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La norme NCIAA : Un autre pas vers la normalisation du travail des archivistes

FRANÇOIS CARTIER,  chargé de cours

En 1990, la communauté archivistique canadienne se dotait d’une norme pour décrire les archives historiques, les Règles pour la description des documents d’archives (RDDA). Pour la première fois, les archivistes d’ici disposaient d’un outil permettant de structurer et d’alimenter de façon uniforme leurs descriptions archivistiques. De plus, cette normalisation ouvrait la voie à l’établissement d’un catalogue national fédérant les notices descriptives issues d’institutions culturelles partout au pays[1]. Cet exploit est en grande partie tributaire de l’adoption quasi généralisée des RDDA par la communauté archivistique canadienne [2].

Presque 30 ans plus tard, c’est un autre type de norme que les archivistes canadiens sont en voie de se donner : la Norme canadienne d’information pour l’acquisition d’archives (NCIAA). La norme est le résultat des efforts du Groupe de travail sur la norme nationale d’acquisition, un comité spécial relevant du Conseil canadien des archives. Les membres de ce comité sont tous des archivistes professionnels issus d’universités, de musées et d’institutions d’archives comme BAnQ et BAC.

Le principal argument justifiant la création d’une telle norme est qu’il se peut (…) qu’un certain degré de disparité existe au sein de la communauté archivistique au niveau de l’information requise lors de l’acquisition. Toutefois, les éléments constituant le processus d’acquisition sont assez généralisés pour soutenir le développement de la présente norme afin de documenter l’acquisition d’archives [3]. En ce sens, le fait de normaliser et de structurer les informations sur l’acquisition des documents en améliore le contrôle physique et intellectuel. Cela vient donc appuyer le travail réalisé avec les autres fonctions archivistiques, comme la classification, la description, la préservation et la diffusion [4].

Il serait trop long de détailler ici le contenu de la NCIAA. Mais on peut déjà avoir une bonne idée de la composition de cette norme avec ce descriptif sommaire des sept sections :

 

Zone d’information sur l’identité

 

Information identifiant uniquement l’établissement et la notice d’acquisition elle-même. Inclut aussi l’information identifiant la méthode de transfert; les moyens légaux selon lesquels les documents sont transférés à l’établissement; et, le cas échéant, l’information concernant les documents apparentés se trouvant déjà dans le dépôt.

 

Zone d’information sur la source

 

Information sur la provenance des documents, ou sur qui a créé, a détenu, ou a transféré les documents à l’établissement. L’exhaustivité des éléments d’information sur la source des documents permet de créer une historique de la conservation plus complète.

 

Zone d’information sur les documents

 

Information sur la date, la langue et l’étendue des documents acquis, de même qu’une description de leur portée et contenu. L’information sur l’étendue décrit autant la quantité que le type de documents, de même que les besoins pour l’entreposage. L’étendue de l’acquisition reçue est notée, car elle pourrait différer de la quantité éventuellement retenue.

 

Zone d’information de gestion

 

Localisation physique, information sur les droits et l’accès, information sur l’évaluation matérielle des documents (qui identifie et soutien la planification pour de futures activités de préservation), information sur l’évaluation (pour les valeurs archivistique et monétaires), de même que toute documentation associée qui contextualise ou favorise l’accès aux documents acquis.

 

Zone d’information sur les événements

 

Information à propos des intervention apportées lors du processus d’acquisition par le personnel de l’établissement.

 

Zone d’information générale

 

Notes générales ayant pour objet de consigner toute autre information pertinente qui ne trouve pas dans d’autres éléments de la norme.

 

Zone d’information de contrôle

 

Information sur la création de la notice d’acquisition, de même que sur toute modification y étant apportée au fil du temps.

Grâce à l’ensemble des informations colligées dans ses sept sections, la norme cherche à saisir de l’information relative aux étapes clés du processus d’acquisition, afin de préciser la nature des documents d’archives ainsi acquis, leur source ou provenance, ainsi que les événements liés à la manière dont une institution les traite [5].

Avec la rédaction complétée à l’automne, le Groupe de travail a diffusé le projet de norme à la communauté archivistique canadienne avec le 31 décembre comme date limite pour une rétroaction. Toutefois, la norme n’était disponible qu’en anglais. Une rapide traduction a été effectuée pendant le temps des Fêtes, si bien que la date butoir pour la fin de la consultation a été repoussée au 1er mars 2018. Il est donc encore temps d’aller examiner la norme et d’envoyer vos commentaires. Voici le lien où trouver l’information : https://www.surveymonkey.com/r/NCIAA.


[1] Ce portail, au niveau national, a pris la forme du portail « Archives Canada » (http://www.archivescanada.ca/homeFR?lang=fr). Au Québec, les notices sont regroupées sur le site du Réseau de diffusion des archives du Québec (http://rdaq.banq.qc.ca/accueil).

[2] Cette adhésion a été confirmée par Wendy Duff dans l’article suivant : « The Acceptance and Implementation of the Rules for Archival Description by Canadian Archives : A Survey », Archivaria, no. 47, printemps 1999, pp. 27 à 45.

[3] Conseil canadien des archives. Norme canadienne d’information pour l’acquisition d’archives. Ottawa, Conseil canadien des archives, 2017. Page 4.

[4] Ibid.

[5] Ibid.

Journée des archives du Conseil du patrimoine religieux du Québec (2018)

DANIEL DUCHARME, chargé de cours

La 5e Journée des archives du Conseil du patrimoine religieux du Québec (CPRQ) se tiendra à Trois-Rivières, secteur Cap-de-la-Madeleine, ce vendredi 27 avril 2018. Ces journées d’échanges entre les acteurs du milieu des archives des communautés religieuses sont ouvertes à la participation étudiante. Il s’agit d’une occasion unique de rencontrer les gens du milieu et ce, à un coût défiant toute concurrence.

Après avoir abordé diverses questions archivistiques, telles que la diffusion, le traitement et l’accès, le comité des archives du CPRQ revient au fondement même des archives pour se pencher sur le thème « De la valeur des archives religieuses ». Ces archives témoignent du rôle majeur joué par les communautés religieuses dans les différentes sphères de la société québécoise. Le comité entend ainsi jeter un nouvel éclairage sur la valeur sociétale de ces archives et sur l’importance de ces témoignages de vies. Ils souhaitent également attirer l’attention sur ce legs des communautés et lui donner sa juste reconnaissance au sein de notre patrimoine collectif.

La valeur des archives religieuses sera présentée sous trois angles distincts : 1) La valeur communautaire, qui sera abordée par l’ethnologue Jean Simard ; 2) La valeur documentaire, qui fera l’objet d’une conférence de l’historienne Lucia Ferretti ; 3) Enfin, la valeur sociétale, qui portera sur le leg des communautés religieuses à la société québécoise et qui donnera lieu à une table ronde réunissant quatre intervenants du milieu : Rachel Lemieux (Petites Sœurs de la Sainte-Famille, Carmelle Bisson (Augustines de l’Hôtel-Dieu de Québec), Lucie Lachapelle (auteure et cinéaste) et Janice Rosen (Archives juives canadiennes Alex Dwokin).

En après-midi, si vous n’êtes pas membre du Regroupement des archivistes religieux (RAR), vous aurez l’occasion de visiter le sanctuaire du Cap-de-la- Madeleine. La journée se terminera par une activité Archives à voix haute (L’héritage d’hiver vivant aujourd’hui) organisée par Hélène Élément (Sœurs de Sainte-Anne). On fera alors lecture de textes issus des archives des communautés religieuses. Avant le mot de fin, le comité des archives du CPRQ procédera au lancement du Guide d’accès aux archives religieuses qui sera offert gracieusement aux participants.

Les frais de participation ne s’élèvent qu’à 35 dollars pour les étudiants. Cela comprend les pauses santé et le repas du midi. Pour le coup, ça serait dommage de rater ça… La période d’inscription est ouverte jusqu’au 17 avril 2018.

5e Journée des archives du Conseil du patrimoine religieux du Québec
Vendredi, le 17 avril 2018 à 8h30
Maison de la Madone, sanctuaire du Cap-de-la-Madeleine
10 Rue Denis Caron, Trois-Rivières (Québec) G8T 3W

Pour accéder au programme et aux modalités d’inscription, veuillez suivre ce lien.

Archives 21 en 2018

DANIEL DUCHARME, chargé de cours

Comme vous le savez, Archives 21 est un blogue qui a pour objet la discipline archivistique dans le cadre de son enseignement. Il touche à tous les aspects de la profession sous un angle pédagogique, de transmission du savoir – connaissances théoriques et pratiques. Ses auteurs sont des chargés des cours, bien entendu, mais aussi des professeurs, des étudiants et des collègues du milieu. Bien qu’Archives 21 soit une initiative des enseignants en archivistique de l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information de l’Université de Montréal (EBSI), les contributeurs externes sont les bienvenus, qu’ils proviennent du Canada, de France ou de la Francophonie en général.

Le blogue Archives 21 est né d’un projet CLIP (Comité local d’intégration pédagogique) réalisé en 2014-2015. À ce titre, nous vous rappelons certains liens importants :

Si vous êtes chargé de cours et que vous avez un projet en tête, vous devez savoir que vous avez jusqu’au 1er février 2018 pour présenter un projet. Sinon, la prochaine date de tombée est le 1er juin. N’hésitez pas à communiquer avec vos représentants à l’EBSI si vous avez une idée de projet. Ils sont là pour vous aider.

Cette année, nous poursuivrons nos activités, publiant régulièrement des billets sur notre discipline et son enseignement. N’hésitez pas à formuler vos commentaires.

En terminant, au nom du comité de rédaction d’Archives 21, je vous souhaite une bonne année 2018.

Les trois clés de la description : contexte, contexte, contexte

FRANÇOIS CARTIER, chargé de cours

Je regardais récemment l’émission Antiques Roadshow. Le concept est simple : des gens apportent leurs antiquités sur le plateau de tournage et des experts les évaluent. Chemin faisant, nous en apprenons aussi sur la petite histoire de chaque objet évalué. Un homme a apporté un ensemble d’objets et de documents ayant appartenu à son grand-père, incluant une photographie de ce dernier en uniforme de capitaine de navire, deux médailles, une montre de poche et de la correspondance.

En 1913, alors qu’il était quartier-maître sur un navire américain, le grand-père en question avait participé à un sauvetage dans l’Atlantique-nord. Il répondait à un appel de détresse du S.S. Volturno, un navire anglais désemparé pendant une tempête, et réussit à sauver une partie des passagers menacés de naufrage.

Le S.S. Volturno.  Source : wikipedia

Peu après, le grand-père reçut deux médailles pour son courage, une du gouvernement anglais et une autre des autorités américaines. Il a aussi reçu une montre de poche en or de la part de ses propres passagers en appréciation de son courage, de même que des lettres de reconnaissance des passagers sauvés du désastre.

Pour l’ensemble des objets et documents, l’évaluateur du Antiques Roadshow donna une valeur monétaire de 1 500 à 2 500 dollars américains. Une valeur intéressante, certes, mais ce qu’il a mentionné par la suite m’a frappé : «  Cette valeur est surtout due à l’excellente provenance de cette collection ». En langage d’archiviste, ça veut dire que ces documents et objets avaient été très bien contextualisés. Ceci a permis de donner une valeur monétaire intéressante à l’ensemble examiné ce jour-là, mais cela indique aussi que la fameuse « valeur de témoignage » assurée par le respect de principe de provenance avait été sauvegardée. Si chaque item relié à ce sauvetage avait été sorti de son contexte de création et éparpillé aux quatre coins des États-Unis (par exemple, les médailles dans la collection d’un musée X, la montre dans le musée Y et les lettres aux Archives nationales des États-Unis), on imagine facilement l’appauvrissement du message.

Autre exemple. La carte de 1888 intitulée Map Shewing Mounted Police Stations & Patrols Throughout the North-West Territories, During the Year 1886 (oui, je sais, les cartes du XIXe siècle avaient des titres épouvantablement longs!). Comme son titre l’indique, ce document cartographique montre les postes et les patrouilles de la police montée canadienne dans les territoires du Nord-Ouest, ce qui à l’époque correspondait en partie aux provinces de l’Alberta, de la Saskatchewan et du Manitoba. L’information contenue dans la carte est historiquement très intéressante.

Source : Bibliothèque et Archives Canada

Toutefois, la réelle signification de cette carte vient de sa raison d’être, de son contexte : un an après la rébellion du Nord-Ouest de 1885, elle est là pour montrer que le gouvernement de John A. MacDonald a repris le contrôle de ce territoire et que la police montée veille au grain. Cette carte, au final, est une démonstration de force.

Détail de la carte de 1888

Au-delà de ces deux exemples, on pourrait argumenter que chaque document d’archives, seul ou en agrégats, ne peut vraiment « parler » sans son contexte de création. Après tout, un document qui porte le qualificatif d’historique n’est que la manifestation d’une histoire, en tout ou en partie !

Personne ne se lève un matin en disant : « Tiens, aujourd’hui, je vais créer des documents d’archives ». Une lettre, une photo, un enregistrement audio, tous sont produits pour une raison. Malheureusement, ces « raisons » sont souvent vite oubliées. De plus, il serait fastidieux, voire impossible pour un  archiviste de donner (ou redonner) à chaque document le contexte qu’il mérite dans une notice descriptive. Face à la masse d’information qui dort encore dans les dépôts d’archives en attente de « parler », nul n’est tenu à l’impossible.

Mais on peut essayer ! Comme archivistes, vous pouvez redonner ce contexte au plus grand nombre de documents possible. Et ceci s’applique même à ceux qui se définissent comme gestionnaire de documents. Imaginez ! Vous avez la chance d’être présents lors de la création des documents ! À vous d’assurer qu’ils sauront raconter leur histoire pour les prochaines générations de chercheurs !

Archives 21 a un an…

Le comité de rédaction d’Archives 21 est heureux de souligner le premier anniversaire du blogue des enseignants en archivistique de l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information (EBSI) de l’Université de Montréal. Issu d’un projet du Comité local d’intégration pédagogique (CLIP), ce blogue vient de traverser sa première année. Comme vous le savez, il s’avère difficile de maintenir un blogue professionnel en activité. Pour un qui tient le coup, trois ou quatre tombent au combat. Archives 21 tient le cap avec un billet chaque quinzaine. Fort de ses 66 abonnés et de ses nombreux lecteurs étudiants et professionnels, nous comptons bien faire davantage en 2017-2018.

Le succès d’un blogue repose sur sa régularité et sur l’esprit de collaboration qui l’anime. À ce titre, le comité de rédaction remercie chaleureusement tous ses rédacteurs étudiants, chargés de cours et professeurs.

Les études, ça prend du temps !

FRANÇOIS CARTIER, chargé de cours
ISABELLE DION, chargé de cours et coordonnatrice des stages

 

Lorsque l’on est étudiant, la notion de temps devient une donnée essentielle. Lectures à faire avant le prochain cours, étude à faire pour l’examen intra ou bien rendez-vous à planifier avec les collègues pour cet interminable TP que vous demande le prof. Les étudiants manquent toujours de temps, mais  peut-être est-ce parce qu’ils connaissent mal le concept de « temps académique ».

Commençons par quelques chiffres tirés du règlement pédagogique des études de 1er cycle.  Le crédit est une unité de mesure qui sert à quantifier la charge de travail exigée pour un étudiant pour atteindre les objectifs d’un cours. Un crédit égale 45 heures de travail pour l’étudiant. Il peut s’agir de la présence en classe, de l’étude en prévision d’un examen, de la réalisation d’un travail de recherche, etc.  Comme la plupart des cours comptent trois crédits, c’est donc un total de 135 heures de travail qu’il faut investir dans un cours.  Comment répartir ces 135 heures au cours du trimestre ? Il y a les heures passées en classe bien sûr, mais également les heures de travail et d’études à la maison ou en laboratoire.  Il y a généralement 15 séances pour un cours (14 séances en classe + la semaine de lecture). L’étudiant doit donc prévoir 42 heures de présence en classe (14 séances x 3 heures). Il nous reste encore 93 heures de travail et d’études (135 heures – 42 heures en classe), soit environ six heures par semaine.

Comment gérer ces 93 heures ? Les enseignants vous offrent parfois une réponse en liant les évaluations et activités du cours à la charge de travail. Voici un exemple :

  • 42 heures de présence en classe
  • 20 heures de préparation aux examens
  • 40 heures pour la réalisation du travail pratique no 1
  • 20 heures pour la réalisation du travail pratique no 2
  • 10 heures pour les lectures obligatoires
  • 3 heures pour préparer et terminer un travail pratique au laboratoire d’informatique

      Total  = 135 heures

L’étudiant peut donc faire cet exercice en début de session, car il connait à l’avance la pondération pour chaque évaluation. Il est logique de consacrer plus de temps à un travail valant 50% qu’à un de 10%. Il connait aussi ses méthodes de travail qui lui permettront par exemple de consacrer moins temps à l’étude de ses examens, mais plus de temps aux lectures obligatoires.

Jusqu’à maintenant, nous n’avons évoqué que la gestion du temps pour un cours. Qu’en est-il lorsque l’étudiant a un statut à temps plein ? S’il est inscrit à cinq cours, eh bien, il faut multiplier ce temps par cinq ! Si nous examinons brièvement le temps sur une semaine, l’étudiant inscrit à cinq cours aura 15 heures de présence en classe (5 cours x 3 heures) et 30 heures de travail à réaliser en dehors des heures de classe (6 heures x 5 cours). Un total de 45 heures par semaine, c’est-à-dire l’équivalent d’un emploi à temps plein. À cette somme, il faut ajouter le cas échéant un emploi à temps partiel,  des activités sociales, une vie amoureuse et familiale, etc.

Au niveau de la planification du temps, les travaux en équipe représentent une situation problématique souvent évoquée par les étudiants. Pour toutes les équipes bien rodées, il y a les cas (heureusement isolés) où l’harmonie fait défaut. Notons tout d’abord que les travaux en équipe ne sont pas un moyen pour les enseignants d’avoir moins de corrections à faire ! Ceux qui vous donnent des cours (et des travaux !) bénéficient habituellement des services d’auxiliaires d’enseignement qui effectuent, entre autres, la correction des travaux et examens des étudiants. Les travaux en équipe sont une façon de vous amener à collaborer avec vos collègues afin de produire un résultat concret. Ce genre de situation se répétera plus tard dans votre milieu de travail, alors aussi bien apprendre le travail collaboratif sur les bancs d’école !

Travailler en équipe va donc vous demander de planifier votre temps de façon plus serrée. Non seulement devrez-vous gérer l’échéance de remise du travail, mais vous devrez fixer un échéancier dans votre propre équipe : Qui fait quoi ? Quand seront remises les différentes parties du travail ? Combien de temps se garder pour les imprévus ou la révision finale du travail avant la remise ? C’est une sorte de mini gestion de projet, un exercice que vous répéterez souvent par la suite en situation d’emploi.

Comme en milieu de travail, vos collègues étudiants arrivent chacun avec leurs personnalités : il y aura le perfectionniste qui argumente pour chaque virgule, son cousin le leader contrôlant qui prend tout en charge, le nonchalant qui produit sa part sans y mettre trop d’effort et celui qui ne répond plus à vos courriels et qui sèche les réunions de travail. Ceci dit, ce sont les exceptions, car la majorité de vos collègues sont tous aussi motivés que vous  et désirent produire le meilleur travail possible.

En équipe, pour bien gérer votre échéancier, voici quelques trucs :

  • Il est important de bien prendre connaissance du travail à effectuer et à le décortiquer afin d’identifier les tâches requises à sa réalisation :
    • lectures à faire
    • compilation de données ou d’informations
    • rédaction et révision
    • etc.
  • Ça semble évident, mais fixez clairement votre échéancier dès le début ; mettez-le sur papier, qui même à faire un petit diagramme de Gantt . Ce sera votre feuille de route de laquelle il faudra dévier le moins possible.
  • Déterminer, en fonction des forces et faiblesses de chacun, qui fera quoi.
  • Échanger vos coordonnées (téléphone, courriel) afin que tous soient joignables. La communication est un élément central dans votre démarche !
  • Faire un suivi régulier de l’avancée des travaux afin d’éviter que vous soyez pressés par le temps. Croyez-le, un travail fait à la dernière minute, ça se reconnaît facilement !
  • En cas de désaccord, articulez clairement vos arguments et faites-le dans un esprit de respect et de collégialité.
  • Lors de la remise, assurez-vous que tous les membres de l’équipe aient vu le produit final afin que tous soient en accord avec le contenu soumis dans le travail.

Bref, le travail en équipe représente un défi additionnel pour les étudiants, mais c’est aussi un apprentissage qui servira une fois le diplôme obtenu. C’est une expérience qui se veut formatrice, notamment dans la gestion du temps. Et rappelez-vous que même si tout ne fonctionne pas comme sur des roulettes, c’est un peu le reflet de ce qui pourra arriver en milieu de travail !

Enquête sur les archives des archives

WILLIAM YOAKIM, étudiant au doctorat
YVON LEMAY, professeur agrégé
CHRISTINE DUFOUR, professeure agrégée

Créer, évaluer, préserver, éliminer et exploiter des documents, telle est une partie des tâches effectuées quotidiennement par les archivistes du monde entier. Bien réalisées, ces actions contribuent à préserver la mémoire de familles, d’entreprises, de villes, de régions, de pays, et, d’une certaine manière, de l’humanité. Les archivistes doivent, afin de développer une rigueur de travail exemplaire, se doter de règles, mais également d’outils qui viendront les épauler dans l’accomplissement de leur mission. Dépositaires d’une science évoluant, s’adaptant et, parfois, subissant l’histoire des hommes, les responsables de services et de centres d’archives ne cessent de prodiguer aides et conseils aux créateurs de documents. Parmi ces recommandations, l’utilisation d’un plan de classification et d’un calendrier de conservation, permettant respectivement une meilleure identification et conservation de la production documentaire, est continuellement prônée. Quand ils sont bien réalisés, ces deux outils de gestion sont considérés comme constituant la base d’un traitement optimal et réfléchi des documents produits. Il n’est donc guère surprenant de voir Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) en faire la promotion auprès des organismes publics : « Avec le plan de classification, le calendrier de conservation constitue un des éléments de base de la saine gestion documentaire d’un organisme public. » (BAnQ, s. d.)

Face à ces recommandations du milieu archivistique, il est légitime et pertinent de se questionner sur la gestion des documents directement produits et/ou reçus par les services et centres d’archives. Les responsables de ces derniers utilisent-ils les mêmes outils qu’ils recommandent ? Comme le démontrent certains ouvrages consacrés à la gestion des centres d’archives, tels que Keeping Archives de l’Australian Society of Archivists (Ellis, 1993), ces derniers doivent continuellement gérer et produire de nombreux documents afin d’assurer une saine gestion de ceux dont ils ont la charge. Malheureusement, comme l’affirme Jacques Grimard dans La gestion d’un centre d’archives : Mélange en l’honneur de Robert Garon :

La gestion de l’information, des documents, des archives mêmes nécessaires au fonctionnement des institutions ou services d’archives ou de gestion des documents n’a pas fait l’objet de recherche ni de réflexion très poussée. (Gagnon-Arguin et Grimard, 2003, p. 123)

Ainsi, à la certitude quant à la quantité importante de documents produits et/ou reçus par les services et les centres d’archives, s’oppose une absence remarquée de la littérature secondaire sur ce sujet. Immanquablement vient alors la question de savoir si les services et centres d’archives assurent la préservation de leur patrimoine documentaire de manière aussi efficace que celle qu’ils prônent et mettent en place pour les autres producteurs de documents. Les archivistes du futur pourront-ils trouver suffisamment de ressources lorsqu’il s’agira de s’interroger sur la gestion des services et centres d’archives de la fin du XXe et début du XXIe siècle ?

C’est afin de répondre aux nombreuses interrogations relevées ci-dessus qu’une enquête exploratoire, ayant pour objectif de saisir et de décrire un domaine encore peu exploré dans la littérature (Fortin et Gagnon, 2016, p. 69), a été menée en 2016. Le but principal a été d’identifier le traitement des documents produits et/ou reçus par les services et les centres d’archives du Québec dans le cadre de leurs activités. Ces derniers utilisent-ils un plan de classification et/ou un calendrier de conservation regroupant de manière exhaustive leurs documents de gestion et de fonction ou d’exploitation ?

Grâce à un questionnaire auto-administré et en ligne, plus de quatre-vingt-dix (46) centres d’archives dans la liste des membres du Réseau des services d’archives du Québec (RAQ) ont été contactés et plus de 40% de ces derniers nous ont fourni des réponses complètes et exploitables. Elles révèlent que même si l’existence d’un plan de classification et d’un calendrier de conservation semble, d’un premier regard, être acquise pour la majorité des services et centres d’archives interrogées, ces outils ne sont pas sans lacune et indiquent un problème général de préservation des documents produits et/ou reçus par les services et centres d’archives du Québec.

La méthodologie de travail mise en place, mais également les nombreux résultats obtenus dans le cadre de cette enquête sont disponibles dans Papyrus, le dépôt institutionnel de l’Université de Montréal.

 

Sources consultées:

  • BAnQ. (s. d.). Calendrier de conservation.
  • Ellis, J. (dir.). (1993). Keeping archives. Victoria, Australie : D.W. Thorpe ; Australian Society of Archivists Inc.
  • Fortin, M.-F. et Gagnon, J. (dir.). (2016). Fondements et étapes du processus de recherche. Montréal, QC : Chenelière éducation.
  • Gagnon-Arguin, L. et Grimard, J. (dir.). (2003). La gestion d’un centre d’archives : mélanges en l’honneur de Robert Garon. Québec, QC : Presses de l’Université du Québec.

Un projet de mise à jour de la terminologie de base en sciences de l’information

DANIEL DUCHARME, chargé de cours

Au printemps 2017, des chargés de cours de l’EBSI soumettait un projet au Comité local d’intégration pédagogique (CLIP), projet qui consiste à étendre la compilation terminologique de base en archivistique (projet 2015) aux sciences de l’information. En fait, il s’agit d’une mise à jour de la terminologie réalisée dans les années 1990 et qui a été retirée du site de l’EBSI en 2002 en raison de sa désuétude. À nos yeux, il devenait important de mettre à jour cette terminologie pour mieux soutenir l’évolution des cours offerts dans les programmes de l’EBSI afin que ceux-ci reflètent bien l’évolution de la discipline et de la profession. Ainsi, ce projet permettra de compléter celui de 2015 qui n’avait ciblé que les cours en archivistique. Les responsables du projet sont Dominic Boisvert et moi-même, le signataire de ce billet.

À la fin du projet (janvier 2018) – et c’est le but que nous recherchons par sa réalisation -, l’EBSI disposera d’une terminologie en sciences de l’information sur laquelle tous les enseignants (chargés de cours et professeurs) pourront s’appuyer pour dispenser leur enseignement. Cette terminologie sera à jour et pourra constituer une référence incontournable pour les étudiants, les chargés de cours et les professeurs de l’EBSI. Par ailleurs, elle participera au rayonnement de l’École dans la francophonie grâce à sa double diffusion : téléchargement (PDF) et application Web.

Pour réaliser le projet, la participation des chargés de cours et professeurs de l’EBSI est essentielle. Cet automne, chacun d’eux sera invité à nous faire parvenir les termes clés, accompagnés de leurs définitions, qu’ils utilisent dans le cadre de leur enseignement. De notre côté, nous analyserons les plans de cours du certificat en gestion de l’information numérique et de la maîtrise en sciences de l’information, ceux du certificat en archivistique ayant été analysés en 2015. Une fois les termes retenus, nous comparerons les termes issus de cette analyse avec ceux que nous aurons envoyés les enseignants. Nous compléterons au besoin en consultant les ouvrages récents pour compiler les définitions et leurs équivalents anglais. Enfin, cette première compilation terminologique sera envoyée à tous les enseignants de l’EBSI pour fin de commentaires et de validation. Les correctifs seront apportés avant la diffusion de l’ouvrage en février 2018.

La terminologie en sciences de l’information sera diffusée sous la forme d’un fichier PDF qui sera remis aux étudiants à leur entrée à l’EBSI de même qu’aux enseignants. Elle sera également disponible – et c’est ici que cela devient plus intéressant – par une application open source accessible sur le site Web de l’EBSI. La version Web sera disponible tant aux étudiant(e)s et aux enseignant(e)s ainsi qu’à toute personne visitant le site Web de l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information, notamment les bibliothécaires, les documentalistes et les gestionnaires de systèmes d’information. Autre précision, la version Web sera conçue à partir de l’application open source TEMATRES.

Grâce à la participation de tous les enseignants, chargés de cours et professeurs confondus, cet outil terminologique constituera un point positif dans la voie de l’harmonisation et la normalisation de nos pratiques en sciences de l’information.

Pour consulter la section archivistique de la terminologie, veuillez suivre ce lien. Pour en savoir davantage, veuillez lire aussi le billet de Dominic Boisvert consacré à ce projet.

Qu’est-ce que le PIAF ?

CAROLINE BECKER, Webmestre et Directrice des opérations du PIAF
DIDIER GRANGE, Président du comité de pilotage du PIAF

Depuis plus de quinze ans, l’Association Internationale des Archives Francophones (AIAF), soutenue par ses partenaires financiers, pilote le Portail International Archivistique Francophone ou « PIAF ». Inauguré à Tunis en 2005 lors du Sommet Mondial de la Société de l’Information organisé par les Nations-Unies, il a été utilisé par plus de 96’000 personnes en 2016. Le PIAF est un espace virtuel de formation, d’information et d’échange. Il est dédié à l’archivistique, aux archives et aux archivistes. Ce site, ouvert à tous, gratuit et libre d’accès, présente une vision intégrée de l’archivistique francophone. Même si le site est en français, il est fréquenté par des archivistes d’un très grand nombre de pays en dehors de la Francophonie.

Le PIAF est composé de trois volets :

– Le volet « Se former » permet d’accéder à une formation en ligne, libre et gratuite. Il s’adresse en premier lieu aux professionnels isolés, qui n’ont pas accès à des cours de base ou de perfectionnement ni à la littérature professionnelle. Le PIAF constitue également une ressource bienvenue pour des personnes n’appartenant pas à la profession, qui souhaitent s’initier à la gestion des archives. Il est aussi utilisé dans le cadre de cours en archivistique dans de nombreuses universités et écoles spécialisées à travers le monde. Cette offre pédagogique est régulièrement actualisée et enrichie.

– Le second volet, intitulé « Se documenter », est constitué d’un ensemble de ressources documentaires destiné aux professionnels. L’idée est de leur offrir, à travers les différentes rubriques de cet espace, une boîte à outils de l’archiviste contemporain. Il comprend donc une bibliographie archivistique francophone exhaustive et unique en son genre. Il met à disposition des galeries de photographies et des films illustrant les différentes fonctions de l’archiviste (gestionnaire, conservateur, financier, lobbyiste, maître d’œuvre d’un projet architectural, informaticien, spécialiste de la communication et de l’évènementiel). Le blogue des actualités archivistiques francophones vient également souligner, par des exemples précis, les différentes facettes de ce métier. Il donne accès à une liste, en les recensant fiche par fiche dans un annuaire, de toutes les institutions d’archives francophones dans le monde. Il propose pour finir une webographie ou liens utiles vers des blogues d’archivistes francophones, des listes de discussions professionnelles, des revues archivistiques en ligne et des sites d’associations professionnelles. Cette boîte à outils proposera également d’ici peu des textes de références pédagogiques ainsi que des textes législatifs.

– Finalement, le PIAF met à disposition un outil de travail collaboratif et d’échange entre pairs, baptisé « E-pro » (pour « Espace professionnel »). E-pro est une plateforme sécurisée dont l’accès est limité aux seules personnes inscrites. Actuellement, plus de 1280 personnes participent à cet espace. Plus de 80 groupes de travail ont été créés autour de différents thèmes. Pour s’inscrire, il suffit d’en faire la demande sur le Portail. E Pro nous permet de fédérer une communauté de métier francophone autour du PIAF tout comme notre page Facebook, notre compte Twitter et notre lettre d’information bisannuelle le « Cri du PIAF ».

Au mois d’avril 2016, après des travaux conséquents, une nouvelle version du site a été lancée. Elle a été conçue pour être utilisable sur les tablettes et sur les smartphones. L’ergonomie est plus dynamique et la navigation plus fluide.

La principale transformation – et elle est de taille – qui s’impose aujourd’hui à tout archiviste, qu’il ait été formé au XXème ou au XXIème siècle, est la prolifération du numérique dans son champ d’activité. Dans cette nouvelle version du PIAF, nous avons renforcé notre offre dans ce domaine afin que tous les archivistes aient le moyen de se former à la gestion des documents numériques et aux nouvelles techniques de conservation.

Mais cette nouvelle version ne constitue qu’une étape dans le développement du site. Parmi les travaux en cours ou à venir, on peut noter la création probable d’un quatrième volet général, consacré à la recherche en archivistique. Deux modules, l’un consacré aux référentiels métiers et l’autre à la législation archivistique francophone, sont en cours de préparation.

L’avenir du PIAF dépend fortement du degré d’engagement tant des institutions qui le soutiennent que de celui des professionnels prêts à contribuer au projet. Il est donc de la responsabilité de notre communauté professionnelle dans son entier de faire en sorte que le PIAF continue sur sa lancée, en alliant qualité, solidarité et service à la communauté.

A ce titre, l’équipe du PIAF lance une grande enquête auprès des internautes, enseignants, étudiants férus d’archivistique, dont vous êtes, chers lecteurs d’Archives 21 ! L’objectif, au terme de cette enquête, est d’établir une liste des textes incontournables ou « fondamentaux » pour une bonne maîtrise du métier d’archiviste et/ou de l’archivistique. N’hésitez pas à collaborer en envoyant votre liste à Aïda Chebbi (aida.chebbi@umontreal.ca) dans « commentaires » de notre blogue ! Cette liste figurera dans une nouvelle rubrique du PIAF.

Insistons, pour terminer, sur le très vif succès remporté par le PIAF. Il n’a pas d’équivalent au niveau international. Il peut faire la fierté des archivistes francophones dont la réussite, à travers cette réalisation particulière, à bien des égards et sous des latitudes différentes, est enviée. Certainement peut-on considérer le PIAF comme un modèle, qui pourrait un jour inspirer d’autres communautés professionnelles, voire le Conseil International des Archives (ICA).

Boîte à outils portables : créer un bordereau de versement pour Bagger

DOMINIC BOISVERT, chargé de cours

 

Dans un billet précédent nous avons démontré qu’il est possible d’utiliser des applications portables pour générer un SIP. L’un des logiciels que nous avons utilisé était Bagger [1]. Bagger est développé par la Library of Congress des États-Unis et est livré avec quelques profils de métadonnées. Dans ce billet, nous verrons comment modifier les profils de métadonnées et même comment en créer un nouveau.

Bagger peut être utilisé à toutes les étapes de traitement d’archives numériques. Puisqu’un fichier produit par Bagger (un sac dans la terminologie du projet) n’est rien d’autre qu’un fichier compressé auquel sont ajoutés des métadonnées. Le fichier compressé contient l’ensemble des documents que vous avez sélectionnés, en conservant la structure hiérarchique, en plus d’un inventaire des fichiers avec leur somme de contrôle. Vous pouvez paramétrer Bagger pour choisir, entre autres, le format de compression, l’algorithme de la somme de contrôle et déterminer certaines informations d’identification du sac. C’est précisément le sujet de ce billet.

Dans le billet précédent, nous utilisions Bagger pour regrouper des documents numériques pour en faire le versement. Il serait aussi possible d’utiliser Bagger pour stocker des AIP (Archival information Package, les paquets d’information à archiver) et même au moment de diffuser le contenu d’un AIP sous forme de paquet d’information à diffuser (DIP).

L’un des avantages de Bagger est qu’il ajoute des métadonnées au fichier compressé. Une partie de ces métadonnées forme l’équivalent d’un bordereau de versement. Voyons comment modifier un profil de métadonnées pour qu’il réponde aux besoins de votre institution.

Lorsque vous lancez Bagger pour la première fois, celui-ci crée un répertoire « bagger » dans lequel sont copiés différents profils de métadonnées. Les profils de métadonnées sont en format JSON. Le « JSON » JavaScript Object Notation – Notation Objet issue de JavaScript) est un format léger d’échange de données. » [2] Il a l’avantage d’être facile à lire par l’humain et d’être extrêmement malléable.

L’un des profils est « other-project-profile.json ». Nous l’utiliserons comme canevas de départ. Je vous suggère de le copier et de le renommer « mon-profil.json ». Vous pourriez aussi simplement créer un fichier vide avec un éditeur de texte comme bloc-note ou Notepad++ ou atom.io (mon préféré).

Le profil de métadonnées contient des couples nom/valeur comme celui-ci :

« Send-To-Name » : { « requiredValue » : « Sandy Bostian » },

Ici, le nom est « Send-to-Name » et la valeur est « Sandy Bostian ». L’expression « requiredValue » réfère à la boite de saisie dans le logiciel Bagger. Il est aussi possible de rendre un couple nom/valeur obligatoire en ajoutant la ligne « fieldRequired : true ».

En inscrivant une valeur (ici, Sandy Bostian) dans le profil nous pouvons pré-remplir le bordereau ou donner un exemple au producteur.

Il s’agit maintenant de déterminer quels sont les couples nom/valeur dont vous avez besoin dans votre bordereau de versement. Si votre organisme possède déjà un bordereau de versement, vous devriez y puiser vos couples nom/valeur. Pour notre exemple, nous nous limiterons à six couples : (1) Identification du producteur, (2) Courriel du producteur, (3) Identifiant du versement, (4) Identification de l’OAIS, (5) Identification du protocole de versement, et (6) Identifiant du versement.

Le couple « Identification du producteur » permet d’identifier la personne ou l’organisme producteur du SIP.

Comme il s’agit d’une information importante, nous la rendrons obligatoire. Et pour aider notre producteur nous ajouterons « Votre nom ou celui de votre institution » pour l’informer qu’il doit s’identifier.

« Identification du producteur » : {
« fieldRequired » : true, « requiredValue » : « Votre nom ou celui de votre institution »
},

Le couple « Courriel du producteur » permet de documenter au moins un moyen de communication avec le producteur. Comme cette information est aussi disponible ailleurs nous la laisserons facultative.

« Courriel du producteur » : {
« requiredValue » : «  »
},

Le couple « Identifiant du versement » permet de repérer le versement parmi d’autres fait par le même producteur.

« Identifiant du versement » : { « fieldRequired » : true, « requiredValue » : « Identifiant donnée par le producteur »},

Ici, vous identifiez votre institution.

« Identification de l’OAIS » : {
« fieldRequired » : true,
« requiredValue » : « Inscrire le nom de votre institution »
},

Le couple « Identification du protocole de versement » permet de documenter le numéro ou un autre identifiant du protocole de versement signé entre le producteur et votre organisme.

« Identification du protocole de versement » : {
« fieldRequired » : true,
« requiredValue » : « Identifiant unique du protocole de versement »
},

Notre dernier couple identifie le versement dans le système de gestion des archives de votre organisme.

« Identifiant du versement » : {
« fieldRequired » : true,
« requiredValue » : « ID unique du SIP »
}

Le fichier complet :

{
« Identification du producteur » :
{
« fieldRequired » : true, « requiredValue » :
« ACME »
},
« Courriel du producteur » : {
« requiredValue » :  »
},
« Identifiant du versement » : {
« fieldRequired » : true,
« requiredValue » : « Identifiant donnée par le producteur »
},
« Identification de l’OAIS » : {
« fieldRequired » : true,
« requiredValue » : « Inscrire le nom de votre institution »
},
« Identification du protocole de versement » : {
« fieldRequired » : true,
« requiredValue » : « Identifiant unique du protocole de versement »},
« Identifiant du versement » :
{ « fieldRequired » : true,
« requiredValue » : « ID unique du SIP »
}
}

Attention à respecter l’écriture JSON. S’il y a plus d’un élément dans un couple nom/valeur il faut mettre une virgule entre les éléments (à la fin des lignes dans notre exemple), sauf au dernier. Les indentations ne sont pas obligatoires et ne servent qu’à faciliter la lecture. Chaque couple nom/valeur pourrait être sur une seule ligne mais cela alourdi la lecture.

Voilà, vous avez maintenant un profil de métadonnées JSON compatible avec Bagger et les besoins de votre organisme. Au prochain démarrage de Bagger, votre profil sera disponible dans la liste des profils.

Notes

[1] https://github.com/LibraryOfCongress/bagger

[2] http://w w w.JSON.org/JSON-fr.html