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Boîte à outils portables : créer un bordereau de versement pour Bagger

DOMINIC BOISVERT, chargé de cours

 

Dans un billet précédent nous avons démontré qu’il est possible d’utiliser des applications portables pour générer un SIP. L’un des logiciels que nous avons utilisé était Bagger [1]. Bagger est développé par la Library of Congress des États-Unis et est livré avec quelques profils de métadonnées. Dans ce billet, nous verrons comment modifier les profils de métadonnées et même comment en créer un nouveau.

Bagger peut être utilisé à toutes les étapes de traitement d’archives numériques. Puisqu’un fichier produit par Bagger (un sac dans la terminologie du projet) n’est rien d’autre qu’un fichier compressé auquel sont ajoutés des métadonnées. Le fichier compressé contient l’ensemble des documents que vous avez sélectionnés, en conservant la structure hiérarchique, en plus d’un inventaire des fichiers avec leur somme de contrôle. Vous pouvez paramétrer Bagger pour choisir, entre autres, le format de compression, l’algorithme de la somme de contrôle et déterminer certaines informations d’identification du sac. C’est précisément le sujet de ce billet.

Dans le billet précédent, nous utilisions Bagger pour regrouper des documents numériques pour en faire le versement. Il serait aussi possible d’utiliser Bagger pour stocker des AIP (Archival information Package, les paquets d’information à archiver) et même au moment de diffuser le contenu d’un AIP sous forme de paquet d’information à diffuser (DIP).

L’un des avantages de Bagger est qu’il ajoute des métadonnées au fichier compressé. Une partie de ces métadonnées forme l’équivalent d’un bordereau de versement. Voyons comment modifier un profil de métadonnées pour qu’il réponde aux besoins de votre institution.

Lorsque vous lancez Bagger pour la première fois, celui-ci crée un répertoire « bagger » dans lequel sont copiés différents profils de métadonnées. Les profils de métadonnées sont en format JSON. Le « JSON » JavaScript Object Notation – Notation Objet issue de JavaScript) est un format léger d’échange de données. » [2] Il a l’avantage d’être facile à lire par l’humain et d’être extrêmement malléable.

L’un des profils est « other-project-profile.json ». Nous l’utiliserons comme canevas de départ. Je vous suggère de le copier et de le renommer « mon-profil.json ». Vous pourriez aussi simplement créer un fichier vide avec un éditeur de texte comme bloc-note ou Notepad++ ou atom.io (mon préféré).

Le profil de métadonnées contient des couples nom/valeur comme celui-ci :

« Send-To-Name » : { « requiredValue » : « Sandy Bostian » },

Ici, le nom est « Send-to-Name » et la valeur est « Sandy Bostian ». L’expression « requiredValue » réfère à la boite de saisie dans le logiciel Bagger. Il est aussi possible de rendre un couple nom/valeur obligatoire en ajoutant la ligne « fieldRequired : true ».

En inscrivant une valeur (ici, Sandy Bostian) dans le profil nous pouvons pré-remplir le bordereau ou donner un exemple au producteur.

Il s’agit maintenant de déterminer quels sont les couples nom/valeur dont vous avez besoin dans votre bordereau de versement. Si votre organisme possède déjà un bordereau de versement, vous devriez y puiser vos couples nom/valeur. Pour notre exemple, nous nous limiterons à six couples : (1) Identification du producteur, (2) Courriel du producteur, (3) Identifiant du versement, (4) Identification de l’OAIS, (5) Identification du protocole de versement, et (6) Identifiant du versement.

Le couple « Identification du producteur » permet d’identifier la personne ou l’organisme producteur du SIP.

Comme il s’agit d’une information importante, nous la rendrons obligatoire. Et pour aider notre producteur nous ajouterons « Votre nom ou celui de votre institution » pour l’informer qu’il doit s’identifier.

« Identification du producteur » : {
« fieldRequired » : true, « requiredValue » : « Votre nom ou celui de votre institution »
},

Le couple « Courriel du producteur » permet de documenter au moins un moyen de communication avec le producteur. Comme cette information est aussi disponible ailleurs nous la laisserons facultative.

« Courriel du producteur » : {
« requiredValue » : «  »
},

Le couple « Identifiant du versement » permet de repérer le versement parmi d’autres fait par le même producteur.

« Identifiant du versement » : { « fieldRequired » : true, « requiredValue » : « Identifiant donnée par le producteur »},

Ici, vous identifiez votre institution.

« Identification de l’OAIS » : {
« fieldRequired » : true,
« requiredValue » : « Inscrire le nom de votre institution »
},

Le couple « Identification du protocole de versement » permet de documenter le numéro ou un autre identifiant du protocole de versement signé entre le producteur et votre organisme.

« Identification du protocole de versement » : {
« fieldRequired » : true,
« requiredValue » : « Identifiant unique du protocole de versement »
},

Notre dernier couple identifie le versement dans le système de gestion des archives de votre organisme.

« Identifiant du versement » : {
« fieldRequired » : true,
« requiredValue » : « ID unique du SIP »
}

Le fichier complet :

{
« Identification du producteur » :
{
« fieldRequired » : true, « requiredValue » :
« ACME »
},
« Courriel du producteur » : {
« requiredValue » :  »
},
« Identifiant du versement » : {
« fieldRequired » : true,
« requiredValue » : « Identifiant donnée par le producteur »
},
« Identification de l’OAIS » : {
« fieldRequired » : true,
« requiredValue » : « Inscrire le nom de votre institution »
},
« Identification du protocole de versement » : {
« fieldRequired » : true,
« requiredValue » : « Identifiant unique du protocole de versement »},
« Identifiant du versement » :
{ « fieldRequired » : true,
« requiredValue » : « ID unique du SIP »
}
}

Attention à respecter l’écriture JSON. S’il y a plus d’un élément dans un couple nom/valeur il faut mettre une virgule entre les éléments (à la fin des lignes dans notre exemple), sauf au dernier. Les indentations ne sont pas obligatoires et ne servent qu’à faciliter la lecture. Chaque couple nom/valeur pourrait être sur une seule ligne mais cela alourdi la lecture.

Voilà, vous avez maintenant un profil de métadonnées JSON compatible avec Bagger et les besoins de votre organisme. Au prochain démarrage de Bagger, votre profil sera disponible dans la liste des profils.

Notes

[1] https://github.com/LibraryOfCongress/bagger

[2] http://w w w.JSON.org/JSON-fr.html

Boîte à outils portables : logiciels nécessaires à la création d’un SIP

DOMINIC BOISVERT, chargé de cours

« Oui, mais on fait quoi lorsque notre organisme est trop petit ou n’a pas les moyens d’acheter ou même d’installer un logiciel libre pour gérer les dépôts ou les versements de documents numériques ? »

Cette question, les étudiants qui suivent le cours Gestion des archives numériques (ARV3054) me la posent régulièrement. En toute légitimité, ils veulent savoir s’il est possible créer un SIP ou un AIP (Administration Information Package) sans logiciel de type serveur comme Archivematica ? Eh bien, oui, c’est possible… mais, pour ce faire, ils devront utiliser des logiciels libres qui ne nécessitent pas d’installation et adopter une procédure qu’ils suivront avec assiduité.

Et c’est justement l’objet de ce billet : l’identification des logiciels nécessaires à la création d’un SIP (System Information Package). [1]

LES LOGICIELS POUR CRÉER UN SIP

D’abord, qu’est-ce qu’un SIP ? Le SIP est le paquet d’information à archiver du modèle OAIS (Open Archives Information System). Il s’agit ni plus ni moins qu’un projet de dépôt ou de versement de documents d’archives numériques.

Voici les logiciels que nous utiliserons pour réaliser notre SIP :

  • 7zip, pour décompresser les fichiers existants, si nécessaire ;
  • ClamAV, pour s’assurer de ne pas archiver de virus ;
  • DROID, pour identifier les fichiers qui nous voulons archiver [2] ;
  • Bagger, pour faire le sac du SIP [2].

Une fois les logiciels téléchargés, veuillez les copier sur une clé USB en ayant soin de renommer les répertoires des logiciels ainsi :

  • 01_7zip
  • 02_ClamAV
  • 03_DROID
  • 04_Bagger

Comme vous l’aurez sans doute deviné, les chiffres précédés de la barre de soulignement représentent l’ordre d’exécution des logiciels dans notre procédure de création d’un SIP.

Vous vous demandez peut-être pourquoi nous recommandons de copier les logiciels sur un clé USB ? En effet, vous pourriez très bien les installer sur votre poste de travail. Par contre, vous pourriez être appelé à vous déplacer chez les producteurs et devoir alors travailler sur les postes de ceux-ci. Il arrive aussi que l’archiviste ou le producteur n’ait pas les privilèges nécessaires pour installer des logiciels sur leurs ordinateurs. Voilà pourquoi les applications portables vous permettront de travailler sans laisser de traces sur l’ordinateur du producteur.

LA PROCÉDURE POUR CRÉER UN SIP

Les logiciels sont tous présents sur la clé USB et les répertoires sont identifiés avec le numéro de l’étape d’utilisation.

Étape 0 : Créez un répertoire de travail temporaire que vous nommerez « SIP_AAAA-MM-JJ ».

Étape 1 : Déplacez les dossiers et les documents à traiter dans le répertoire de travail temporaire. Si nécessaire, décompressez les dossiers à traiter pour créer votre SIP avec 7zip ou le logiciel de décompression intégré dans le système d’exploitation de l’ordinateur.

Étape 2 : Démarrez ClamAV en vous assurant de mettre à jour la base de données de l’anti-virus. Puis, analysez le répertoire de travail temporaire.

  • Si ClamAV vous indique que tout va bien, fermez ClamAV et passez à l’étape 3.
  • Si ClamAV découvre un fichier infecté par un virus, alors isolez ce fichier en le plaçant dans un répertoire de quarantaine en prenant soin de ne pas l’inclure dans les étapes suivantes. Passer à l’étape 3.

Étape 3 : Démarrez DROID en vous assurant de mettre à jour la base de données des formats de fichiers. Puis, analysez le répertoire de travail temporaire. Ensuite, sauvegardez le résultat de l’analyse dans le répertoire de travail temporaire sous le nom « SIP_AAAA-MM-JJ_DROID.csv ». Fermez DROID.

Étape 4 :  Démarrez Bagger et créez un sac en format zip. Ajoutez les métadonnées nécessaires au traitement du SIP, puis enregistrez le sac en le nommant : « SIP_AAAA-MM-JJ.zip »

Étape 5. Après vous être assuré que le fichier SIP_AAAA-MM-JJ.zip est complet (vous pouvez l’analyser avec Bagger), vous devez supprimer le répertoire de travail temporaire.

Ajoutez un élément distinctif à la fin du nom de vos SIP si vous devez créer plus d’un SIP dans la même journée. Cet élément peut identifier le producteur ou être simplement un numéro séquentiel (l’identification du producteur est déjà l’une des métadonnées de votre sac Bagger).

Vous pourriez sauter l’étape 3 avec DROID et ne faire l’analyse des formats de fichiers que lors du traitement du SIP pour en faire un AIP. Personnellement, je préfère réaliser l’analyse immédiatement pour exclure certains types de fichiers (les fichiers temporaires, par exemple).

CONCLUSION

La gestion des archives numériques sans suite logicielle s’avère possible. Il suffit d’établir nos objectifs et de dénicher les logiciels qui nous permettront de les atteindre une étape à la fois.

Dans un prochain billet, nous verrons comment paramétrer Bagger pour que les métadonnées du sac reflètent les informations de votre bordereau de dépôt ou de versement.

Notes

[1] Ce billet de blogue s’inspire librement d’un article intitulé Practical Digital Preservation: In-House Solutions to Digital Preservation for Small Institutions de Tyller McNally.

[1] Les logiciels DROID et Bagger nécessitent l’installation de  JAVA. Vous pouvez utiliser la version Jportable si JAVA n’est pas installé sur l’ordinateur à partir duquel vous exécuterez la procédure.

Archives-moi : un réseau social dédié à la diffusion des archives

DANIEL DUCHARME, chargé de cours

Simon Côté-Lapointe : Création inspirée du mouvement Dada créé à partir d’archives. Exemple d’un remix diffusé sur Archives-moi.

Archives-moi est une initiative de deux jeunes archivistes qui ont pris la décision de ne pas attendre après l’État pour s’occuper des documents patrimoniaux des citoyens. Certes, d’autres services d’archives, comme Archives Passe-Mémoire (APM), notamment, jouent aussi ce rôle en acquérant, traitant, conservant et diffusant les écrits personnels de citoyens qui ont traversé l’existence sans nécessairement occuper une position de prestige dans l’échiquier sociétal. Mais APN procède à l’ancienne en ne collectant que des écrits majoritairement – pour ne pas dire exclusivement – sous forme papier. Cela ne leur enlève rien, remarquez, car leurs archives sont anciennes aussi, et cela a l’avantage de leur permettre de les diffuser. Comme on sait, les écrits personnels regorgent de données à caractère personnel, justement… et, en tant qu’archivistes, il est de notre devoir de les protéger. Et je n’aborderai même pas la question du droit d’auteur qui complique davantage les choses…

Bref, APN joue un rôle essentiel dans la préservation de la mémoire intime de certains Québécois, mais Archives-moi adopte une autre approche, une approche davantage dans l’ère du temps, plus ludique, plus conviviale, moins axée sur la conservation, davantage sur la diffusion. Le projet consiste à élaborer une plateforme collaborative dédiée à la diffusion des archives, un lieu virtuel où tout un chacun pourra y déposer ses archives personnelles numériques et/ou numérisées. On aura compris que l’enjeu n’est pas la conservation du patrimoine (encore que…) mais plutôt sa diffusion à grande échelle sur les réseaux sociaux. D’ailleurs, Priscilla Boisvert et Michel Carrière, les instigateurs du projet, n’hésitent pas à parler de leur application comme d’un « futur réseau social des nostalgiques ».

Les deux jeunes archivistes (dont l’un d’entre eux a étudié à l’EBSI) sont à la recherche d’un financement participatif et, pour ce faire, ont lancé une campagne sur Kickstarter. Ils ont besoin d’un coup de pouce de la part de la communauté. C’est donc le moment ou jamais de démontrer votre intérêt pour les archives autrement que par de vaines paroles qui ne passeront pas à l’histoire… Allez leur donner un coup de pouce en participant au financement du projet ! Pour ce faire, suivez les liens ci-dessous:

L’archivage de données au moyen de l’ADN : deuxième partie

MICHEL CHARTIER, étudiant

Ce texte est d’une version modifée d’un travail a été réalisé à l’EBSI, Université de Montréal, dans le cadre du cours ARV1050 – Introduction à l’archivistique donné au trimestre d’automne 2016 par Daniel Ducharme.

Dans un billet précédent, nous avons posé la problématique de la conservation des documents en soulignant la possibilité de recourir à l’ADN comme moyen éventuel de conservation. Dans ce billet, sans aller trop loin dans les détails, nous présenterons, en ordre chronologique, quelques-unes des méthodes qui ont été élaborées dans le but de consigner de l’information au moyen d’ADN.

Clelland et collègues (1999)

Cette première méthode n’a pas été mise au point dans le but d’archiver des données. Il s’agit néanmoins de l’une des premières à utiliser de l’ADN pour coder des messages (l’information), et c’est pourquoi nous l’abordons ici.

Selon Clelland, Risca et Bancroft (1999), elle s’inspire de la stéganographie, technique développée par le professeur Zapp et utilisée durant la Deuxième Guerre mondiale par les espions allemands pour transmettre des messages secrets. Elle consistait à photographier une page dactylographiée, à réduire considérablement la photo pour ainsi obtenir un « micropoint », puis à coller celui-ci sur un point (signe de ponctuation) dans une lettre anodine.

Ces chercheurs ont utilisé la technique stéganographique pour coder un message de type textuel dans un échantillon d’ADN et pour dissimuler ce dernier dans un micropoint. Le message est codé dans un brin d’ADN au moyen d’une clé de chiffrement, où les lettres de l’alphabet, les nombres de 1 à 9 et certains signes de ponctuation correspondent chacun à un triplet de bases azotées distinct (p. ex., A=CGA, B=CCA et ainsi de suite). Le message est associé à des séquences d’amorces, lesquelles servent à synthétiser le brin complémentaire d’ADN, et donc à « lire » le message. Une minuscule gouttelette de solution contenant 225 nanogrammes d’ADN humain, y compris le brin contenant le message caché, est ensuite versée sur un point imprimé sur du papier filtre. Dans cette expérience, des micropoints produits de cette manière ont été fixés à des points dans une lettre, puis celle-ci a été envoyée par l’entremise des services postaux des États-Unis. Le destinataire, qui connaissait au préalable les séquences d’amorces utilisées et détenait la clé de chiffrement, a fait appel à la technique d’amplification en chaîne par polymérase (PCR) pour amplifier l’ADN, ce qui lui a permis de lire et de décoder le message suivant, qui se voulait un clin d’œil à l’Histoire : « June 6 invasion: Normandy ».

Pour nous, l’intérêt de cette méthode réside dans le fait qu’elle a montré qu’il était possible de consigner de l’information de type alphanumérique sous forme d’ADN.

Il convient de mentionner que deux de ces chercheurs, en collaboration avec d’autres collègues, ont amélioré la technique en vue de l’utiliser comme moyen d’archivage en bonne et due forme (Bancroft, Bowler, Bloom et Clelland, 2001). La manière de coder de l’information (texte ou autre) dans l’ADN est semblable à celle utilisée dans la technique des micropoints, mais de nouveaux concepts sont introduits : l’ADN contenant l’information consignée est surnommé ADNi, et une « clé » constituée de multiples amorces sert à décoder l’information en question. Les techniques de la PCR et du séquençage permettent d’amplifier et d’analyser les séquences d’ADN en vue d’y extraire l’information. En outre, les chercheurs entrevoient la possibilité de conserver jusqu’à plusieurs milliers d’échantillons d’ADNi dans de petits dispositifs appelés microréseaux, ou puces à ADN, de la taille d’un timbre-poste, dont la capacité d’archivage équivaudrait à plusieurs dizaines de livres de type roman.

Ailenberg et Rotstein (2009)

Ces chercheurs sont parvenus à consigner divers types de données dans de l’ADN en utilisant tous les caractères présents sur un clavier d’ordinateur standard, ce qui ouvre davantage de possibilités comparativement à la technique précédente. Le codage de l’information repose ici aussi sur l’attribution de bases azotées à chaque caractère. Chaque caractère possède son propre « code » (appelé « codon » par les auteurs), qui correspond à un segment de la molécule d’ADN constitué d’un nombre et d’un ordre précis de bases azotées. Pour définir les codons, les chercheurs se sont inspirés de la méthode dite « de Huffman », laquelle a été mise au point par un chercheur du même nom dans le but de construire des codes composés de texte chiffré à l’aide d’un nombre minimal de symboles (voir Smith, Fiddes, Hawkins et Cox, 2003), permettant ainsi de simplifier le plus possible le codage des données. À leur tour, les codons d’ADN sont associés à des amorces spécialement conçues en vue de réduire la possibilité d’erreurs et d’accroître l’efficacité lors de la « lecture » de l’information consignée sur support ADN. Bien entendu, cette technique repose sur toute une série de manipulations en laboratoire, et de multiples produits et dispositifs sont nécessaires pour synthétiser l’ADN en question, mais les auteurs insistent sur le fait que l’extraction de l’information peut être réalisée de manière automatisée.

Grâce à cette technique, et en définissant des règles pour chaque type de données, Ailenberg et Rotstein ont pu synthétiser de l’ADN contenant une partie du texte de la comptine Mary had a little lamb et les notes de musique correspondantes. Ils ont aussi codé une « image », c’est-à-dire des coordonnées qui, lorsque décodées et transposées sur un diagramme bidimensionnel, permettent de recréer au moyen de formes géométriques très simples (cercles, rectangles, lignes) l’agneau de Mary.

Goldman et collègues (2013)

Grâce à la méthode qu’ils ont mise au point, Goldman et coll. (2013) ont pu consigner une quantité d’information beaucoup plus élevée que dans le cas des autres techniques élaborées jusqu’alors. Le codage des données s’effectue essentiellement en trois étapes. L’information est d’abord convertie sous forme numérique, soit en code binaire. Celui-ci est ensuite converti mathématiquement selon un système ternaire (0, 1 et 2) qui remplace chaque octet (ou caractère) par un « trit » composés de cinq ou six chiffres. Enfin, un appareil permet de synthétiser des chaînes d’ADN dans lesquelles chaque trit est remplacé par l’un des trois nucléotides qui diffèrent de celui utilisé pour le trit précédent. Bref, la procédure est assez complexe, quoique les résultats obtenus par ces chercheurs soient prometteurs.

Goldman et ses collègues ont mis leur méthode à l’essai en codant l’information tirée de cinq fichiers informatiques de formats différents (ASCII, PDF, JPEG et MP3), dont les 154 sonnets de Shakespeare et un court extrait du fameux discours de Martin Luther King intitulé « I have a dream », dans des chaînes d’ADN synthétique. Au total, ils ont consigné l’équivalent de 739 kilo-octets de données réparties dans plus de 153 000 chaînes d’ADN, chacune comportant 117 nucléotides. Fait notable, ils ont réussi à séquencer les morceaux d’ADN et à reconstituer le contenu des fichiers d’origine sans qu’aucune erreur ne s’y insère. Les chercheurs indiquent également que leur méthode pourrait, en théorie, servir à l’archivage de données à grande échelle et à long terme.

Il importe de souligner que les techniques présentées dans le présent travail (de même que celles que nous n’avons pas abordées) ne peuvent, pour le moment, être mises en œuvre de manière concrète, et ce, pour diverses raisons. D’une part, les coûts associés à la synthèse de l’ADN sont encore très élevés (Extance, 2016). D’autre part, la technologie actuelle ne permet pas de synthétiser de l’ADN à une échelle et à une vitesse suffisamment grandes pour concurrencer les méthodes d’archivage numérique existantes (par exemple, les supports magnétiques et optiques). Mais les acteurs de ce domaine de recherche semblent optimistes; le savoir et les technologies évoluent rapidement, de sorte que l’archivage de données sur support ADN pourrait être une pratique courante dans un avenir pas si lointain.

Conclusion : incidence sur la pratique archivistique

Si elles étaient adoptées, quelles pourraient être les répercussions de ces méthodes sur la pratique archivistique? Les futurs archivistes seraient-ils appelés à devenir des spécialistes de la biologie moléculaire afin de pouvoir maîtriser les concepts et les techniques qui sous-tendent la consignation d’information sur support ADN ?

Au fil du temps, les archivistes ont dû adapter leurs pratiques et acquérir de nouvelles connaissances et habiletés en fonction, notamment, de l’évolution des supports documentaires. À cet égard, le dernier siècle a été particulièrement mouvementé, si l’on peut dire, puisqu’il a vu l’apparition des premiers ordinateurs, puis le développement rapide de l’informatique et des outils technologiques connexes. Ces nouveaux moyens, qui permettent à la fois de produire et de consigner de l’information, ont bouleversé le travail des archivistes. Ceux-ci ont ainsi eu à se familiariser avec ces technologies et en sont venus à les utiliser à leur avantage dans le cadre de leurs activités.

Rien n’indique que, si les méthodes susmentionnées en venaient à s’imposer pour l’archivage et la conservation à long terme des données, les archivistes ne seraient pas en mesure de s’y adapter. Peut-être que des archivistes spécialisés seraient formés en vue du traitement approprié de l’information consignée sur support ADN. Du point de vue strictement pratique, le codage des données sous forme d’ADN faisant appel à des procédures largement (voire entièrement) automatisées, les archivistes seraient surtout amenés à mettre leurs connaissances technologiques à niveau, les dispositifs utilisés pouvant s’apparenter à des ordinateurs conçus pour accomplir des tâches très précises. À cette mise à niveau pourrait s’ajouter une formation visant à inculquer la théorie et les concepts fondamentaux de la biologie moléculaire. Est-il réaliste de penser que les archivistes pourront tirer profit de ces éventuelles méthodes d’archivage de l’information? Les archivistes modernes portent déjà plusieurs chapeaux : ils sont à la fois historiens, gestionnaires, informaticiens (etc.) ou, du moins, possèdent certaines des compétences propres à ces spécialités. À la lumière de ce constat, c’est par l’affirmative que nous répondons à cette question.

Sources consultées

  • ADN. (2012). Dans Encyclopédie de l’Agora. Repéré à http://agora.qc.ca/dossiers/ADN
  • Ailenberg, M. et Rotstein, O. D. (2009). An improved Huffman coding method for archiving text, images, and music characters in DNA. BioTechniques, 47(3), 747-754.
  • Bancroft, C., Bowler, T., Bloom, B. et Clelland, C. T. (2001). Long-Term Storage of Information in DNA. Science, 293(5536), 1763-1765.
  • Church, G. M., Gao, Y. et Kosuri, S. (2012). Next-Generation Digital Information Storage in DNA. Science, 337(6102), 1628.
  • Clelland, C. T., Risca, V. et Bancroft, C. (1999). Hiding messages in DNA microdots. Nature, 399(6736), 533-534.
  • Conway, P. (1996). Preservation in the Digital World (Publication no 62). Repéré sur le site du Council on Library and Information Resources : https://www.clir.org/pubs/reports/reports/conway2/index.html
  • Cox, J. P. L. (2001). Long-term data storage in DNA. Trends in Biotechnology, 19(7), 247-250.
  • Eternal 5D data storage could record the history of humankind. (2016). Repéré à http://www.southampton.ac.uk/news/2016/02/5d-data-storage-update.page
  • Exaoctet. (2000). Dans Le grand dictionnaire terminologique. Repéré à http://gdt.oqlf.gouv.qc.ca/ficheOqlf.aspx?Id_Fiche=8873628
  • Extance, A. (2016). Digital DNA – Could the molecule known for storing genetic information also store the world’s data? Nature, 537(7618), 22-24.
  • Goldman, N., Bertone, P., Chen, S., Dessimoz, C., LeProust, E. M., Sipos, B. et Birney, E. (2013). Towards practical, high-capacity, low-maintenance information storage in synthesized DNA. Nature, 494(7435), 77-80.
  • Numérique. (2003). Dans Le grand dictionnaire terminologique. Repéré à http://gdt.oqlf.gouv.qc.ca/ficheOqlf.aspx?Id_Fiche=8360889
  • Qu’est-ce que l’ADN? (s. d.). Repéré à http://www.lps.ens.fr/recherche/biophysique-ADN/dna1.html#rappels
  • Smith, G. C., Fiddes, C. C., Hawkins, J. P. et Cox, J. P. L. (2003). Some possible codes for encrypting data in DNA. Biotechnology Letters, 25(14), 1125-1130.
  • Un disque de verre pour stocker les données pour l’éternité (ou presque). (2016). Repéré à http://www.liberation.fr/futurs/2016/02/21/un-disque-de-verre-pour-stocker-les-donnees-pour-l-eternite-ou-presque_1434895
  • Waters, D. et Garrett, J. (1996). Preserving Digital Information : Report of the Task Force on Archiving of Digital Information. Washington, DC : The Commission on Preservation and Access.

L’archivage de données au moyen de l’ADN : première partie

MICHEL CHARTIER, étudiant

Ce texte est d’une version modifée d’un travail a été réalisé à l’EBSI, Université de Montréal, dans le cadre du cours ARV1050 – Introduction à l’archivistique donné au trimestre d’automne 2016 par Daniel Ducharme.

L’enjeu de la conservation

Pendant de nombreux siècles, et après avoir succédé à d’autres matières, le papier a été le principal support utilisé pour la consignation de l’information (surtout sous forme de texte, mais aussi d’images). Au papier se sont ajoutés, depuis le 19e siècle, d’autres supports, l’évolution de la technologie ayant permis de développer de nouvelles façons d’obtenir, puis de consigner l’information (par exemple, sous forme d’enregistrements sonores ou vidéo). Cette évolution s’est accélérée et a mené, dans la deuxième moitié du 20e siècle, à la création de techniques dites numériques, soit celles permettant « la production, le stockage et le traitement d’informations sous forme binaire » [c’est-à-dire des 1 et des 0] (Numérique, 2003). On parle souvent, dans ce contexte, de « révolution numérique », l’avènement de ces techniques ayant entraîné des changements importants et durables dans plusieurs aspects de la vie quotidienne, tant à l’échelle individuelle qu’à l’échelle sociétale. Au cours de l’Histoire, les archivistes, qui ont été des témoins privilégiés de l’évolution des documents, ont vu leur rôle évoluer en fonction de l’accroissement de la masse d’information produite par les individus et les organisations et de la diversification des supports utilisés pour la consigner.

L’accroissement exponentiel de l’information générée par les activités humaines et la diversification des supports créent par ailleurs un paradoxe des plus intéressants : tandis que notre capacité de consigner l’information s’est accrue avec le temps, la longévité des supports utilisés pour la conserver tend à diminuer (Conway, 1996; dans cet article, l’auteur qualifie cette situation de « dilemme », mais nous sommes d’avis que le terme « paradoxe » la décrit plus correctement). Ainsi, l’enjeu de la conservation à long terme de l’information consignée, qui concerne tous les types de supports documentaires, se pose avec encore plus d’acuité dans le cas des documents numériques. Bien qu’ils offrent l’avantage de pouvoir contenir de vastes quantités de données, les supports numériques présentent aussi plusieurs désavantages, dont les suivants : ils sont caractérisés par leur fragilité et par l’obsolescence rapide des technologies (matériel, logiciels) utilisées pour y consigner l’information (Waters et Garrett, 1996).

Afin de contourner les difficultés associées aux supports numériques, des chercheurs ont tenté de mettre au point des solutions de rechange plus stables qui offrent des capacités d’archivage de données exceptionnelles tout en assurant la conservation à très long terme de ces mêmes données. La dernière en date est celle consistant à archiver des données pentadimensionnelles (5D) dans un petit disque de verre nanostructuré de la taille d’une pièce de monnaie (Eternal 5D data storage, 2016). Cette technique, développée par des chercheurs de l’université de Southampton (Royaume-Uni), fait appel à un laser à impulsions ultracourtes pour la gravure des données à même le verre. Chaque disque a une capacité de stockage de 360 téraoctets (soit 3000 fois la capacité d’un disque Blu-Ray. Un disque de verre pour stocker les données peut résister à des températures allant jusqu’à 1000 °C et a une durée de vie théorique de 13,8 milliards d’années à une température ne dépassant pas 190 °C. De l’avis des chercheurs, cette technologie pourrait être fort utile aux organisations détenant de vastes archives, pourvu bien sûr qu’elles aient accès à l’équipement nécessaire pour la gravure (laser) et la lecture (microscope optique et polariseur) des disques.

L’une des autres solutions mises à l’essai fait l’objet du présent travail : il s’agit de l’archivage de données à l’aide d’acide désoxyribonucléique, mieux connu par son sigle : ADN.

L’ADN, support de l’information génétique

L’ADN est une molécule que l’on retrouve dans les cellules de tous les êtres vivants. On peut la représenter, d’une manière extrêmement simplifiée, sous la forme d’une échelle : les montants de l’échelle correspondent aux deux brins parallèles de la molécule d’ADN, et chaque barreau correspond à deux bases azotées liées l’une à l’autre (Encyclopédie de l’Agora, 2012; voir la figure 1). Les deux brins de cette « échelle » s’enroulent l’un autour de l’autre; la structure torsadée qui en résulte est dite « en double hélice » (Qu’est-ce que l’ADN?, s. d.). Chaque moitié de l’échelle est composée d’une succession d’éléments appelés nucléotides. Le nucléotide est constitué à son tour d’un groupement phosphate, d’un glucide et d’une base azotée (celle-ci formant l’une des deux moitiés d’un « barreau ») (Encyclopédie de l’Agora, 2012). On dénombre quatre bases azotées, soit l’adénine (A), la cytosine (C), la guanine (G) et la thymine (T), A s’appariant toujours avec T, et C avec G. Ces paires de bases azotées assurent la complémentarité des deux moitiés de la molécule d’ADN (Qu’est-ce que l’ADN?, s. d.). La succession particulière des nucléotides le long d’une molécule d’ADN est donc le support sur lequel est consignée l’information génétique.

L’ADN en tant que support documentaire?

La molécule d’ADN peut être considérée comme une sorte de « langage », l’information qu’elle contient devant être décodée par la cellule pour la synthèse des protéines dont elle a besoin, un peu à la manière d’un livre de recettes (Qu’est-ce que l’ADN?, s. d.). Vu sous cet angle, il n’est peut-être pas surprenant que certains chercheurs en soient venus à envisager la possibilité d’utiliser l’ADN pour y consigner de l’information autre que génétique.

Représentation schématisée d’un segment de molécule d’ADN. Image tirée de Wikipédia (« Acide désoxyribonucléique », repéré à https://fr.wikipedia.org/wiki/Acide_désoxyribonucléique)

Comme le souligne Cox (2001), l’ADN présente d’excellentes qualités pour le stockage de données :

  1. Son usage à cette fin a fait ses preuves (la vie existant sur Terre depuis au moins 3,5 milliards d’années) ;
  2. Les conditions s’y prêtant, il peut être conservé sur des périodes de l’ordre de millions d’années ;
  3. Il a la capacité de se reproduire lui-même ;
  4. Sa séquence de nucléotides peut contenir une quantité considérable d’information.

La « densité de mémorisation » de l’ADN est effectivement très élevée : en théorie, on pourrait y coder jusqu’à 2 bits par nucléotide, soit environ 455 exaoctets (ou 455 milliards de milliards d’octets, selon la définition d’exaoctet donnée dans Le grand dictionnaire terminologique [2000], ce qui équivaut, après conversion, à 455 millions de téraoctets, si l’on veut comparer avec le disque de verre nanostructuré mentionné précédemment) par gramme d’ADN à simple brin (Church, Gao et Kosuri, 2012).

Dans un billet ultérieur, sans aller trop loin dans les détails, nous présenterons, en ordre chronologique, quelques-unes des méthodes qui ont été élaborées dans le but de consigner de l’information au moyen d’ADN.  Les sources consultées seront également mentionnées dans ce billet.

François Cartier remporte le Prix d’excellence en enseignement de l’Université de Montréal

DANIEL DUCHARME, chargé de cours

Chaque année l’Université de Montréal remet des prix d’excellence à ses enseignants. Les professeurs sont récompensés, bien entendu, mais aussi les chargés de cours qui assument une grande part de l’activité « enseignement » dans cette université. C’est d’ailleurs tout à l’honneur de l’Université de Montréal de reconnaître, par ce prix, la contribution des chargés de cours au développement de l’enseignement et de la recherche.

Cette année 2017, l’Université de Montréal a décidé d’accorder cette reconnaissance à notre collègue François Cartier, chargé de cours à l’EBSI, qui vient de remporter le Prix d’excellence en enseignement, catégorie chargés de cours.

François Cartier est archiviste à l’Institut national de la recherche scientifique (INRS). Il enseigne l’archivistique à l’École de bibliothéconomie et de sciences de l’information (EBSI) de l’Université de Montréal depuis 2005. Actif dans la communauté, il publie régulièrement des articles dans des revues scientifiques ainsi que des billets de blogue. Il est d’ailleurs membre du comité de rédaction d’Archives 21.

Au nom des membres du comité de rédaction d’Archives 21 et de tous les enseignants de l’EBSI, je lui transmets toutes mes félicitations pour ce prix bien mérité.

Tomber en amour : Le syndrome de « l’attachement archivistique »

FRANÇOIS CARTIER, chargé de cours

Depuis le début de ma carrière, j’ai eu le privilège de traiter de nombreux fonds d’archives, d’abord au Centre d’histoire La Presqu’île à Vaudreuil-Dorion, puis au Musée McCord de Montréal, et maintenant à l’INRS. Certains fonds étaient de taille modeste, quelques centimètres tout au plus. D’autres au contraire se sont avérés tout un défi avec leurs nombreux mètres linéaires.

À chaque fois, le plaisir est le même : découvrir une nouvelle personne, une nouvelle famille ou une institution du passé. C’est aussi l’occasion d’appliquer de façon très immédiate les fonctions archivistiques apprises à l’université : évaluation, classification, description, indexation et préservation.

Au-delà de la découverte que nous permet la description des documents, la satisfaction obtenue à la fin du traitement, avec les dossiers bien identifiés, les boites rangées, les notices saisies dans notre base de données, nous ressentons un sentiment d’avoir accompli quelque chose de significatif. On pense aux créateurs du fonds et du service qu’on vient de leur rendre. On pense aussi aux chercheurs qui auront accès à un nouveau corpus de documents bien organisés. Ou peut-être est-ce en plus le côté obsessif-compulsif propre à l’archiviste, de tout voir bien ordonné. Allez savoir !

Ce dont je veux parler dans ce billet, toutefois, est d’une autre nature, quelque chose qu’on n’enseigne pas (ou peu) dans les cours d’archivistique. Alors voilà, je dois m’en confesser : je suis souvent tombé en amour avec un fonds d’archives. J’en conviens, c’est probablement la chose la plus « geek », archivistiquement parlant, qu’un professionnel de notre domaine puisse déclarer. Mais je ne suis pas le seul. Je me souviens d’une stagiaire devenue complètement absorbée par le fonds qu’elle traitait. Il s’agissait du fonds d’une famille anglophone de Montréal, les Clouston. C’était il y a plus de quinze et elle m’en parle encore !

Nul besoin de tomber sur le fonds d’un prix Nobel ou d’un premier ministre (ou encore plus rarement, me direz-vous, les deux combinés !). Vers 2005, je traitais un petit fonds qui contenait essentiellement la correspondance qu’un soldat canadien envoyait à sa famille à Montréal pendant la Deuxième guerre mondiale. Les lettres suivaient la progression du jeune homme : camp d’entrainement en Angleterre, débarquement de Normandie, nord de la France, Belgique, puis Pays-Bas. Les lettres étaient alors datées de mars 1944. On sentait que la guerre allait bientôt prendre fin sur le front européen. Puis, la dernière lettre : une missive de l’aumonier du régiment qui annonçait le décès du soldat à sa pauvre mère. Triste fin, à quelques semaines de la victoire alliée en Europe ! Et c’est pour cette raison que je me souviens très bien de cette lettre parmi toutes celles qui me sont passées entre les mains depuis que je travaille avec des archives.

Première page de la lettre de l’aumonier du 1er Bataillon des Black Watch du Canada où est annoncé la mort du soldat James Will au débu mars 1945, quelques semaines avant la fin de la guerre en Europe. Source : Musée McCord, Montréal. P621 – Fonds de la Famille Will (P621/A3.2.1).

 

 

Source : Musée McCord, Montréal. P621 – Fonds de la Famille Will (P621/A3.2.1)

Traiter un fonds d’archives, c’est souvent comme un roman ou une biographie. On se plonge dans la vie d’autrui par la procuration que nous
offrent les archives. Avec la classification et la description, on reconstruit, en quelque sorte, l’existence passée d’une personne physique ou morale. Après tout, c’est la finalité du traitement archivistique, de laisser derrière nous un ensemble structuré et accessible. Mais il faut aussi faire preuve d’un détachement olympien pour ne pas être touché, ne serait-ce qu’un petit peu, par l’histoire que nous reconstruisons. Et comme un bon livre, on peut sentir un certain vide quand le traitement arrive à sa fin. Un peu comme quand on tombe en amour et que l’objet de notre affection quitte la pièce.

La morale de cette histoire : peut-être suis-je un éternel romantique, légèrement obsessif-compulsif avec des tendances voyeuristes ? Bien sûr ! Nous le sommes tous et toutes un peu à divers degrés ! Ceci veut dire que le traitement d’un fonds d’archives, au-delà des questions de technique et de méthode, est aussi une affaire humaine. Nous avons souvent entre les mains la vie (consignée) de personnes qui, comme nous, ont tenté de faire leur bout de chemin dans le monde.

On pourrait argumenter pour ou contre la dimension émotionnelle quand nous nous plongeons dans des archives non-traitées. Pour moi, trop de froideur technique ne pourrait pleinement rendre compte de la charge humaine portée par les documents. Au final, cette sensibilité contribue à produire un meilleur produit final, ne serait-ce qu’une meilleure portée et contenu, ou un choix plus vivant de termes d’indexation dans notre base de données. Aussi, et surtout, pour nous archivistes, tout ça nous fait grandir un peu plus comme individus, même si on expose occasionnellement notre cœur d’archiviste à de petites peines d’amour !

Le congrès de l’AAQ 2017 : une occasion pour les étudiants

DANIEL DUCHARME, chargé de cours

Cette année le congrès de l’Association des archivistes du Québec se tient du 31 mai au 2 juin 2017 au Palais des congrès de Montréal. Un lieu accessible qui devrait permettre une plus grande participation des étudiants en archivistique de la grande région de Montréal, voire du Québec tout entier. Car nul besoin d’une voiture pour se rendre sur les lieux. Ce qui peut sembler trivial n’est pas si banal : je sais de source sûre que plusieurs étudiants n’assistent pas aux congrès de notre association quand ceux-ci se tiennent dans un lieu non accessible en transport en commun. Cette année, aucun étudiant ne pourra évoquer des problèmes de transport pour justifier sa non participation à cet événement incontournable en termes de formation et de réseautage. De plus, cette année n’est pas une année comme les autres : il s’agit du 375e anniversaire de Montréal, le 150e de la Confédération canadienne et le 50e de la fondation de l’Association des archivistes du Québec. Bref, il s’agit d’un événement à ne pas manquer.

Pour cette année exceptionnelle, le programme met de l’avant une thématique d’une large portée : “Sauvegarder, construire”. L’étudiant en archivistique pourra embrasser un large éventail des théories et pratiques archivistiques. Celles qui ont fait leur preuve au Québec au cours des dernières décennies, mais d’autres aussi, plus marginales, mais tout aussi essentielles au développement de notre profession. Pour vous en rendre compte, je vous invite à vous procurer sans tarder le programme en suivant ce lien.

Qu’est-ce qui peut bien motiver un étudiant à assister au congrès de l’AAQ ? Au moins trois raisons :

  1. Le congrès s’avère au cœur de la vie d’une association ou d’un ordre professionnels. Il constitue le lieu même des décisions qui vont doter l’association de ses orientations pour la prochaine année. Il s’agit donc d’une occasion unique de participer à la vie démocratique de son association. En tant que membre étudiant, vous ne pouvez rater ça.
  2. Le congrès s’avère aussi le lieu par excellence pour faire le plein de connaissances. Qu’advient-il de notre profession ? Quelles sont les tendances en cours ? Qu’est-ce que le big data ? Comment l’archivistique vient-elle en aide au milieu de la création artistique et littéraire ? Pourquoi le gestionnaire de documents doit-il acquérir une expertise en cartographie des processus ? Bref, savoir où on en est, où on va, sur quoi axer ses priorités en tant que professionnel de l’information consignée, voilà tout ce que le congrès vous apporte.
  3. Le congrès s’avère enfin le lieu de tous les réseautages. Vous êtes sur Linkedin, d’accord. Mais ce n’est pas suffisant. Il faut voir les gens, leur serrer la main, s’asseoir à une table avec eux, se faire présenter à d’autres personnes, peut-être des décideurs, croiser des personnes en autorité. Bref, vous avez compris le principe : une carrière en archivistique, comme dans tout autre domaine, s’appuie en partie sur la connaissance du réseau professionnel car, malheureusement, la compétence ne suffit pas toujours…

Si vous n’êtes toujours pas convaincu qu’assister au congrès de l’AAQ est une bonne chose pour vous, alors je vous invite à lire l’argumentaire sur le site de l’association, notamment la Lettre à un futur congressiste de Diane Baillargeon et Carole Saulnier.

Quant à moi, j’espère vous croiser au 50e congrès de l’Association des archivistes du Québec.

Archives et création : Cahier 3

ANNE KLEIN, professeure adjointe,
Département des sciences historiques, Université Laval
YVON LEMAY, professeur agrégé,
École de bibliothéconomie et des sciences de l’information, Université de Montréal

Dans le cadre du projet « Archives et création : nouvelles perspectives sur l’archivistique », financé par le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (Programme Savoir, 2013-2016), nous avons déposé en décembre 2016 dans Papyrus, le dépôt institutionnel de l’Université de Montréal, un troisième cahier de recherche qui rend compte des travaux effectués au cours de la dernière année de financement des activités (2015-2016).

Tout comme le premier cahier, déposé en décembre 2014 et le deuxième, en septembre 2015, le contenu de ce troisième cahier s’avère très varié. Ana Pato, la commissaire en chef de la 3e Biennale de Bahia au Brésil en 2014, rend compte des œuvres réalisées par quatre artistes suite à la découverte de collections provenant d’un ancien musée de la police. L’analyse de leurs productions vise à montrer comment la démarche artistique est à même de faire remonter à la surface la douleur et l’injustice dont peuvent témoigner les archives et d’indiquer ainsi la voie à suivre afin d’assumer collectivement les moments troubles de l’histoire. Son texte est suivi par celui d’Annaëlle Winand, étudiante au doctorat à l’EBSI, qui s’intéresse à la production de Karl Lemieux, un cinéaste montréalais reconnu sur la scène internationale. Western Sunburn, l’œuvre qu’elle a choisie d’étudier, est à la fois une performance et un film conçu à partir de la pellicule d’un western inconnu. En l’abordant « au prisme des conditions d’utilisation », elle démontre de quelle façon l’œuvre de Lemieux permet de réfléchir au domaine des archives à différents niveaux. Même chose en ce qui concerne l’analyse de la pièce de théâtre Sauvageau Sauvageau de Christian Lapointe présentée à Montréal et à Québec en 2015. Considérant que la pièce est « un exemple de ce que pourrait être l’archive de Sauvageau », Anne Klein, professeure adjointe au Département des sciences historiques de l’Université Laval, fait valoir la manière dont les archives y sont mises à profit et, au terme de son analyse, souligne les différents enseignements qu’il est possible d’en retirer au plan archivistique. Le chercheur-archiviste Mattia Scarpulla, quant à lui, fait le bilan d’une performance littéraire offerte lors du Mois de la poésie à Québec en mars 2016. Il revient sur les diverses étapes qui ont finalement mené quatre professionnels du milieu des archives, qui ne sont pas des danseurs professionnels, à s’investir dans un spectacle où leurs gestes archivistiques se transformaient en danse. Mattia Scarpulla souligne, avec raison selon nous, que l’exploitation artistique des archives ne devrait pas constituer une exception mais une option au sein des institutions. Étudiant au doctorat à l’EBSI, Simon Côté-Lapointe conclut pour sa part un projet d’« expérimentation multimédia » dont il avait exposé les principaux aspects dans le deuxième cahier de recherche en s’intéressant plus particulièrement à la dimension de la diffusion des archives. Dans cette optique, il propose notamment la création d’Archivoscope, une plateforme numérique participative qui offrirait la possibilité d’établir un lien entre les créateurs, les institutions, les archivistes et les utilisateurs.

Ce dernier cahier comprend également un texte dans lequel nous faisons état du bilan du projet et des suites de la recherche, à savoir le besoin de reconsidérer la fonction de diffusion à la lumière de l’exploitation des archives. En effet, les travaux menés sur les archives et la création nous permettent de jeter un autre regard sur la discipline, de « Revisiter l’archivistique » en quelque sorte, et nous formulons dix propositions à cet effet.

Au final, le projet de recherche aura permis d’organiser un atelier sur les archives et l’émotion et une journée de formation précongrès sur les archives et la création, de tenir un colloque lors du 82e Congrès de l’Acfas, de présenter plus d’une vingtaine de communications et de produire une quarantaine de textes ainsi que deux thèses de doctorat, dont l’une a été déposée en 2015.

Nous aimerions profiter de l’occasion pour offrir nos remerciements au Conseil de recherches en sciences humaines du Canada pour son soutien financer de même qu’à tous les collaborateurs au projet de recherche, tout spécialement à Catherine Légaré et Michel Belisle qui ont respectivement assumé la conception graphique et la révision linguistique des trois cahiers de recherche.

La saison des stages : le savoir-être

ISABELLE DION, coordonnatrice des stages et chargée de cours

Déjà la fin de vos études. Voici le moment de mettre en pratique la théorie enseignée dans les cours. Votre stage vous permettra l’acquisition de nouvelles connaissances, de réaliser des activités pratiques qui développeront vos compétences professionnelles et mettront de l’avant votre savoir-être. En stage, vous serez évalué non seulement sur vos compétences professionnelles, mais aussi sur vos qualités personnelles. C’est pourquoi plusieurs critères du formulaire Évaluation du stagiaire par le superviseur en milieu de travail portent sur le savoir-être.

Le savoir-être est la « [c]apacité de conduite personnelle appropriée à l’emploi considéré, pour un individu. » (Grand dictionnaire terminologique 2017) Elle inclut vos traits de personnalité, votre identité, votre culture, votre comportement, vos attitudes et votre motivation. Votre conduite en stage aura un impact sur le lien de confiance que vous créerez avec votre superviseur de stage et avec les collègues du milieu.

Le passage du statut d’étudiant à celui de stagiaire est plus ou moins facile selon les expériences et les personnalités. Pour vous assurer qu’il soit réussi, quelques comportements et attitudes sont attendus de la part des stagiaires. En voici quelques-uns :

  • Préparer son arrivée en s’informant sur son milieu de stage avant le début de celui-ci;
  • Ranger son téléphone mobile pendant les heures de stage;
  • Dire bonjour, au revoir, s’il vous plaît, merci;
  • Respecter la culture de l’organisme (horaire, code vestimentaire);
  • Montrer sa motivation;
  • Être ouvert à la nouveauté;
  • Respecter la confidentialité des documents institutionnels de son milieu de stage;
  • Sourire;
  • Pendant les heures de stage, oublier Facebook, les messageries instantanées, la musique en continu sur le téléphone mobile ou sur le poste informatique de travail;
  • Poser des questions à son superviseur au bon moment. S’assurer qu’il a le temps d’y répondre. Sinon, prendre en note ses questions;
  • Vérifier son travail avant de passer à une autre tâche. Il est préférable de corriger ses erreurs avant que le superviseur ne demande de le faire.
  • Apprendre à accepter son évaluation de mi-stage et de fin de stage. Vous devez être capable de recevoir des commentaires qui serviront à améliorer votre travail. Une attitude d’ouverture démontre de la maturité.

Vous pouvez bien en rire, mais sachez que votre milieu de stage s’attend à ce que vous agissiez comme un professionnel en stage. Quelle image souhaitez-vous laisser dans votre milieu de stage après votre passage? Vous pouvez dire : « Ce n’est pas important, je ne travaillerai pas à cet endroit ». Toutefois, le milieu archivistique est petit et une mauvaise impression peut vous suivre un bon moment.

Vous êtes votre propre représentant et aussi le représentant de votre future profession. Vous devez respecter les principes et attitudes attendues de votre profession, quels que soient les situations, événements ou circonstances. Bien entendu, le savoir-faire a toujours sa place sur le marché du travail. Toutefois, celui-ci mise de plus en plus sur le savoir-être. Il sera grandement considéré lors des entrevues.

Vous pouvez rester vous-même ! Que vous soyez timide, dynamique, créatif, impulsif, ordonné ou autre, nous ne vous demandons pas changer du tout au tout. Vous devez tout simplement prendre conscience de l’importance des quelques règles de base énumérées ci-dessus.

Bon stage !