Archives mensuelles : septembre 2017

Les études, ça prend du temps !

FRANÇOIS CARTIER, chargé de cours
ISABELLE DION, chargé de cours et coordonnatrice des stages

 

Lorsque l’on est étudiant, la notion de temps devient une donnée essentielle. Lectures à faire avant le prochain cours, étude à faire pour l’examen intra ou bien rendez-vous à planifier avec les collègues pour cet interminable TP que vous demande le prof. Les étudiants manquent toujours de temps, mais  peut-être est-ce parce qu’ils connaissent mal le concept de « temps académique ».

Commençons par quelques chiffres tirés du règlement pédagogique des études de 1er cycle.  Le crédit est une unité de mesure qui sert à quantifier la charge de travail exigée pour un étudiant pour atteindre les objectifs d’un cours. Un crédit égale 45 heures de travail pour l’étudiant. Il peut s’agir de la présence en classe, de l’étude en prévision d’un examen, de la réalisation d’un travail de recherche, etc.  Comme la plupart des cours comptent trois crédits, c’est donc un total de 135 heures de travail qu’il faut investir dans un cours.  Comment répartir ces 135 heures au cours du trimestre ? Il y a les heures passées en classe bien sûr, mais également les heures de travail et d’études à la maison ou en laboratoire.  Il y a généralement 15 séances pour un cours (14 séances en classe + la semaine de lecture). L’étudiant doit donc prévoir 42 heures de présence en classe (14 séances x 3 heures). Il nous reste encore 93 heures de travail et d’études (135 heures – 42 heures en classe), soit environ six heures par semaine.

Comment gérer ces 93 heures ? Les enseignants vous offrent parfois une réponse en liant les évaluations et activités du cours à la charge de travail. Voici un exemple :

  • 42 heures de présence en classe
  • 20 heures de préparation aux examens
  • 40 heures pour la réalisation du travail pratique no 1
  • 20 heures pour la réalisation du travail pratique no 2
  • 10 heures pour les lectures obligatoires
  • 3 heures pour préparer et terminer un travail pratique au laboratoire d’informatique

      Total  = 135 heures

L’étudiant peut donc faire cet exercice en début de session, car il connait à l’avance la pondération pour chaque évaluation. Il est logique de consacrer plus de temps à un travail valant 50% qu’à un de 10%. Il connait aussi ses méthodes de travail qui lui permettront par exemple de consacrer moins temps à l’étude de ses examens, mais plus de temps aux lectures obligatoires.

Jusqu’à maintenant, nous n’avons évoqué que la gestion du temps pour un cours. Qu’en est-il lorsque l’étudiant a un statut à temps plein ? S’il est inscrit à cinq cours, eh bien, il faut multiplier ce temps par cinq ! Si nous examinons brièvement le temps sur une semaine, l’étudiant inscrit à cinq cours aura 15 heures de présence en classe (5 cours x 3 heures) et 30 heures de travail à réaliser en dehors des heures de classe (6 heures x 5 cours). Un total de 45 heures par semaine, c’est-à-dire l’équivalent d’un emploi à temps plein. À cette somme, il faut ajouter le cas échéant un emploi à temps partiel,  des activités sociales, une vie amoureuse et familiale, etc.

Au niveau de la planification du temps, les travaux en équipe représentent une situation problématique souvent évoquée par les étudiants. Pour toutes les équipes bien rodées, il y a les cas (heureusement isolés) où l’harmonie fait défaut. Notons tout d’abord que les travaux en équipe ne sont pas un moyen pour les enseignants d’avoir moins de corrections à faire ! Ceux qui vous donnent des cours (et des travaux !) bénéficient habituellement des services d’auxiliaires d’enseignement qui effectuent, entre autres, la correction des travaux et examens des étudiants. Les travaux en équipe sont une façon de vous amener à collaborer avec vos collègues afin de produire un résultat concret. Ce genre de situation se répétera plus tard dans votre milieu de travail, alors aussi bien apprendre le travail collaboratif sur les bancs d’école !

Travailler en équipe va donc vous demander de planifier votre temps de façon plus serrée. Non seulement devrez-vous gérer l’échéance de remise du travail, mais vous devrez fixer un échéancier dans votre propre équipe : Qui fait quoi ? Quand seront remises les différentes parties du travail ? Combien de temps se garder pour les imprévus ou la révision finale du travail avant la remise ? C’est une sorte de mini gestion de projet, un exercice que vous répéterez souvent par la suite en situation d’emploi.

Comme en milieu de travail, vos collègues étudiants arrivent chacun avec leurs personnalités : il y aura le perfectionniste qui argumente pour chaque virgule, son cousin le leader contrôlant qui prend tout en charge, le nonchalant qui produit sa part sans y mettre trop d’effort et celui qui ne répond plus à vos courriels et qui sèche les réunions de travail. Ceci dit, ce sont les exceptions, car la majorité de vos collègues sont tous aussi motivés que vous  et désirent produire le meilleur travail possible.

En équipe, pour bien gérer votre échéancier, voici quelques trucs :

  • Il est important de bien prendre connaissance du travail à effectuer et à le décortiquer afin d’identifier les tâches requises à sa réalisation :
    • lectures à faire
    • compilation de données ou d’informations
    • rédaction et révision
    • etc.
  • Ça semble évident, mais fixez clairement votre échéancier dès le début ; mettez-le sur papier, qui même à faire un petit diagramme de Gantt . Ce sera votre feuille de route de laquelle il faudra dévier le moins possible.
  • Déterminer, en fonction des forces et faiblesses de chacun, qui fera quoi.
  • Échanger vos coordonnées (téléphone, courriel) afin que tous soient joignables. La communication est un élément central dans votre démarche !
  • Faire un suivi régulier de l’avancée des travaux afin d’éviter que vous soyez pressés par le temps. Croyez-le, un travail fait à la dernière minute, ça se reconnaît facilement !
  • En cas de désaccord, articulez clairement vos arguments et faites-le dans un esprit de respect et de collégialité.
  • Lors de la remise, assurez-vous que tous les membres de l’équipe aient vu le produit final afin que tous soient en accord avec le contenu soumis dans le travail.

Bref, le travail en équipe représente un défi additionnel pour les étudiants, mais c’est aussi un apprentissage qui servira une fois le diplôme obtenu. C’est une expérience qui se veut formatrice, notamment dans la gestion du temps. Et rappelez-vous que même si tout ne fonctionne pas comme sur des roulettes, c’est un peu le reflet de ce qui pourra arriver en milieu de travail !

Enquête sur les archives des archives

WILLIAM YOAKIM, étudiant au doctorat
YVON LEMAY, professeur agrégé
CHRISTINE DUFOUR, professeure agrégée

Créer, évaluer, préserver, éliminer et exploiter des documents, telle est une partie des tâches effectuées quotidiennement par les archivistes du monde entier. Bien réalisées, ces actions contribuent à préserver la mémoire de familles, d’entreprises, de villes, de régions, de pays, et, d’une certaine manière, de l’humanité. Les archivistes doivent, afin de développer une rigueur de travail exemplaire, se doter de règles, mais également d’outils qui viendront les épauler dans l’accomplissement de leur mission. Dépositaires d’une science évoluant, s’adaptant et, parfois, subissant l’histoire des hommes, les responsables de services et de centres d’archives ne cessent de prodiguer aides et conseils aux créateurs de documents. Parmi ces recommandations, l’utilisation d’un plan de classification et d’un calendrier de conservation, permettant respectivement une meilleure identification et conservation de la production documentaire, est continuellement prônée. Quand ils sont bien réalisés, ces deux outils de gestion sont considérés comme constituant la base d’un traitement optimal et réfléchi des documents produits. Il n’est donc guère surprenant de voir Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) en faire la promotion auprès des organismes publics : « Avec le plan de classification, le calendrier de conservation constitue un des éléments de base de la saine gestion documentaire d’un organisme public. » (BAnQ, s. d.)

Face à ces recommandations du milieu archivistique, il est légitime et pertinent de se questionner sur la gestion des documents directement produits et/ou reçus par les services et centres d’archives. Les responsables de ces derniers utilisent-ils les mêmes outils qu’ils recommandent ? Comme le démontrent certains ouvrages consacrés à la gestion des centres d’archives, tels que Keeping Archives de l’Australian Society of Archivists (Ellis, 1993), ces derniers doivent continuellement gérer et produire de nombreux documents afin d’assurer une saine gestion de ceux dont ils ont la charge. Malheureusement, comme l’affirme Jacques Grimard dans La gestion d’un centre d’archives : Mélange en l’honneur de Robert Garon :

La gestion de l’information, des documents, des archives mêmes nécessaires au fonctionnement des institutions ou services d’archives ou de gestion des documents n’a pas fait l’objet de recherche ni de réflexion très poussée. (Gagnon-Arguin et Grimard, 2003, p. 123)

Ainsi, à la certitude quant à la quantité importante de documents produits et/ou reçus par les services et les centres d’archives, s’oppose une absence remarquée de la littérature secondaire sur ce sujet. Immanquablement vient alors la question de savoir si les services et centres d’archives assurent la préservation de leur patrimoine documentaire de manière aussi efficace que celle qu’ils prônent et mettent en place pour les autres producteurs de documents. Les archivistes du futur pourront-ils trouver suffisamment de ressources lorsqu’il s’agira de s’interroger sur la gestion des services et centres d’archives de la fin du XXe et début du XXIe siècle ?

C’est afin de répondre aux nombreuses interrogations relevées ci-dessus qu’une enquête exploratoire, ayant pour objectif de saisir et de décrire un domaine encore peu exploré dans la littérature (Fortin et Gagnon, 2016, p. 69), a été menée en 2016. Le but principal a été d’identifier le traitement des documents produits et/ou reçus par les services et les centres d’archives du Québec dans le cadre de leurs activités. Ces derniers utilisent-ils un plan de classification et/ou un calendrier de conservation regroupant de manière exhaustive leurs documents de gestion et de fonction ou d’exploitation ?

Grâce à un questionnaire auto-administré et en ligne, plus de quatre-vingt-dix (46) centres d’archives dans la liste des membres du Réseau des services d’archives du Québec (RAQ) ont été contactés et plus de 40% de ces derniers nous ont fourni des réponses complètes et exploitables. Elles révèlent que même si l’existence d’un plan de classification et d’un calendrier de conservation semble, d’un premier regard, être acquise pour la majorité des services et centres d’archives interrogées, ces outils ne sont pas sans lacune et indiquent un problème général de préservation des documents produits et/ou reçus par les services et centres d’archives du Québec.

La méthodologie de travail mise en place, mais également les nombreux résultats obtenus dans le cadre de cette enquête sont disponibles dans Papyrus, le dépôt institutionnel de l’Université de Montréal.

 

Sources consultées:

  • BAnQ. (s. d.). Calendrier de conservation.
  • Ellis, J. (dir.). (1993). Keeping archives. Victoria, Australie : D.W. Thorpe ; Australian Society of Archivists Inc.
  • Fortin, M.-F. et Gagnon, J. (dir.). (2016). Fondements et étapes du processus de recherche. Montréal, QC : Chenelière éducation.
  • Gagnon-Arguin, L. et Grimard, J. (dir.). (2003). La gestion d’un centre d’archives : mélanges en l’honneur de Robert Garon. Québec, QC : Presses de l’Université du Québec.