives dans notre société ? Randall C. Jameson le résume bien alors qu’il mentionne que « les institutions sociales, incluant le gouvernement et les lois, commerce et l’administration, les sciences, la religion, l’éducation et les arts, dépendent du « pouvoir stabilisateur des archives » pour atteindre leurs objectifs. La culture humaine dépend de notre habileté d’établir des ressources d’information qui sont durables, constantes et récurrente » (3).

C’est ce « pouvoir stabilisateur » dont nous, archivistes, sommes responsables. L’histoire nous montre comment les sociétés ont déployé de grands efforts pour en assurer la continuité, ou dans le cas de maltraitances, d’en prendre le contrôle.

Que vous soyez à l’œuvre dans un service d’archives ou en voie d’obtenir un diplôme en archivistique, si vous doutez encore de votre pertinence, dites-vous que c’est en conservant des traces de l’activité des hommes et des femmes que vous établissez votre importance pour la société. Et à ce titre, votre influence sur la société est assurée, peu importe si l’information est saisie sur du vieux parchemin ou sur un disque dur d’ordinateur !

SOURCES

(1) Sophie Coeuré. La mémoire spoliée : les archives des Français, butin de guerre nazi puis soviétique, de 1940 à nos jours. Paris : Payot, 2007.

(2) Robin Philpot. Le référendum volé. Montréal : Les Intouchables, 2005.

(3) Randall C. Jimerson. Archives Power. Memory, Accountability and Social Justice. Chicago : Society of American Archivists, 2009.01

Zotero, entre l’ordinateur et la tablette

DOMINIC BOISVERT, chargé de cours

La préparation d’une session universitaire demande beaucoup de travail. Amasser la documentation est un des éléments importants de cette préparation. Peut-être, tout comme moi, utilisez-vous Zotero pour gérer vos bibliographies.  Ça fonctionne très bien, n’est-ce pas ? Mais organiser une bibliographie c’est une chose. Lire et annoter représentent des défis différents.

Je n’aime pas lire à partir de mon ordinateur portable. Je préfère un outil de lecture numérique. De plus, je dois annoter les textes répertoriés dans mon compte Zotero. C’est ici qu’entre en scène la tablette, un outil efficace pour lire (c’est moins bien qu’une liseuse électronique, mais une grosse amélioration par rapport à l’ordinateur portable) et pour annoter du texte (avec le S-Pen, notamment, car je dispose d’une tablette Galaxy Tab A de Samsung). Par contre, impossible de tout faire à partir de l’interface web de Zotero. Il faut donc trouver une manière de réaliser le flux de travail Zotero -> tablette -> annotations et tablette -> Zotero -> annotations.

Voici donc ma recette.

LES INGRÉDIENTS

Vous aurez besoin de :

  1. Un compte Zotero.
  2. L’extension Zotfile.
  3. Un compte owncloud (ou Dropbox ou équivalent).
  4. Un ordinateur et une tablette.

LES INSTRUCTIONS

  1. Pour votre compte Zotero, suivre les instructions officielles (en anglais).
  2. Pour installer l’extension Zotfile sur votre ordinateur, suivre les instructions du site de Zotfile (en anglais). Zotefile créera deux recherches enregistrées dans votre bibliothèque : « Tablet Files » et « Tablet Files (modified) »
  3. Dans Owncloud (ou Dropbox), rien à faire. Par contre, il faut vous assurer que votre bibliothèque Zotero soit synchronisé avec votre nuage.

FLUX DE TRAVAIL

  1. Ajouter normalement des objets à votre compte Zotero.
  2. Ajouter un objet à votre tablette :
    1. Sélectionner l’objet;
    2. Cliquer-droit et sélectionner « Gérer les pièces jointes » puis « Envoyer sur la tablette » sur Ajouter à la tablette.
  3. Sur la tablette, ouvrIr l’objet à partir de Owncloud. Attention de sélectionner l’option « maintenir le fichier à jour ».
  4. Lire et annoter l’objet.
  5. Pour ramener l’objet de votre tablette à l’ordinateur, à partir de Zotero sur votre ordinateur:
    1. Aller dans la section « Tablet Files (modified) » ;
    2. Cliquer droit sur un objet et sélectionner « Gérer les pièces jointes » puis « Récupérer de la tablette ». L’extraction des annotations se fait automatiquement.

Voilà !

Vous pouvez maintenant gérer les objets de votre compte Zotero, les lire et les annoter sur votre tablette et, en prime, gérer vos annotations (surlignage, notes, etc.) pour les inclure dans vos travaux.

Les Archives au XXe siècle : un ouvrage qui a marqué le développement de l’archivistique au Québec

DANIEL DUCHARME, chargé de cours (ARV1050)

Archives au XXe siècleLa parution des Archives au XXe siècle en 1982 constitue sans aucun doute un événement marquant dans le développement de l’archivistique au Québec. La Loi sur les archives était sur le point d’être adoptée, l’enseignement universitaire de la discipline faisait ses premiers pas, et de nombreux enseignants, étudiants et praticiens ressentaient le besoin d’avoir un ouvrage à leur disposition. Un ouvrage d’archivistique adapté à la réalité québécoise qui prenait en compte tout le cycle de vie des documents. L’ouvrage de Couture, Rousseau et collaborateurs tombait bien, pourrait-on dire. La preuve en est que « Les Archives deux X », comme on l’appelait familièrement entre nous, fut pratiquement un succès de librairie avec des ventes de plusieurs milliers d’exemplaires. Peu de temps après sa parution, ce manuel fut traduit en anglais (1987), puis en espagnol (Mexique) en 1988.

Pourquoi Les Archives au XXe siècle a-t-il rencontré un tel succès au Québec et ailleurs dans le monde? Sans doute parce qu’il s’agit d’un manuel au sens strict du terme. Un manuel se définit comme un « ouvrage didactique ou scolaire qui expose les notions essentielles d’un art, d’une science, d’une technique, etc. » (Le Petit Larousse 2001). Dans Wikipédia (2015), on peut lire aussi qu’un manuel regroupe « l’essentiel des connaissances relatives à un domaine donné ». Et c’est exactement cela que nous retrouvons dans cet ouvrage : l’essentiel des connaissances archivistiques utiles à la pratique du métier.

À notre avis, l’ouvrage de Carol Couture, Jean-Yves Rousseau et collaborateurs, Les archives au XXe siècle, constitue, malgré le temps qui passe, le manuel d’archivistique le plus complet, le plus abouti de la Francophonie, et dont la portée pratique reste sans égale encore aujourd’hui. La sortie douze ans plus tard de Les Fondements de la discipline archivistique contemporaine (1994) par les mêmes auteurs et, en 1999, de Les Fonctions de l’archivistique contemporaine a certes permis une mise à jour complète du corpus théorique de la discipline, mais n’a pas su renouveler sa portée pratique. D’ailleurs, aucun ouvrage subséquent n’a permis de le faire dans le monde francophone, sauf en gestion des documents où les ouvrages de Michel Roberge – dont le premier du nombre (La gestion des documents administratifs) a paru dès 1983.

Pour les archivistes du XXIe siècle, rappelons que Les archives au XXe siècle est structuré en trois parties. La première, intitulée Archives et société, s’avère un préalable indispensable à l’ensemble des tâches que doit réaliser l’archiviste dans une organisation. C’est ici que nous retrouvons, en autres choses, un modèle complet de politique de gestion des archives, modèle repris par la suite par de nombreux guides pratiques en gestion des documents et des archives. La deuxième partie, Archives et administration, constitue ni plus ni moins qu’un manuel de gestion des documents d’activité qui aborde, dans l’ordre, les outils de gestion (calendrier de conservation, plan de classification) et les étapes stratégiques de réalisation d’un projet en fonction du cycle de vie (traitement des documents actifs, semi-actifs et inactifs), tout en situant l’ensemble des opérations dans le contexte de la législation archivistique en vigueur. Enfin, la troisième partie, Archives et recherche, représente la partie du manuel qui se consacre à la gestion des archives définitives : le fonds d’archives et les fonctions (acquisition, évaluation, classement, description, diffusion et conservation).

Comment peut-on considérer ce manuel aujourd’hui ? Nul ne contestera le fait qu’il est dépassé sur le plan technologique, ses auteurs n’ayant pu raisonnablement anticiper le bouleversement des pratiques causé par la gestion des documents numériques. Mais plusieurs éléments méthodologiques (voir les chapitres sur le traitement des documents actifs, semi-actifs et inactifs) s’avèrent toujours valables et, après une légère adaptation, peuvent être réutilisés par les archivistes du XXIe siècle.

Couture, Carol et Jean Yves Rousseau (1982). Les archives au XXe siècle: une réponse aux besoins de l’administration et de la recherche. Montréal, Université de Montréal, Secrétariat général / Service des archives, 1982.