Tomber en amour : Le syndrome de « l’attachement archivistique »

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FRANÇOIS CARTIER, chargé de cours

Depuis le début de ma carrière, j’ai eu le privilège de traiter de nombreux fonds d’archives, d’abord au Centre d’histoire La Presqu’île à Vaudreuil-Dorion, puis au Musée McCord de Montréal, et maintenant à l’INRS. Certains fonds étaient de taille modeste, quelques centimètres tout au plus. D’autres au contraire se sont avérés tout un défi avec leurs nombreux mètres linéaires.

À chaque fois, le plaisir est le même : découvrir une nouvelle personne, une nouvelle famille ou une institution du passé. C’est aussi l’occasion d’appliquer de façon très immédiate les fonctions archivistiques apprises à l’université : évaluation, classification, description, indexation et préservation.

Au-delà de la découverte que nous permet la description des documents, la satisfaction obtenue à la fin du traitement, avec les dossiers bien identifiés, les boites rangées, les notices saisies dans notre base de données, nous ressentons un sentiment d’avoir accompli quelque chose de significatif. On pense aux créateurs du fonds et du service qu’on vient de leur rendre. On pense aussi aux chercheurs qui auront accès à un nouveau corpus de documents bien organisés. Ou peut-être est-ce en plus le côté obsessif-compulsif propre à l’archiviste, de tout voir bien ordonné. Allez savoir !

Ce dont je veux parler dans ce billet, toutefois, est d’une autre nature, quelque chose qu’on n’enseigne pas (ou peu) dans les cours d’archivistique. Alors voilà, je dois m’en confesser : je suis souvent tombé en amour avec un fonds d’archives. J’en conviens, c’est probablement la chose la plus « geek », archivistiquement parlant, qu’un professionnel de notre domaine puisse déclarer. Mais je ne suis pas le seul. Je me souviens d’une stagiaire devenue complètement absorbée par le fonds qu’elle traitait. Il s’agissait du fonds d’une famille anglophone de Montréal, les Clouston. C’était il y a plus de quinze et elle m’en parle encore !

Nul besoin de tomber sur le fonds d’un prix Nobel ou d’un premier ministre (ou encore plus rarement, me direz-vous, les deux combinés !). Vers 2005, je traitais un petit fonds qui contenait essentiellement la correspondance qu’un soldat canadien envoyait à sa famille à Montréal pendant la Deuxième guerre mondiale. Les lettres suivaient la progression du jeune homme : camp d’entrainement en Angleterre, débarquement de Normandie, nord de la France, Belgique, puis Pays-Bas. Les lettres étaient alors datées de mars 1944. On sentait que la guerre allait bientôt prendre fin sur le front européen. Puis, la dernière lettre : une missive de l’aumonier du régiment qui annonçait le décès du soldat à sa pauvre mère. Triste fin, à quelques semaines de la victoire alliée en Europe ! Et c’est pour cette raison que je me souviens très bien de cette lettre parmi toutes celles qui me sont passées entre les mains depuis que je travaille avec des archives.

Première page de la lettre de l’aumonier du 1er Bataillon des Black Watch du Canada où est annoncé la mort du soldat James Will au débu mars 1945, quelques semaines avant la fin de la guerre en Europe. Source : Musée McCord, Montréal. P621 – Fonds de la Famille Will (P621/A3.2.1).

 

 

Source : Musée McCord, Montréal. P621 – Fonds de la Famille Will (P621/A3.2.1)

Traiter un fonds d’archives, c’est souvent comme un roman ou une biographie. On se plonge dans la vie d’autrui par la procuration que nous
offrent les archives. Avec la classification et la description, on reconstruit, en quelque sorte, l’existence passée d’une personne physique ou morale. Après tout, c’est la finalité du traitement archivistique, de laisser derrière nous un ensemble structuré et accessible. Mais il faut aussi faire preuve d’un détachement olympien pour ne pas être touché, ne serait-ce qu’un petit peu, par l’histoire que nous reconstruisons. Et comme un bon livre, on peut sentir un certain vide quand le traitement arrive à sa fin. Un peu comme quand on tombe en amour et que l’objet de notre affection quitte la pièce.

La morale de cette histoire : peut-être suis-je un éternel romantique, légèrement obsessif-compulsif avec des tendances voyeuristes ? Bien sûr ! Nous le sommes tous et toutes un peu à divers degrés ! Ceci veut dire que le traitement d’un fonds d’archives, au-delà des questions de technique et de méthode, est aussi une affaire humaine. Nous avons souvent entre les mains la vie (consignée) de personnes qui, comme nous, ont tenté de faire leur bout de chemin dans le monde.

On pourrait argumenter pour ou contre la dimension émotionnelle quand nous nous plongeons dans des archives non-traitées. Pour moi, trop de froideur technique ne pourrait pleinement rendre compte de la charge humaine portée par les documents. Au final, cette sensibilité contribue à produire un meilleur produit final, ne serait-ce qu’une meilleure portée et contenu, ou un choix plus vivant de termes d’indexation dans notre base de données. Aussi, et surtout, pour nous archivistes, tout ça nous fait grandir un peu plus comme individus, même si on expose occasionnellement notre cœur d’archiviste à de petites peines d’amour !

Le congrès de l’AAQ 2017 : une occasion pour les étudiants

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DANIEL DUCHARME, chargé de cours

Cette année le congrès de l’Association des archivistes du Québec se tient du 31 mai au 2 juin 2017 au Palais des congrès de Montréal. Un lieu accessible qui devrait permettre une plus grande participation des étudiants en archivistique de la grande région de Montréal, voire du Québec tout entier. Car nul besoin d’une voiture pour se rendre sur les lieux. Ce qui peut sembler trivial n’est pas si banal : je sais de source sûre que plusieurs étudiants n’assistent pas aux congrès de notre association quand ceux-ci se tiennent dans un lieu non accessible en transport en commun. Cette année, aucun étudiant ne pourra évoquer des problèmes de transport pour justifier sa non participation à cet événement incontournable en termes de formation et de réseautage. De plus, cette année n’est pas une année comme les autres : il s’agit du 375e anniversaire de Montréal, le 150e de la Confédération canadienne et le 50e de la fondation de l’Association des archivistes du Québec. Bref, il s’agit d’un événement à ne pas manquer.

Pour cette année exceptionnelle, le programme met de l’avant une thématique d’une large portée : “Sauvegarder, construire”. L’étudiant en archivistique pourra embrasser un large éventail des théories et pratiques archivistiques. Celles qui ont fait leur preuve au Québec au cours des dernières décennies, mais d’autres aussi, plus marginales, mais tout aussi essentielles au développement de notre profession. Pour vous en rendre compte, je vous invite à vous procurer sans tarder le programme en suivant ce lien.

Qu’est-ce qui peut bien motiver un étudiant à assister au congrès de l’AAQ ? Au moins trois raisons :

  1. Le congrès s’avère au cœur de la vie d’une association ou d’un ordre professionnels. Il constitue le lieu même des décisions qui vont doter l’association de ses orientations pour la prochaine année. Il s’agit donc d’une occasion unique de participer à la vie démocratique de son association. En tant que membre étudiant, vous ne pouvez rater ça.
  2. Le congrès s’avère aussi le lieu par excellence pour faire le plein de connaissances. Qu’advient-il de notre profession ? Quelles sont les tendances en cours ? Qu’est-ce que le big data ? Comment l’archivistique vient-elle en aide au milieu de la création artistique et littéraire ? Pourquoi le gestionnaire de documents doit-il acquérir une expertise en cartographie des processus ? Bref, savoir où on en est, où on va, sur quoi axer ses priorités en tant que professionnel de l’information consignée, voilà tout ce que le congrès vous apporte.
  3. Le congrès s’avère enfin le lieu de tous les réseautages. Vous êtes sur Linkedin, d’accord. Mais ce n’est pas suffisant. Il faut voir les gens, leur serrer la main, s’asseoir à une table avec eux, se faire présenter à d’autres personnes, peut-être des décideurs, croiser des personnes en autorité. Bref, vous avez compris le principe : une carrière en archivistique, comme dans tout autre domaine, s’appuie en partie sur la connaissance du réseau professionnel car, malheureusement, la compétence ne suffit pas toujours…

Si vous n’êtes toujours pas convaincu qu’assister au congrès de l’AAQ est une bonne chose pour vous, alors je vous invite à lire l’argumentaire sur le site de l’association, notamment la Lettre à un futur congressiste de Diane Baillargeon et Carole Saulnier.

Quant à moi, j’espère vous croiser au 50e congrès de l’Association des archivistes du Québec.

Archives et création : Cahier 3

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ANNE KLEIN, professeure adjointe,
Département des sciences historiques, Université Laval
YVON LEMAY, professeur agrégé,
École de bibliothéconomie et des sciences de l’information, Université de Montréal

Dans le cadre du projet « Archives et création : nouvelles perspectives sur l’archivistique », financé par le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (Programme Savoir, 2013-2016), nous avons déposé en décembre 2016 dans Papyrus, le dépôt institutionnel de l’Université de Montréal, un troisième cahier de recherche qui rend compte des travaux effectués au cours de la dernière année de financement des activités (2015-2016).

Tout comme le premier cahier, déposé en décembre 2014 et le deuxième, en septembre 2015, le contenu de ce troisième cahier s’avère très varié. Ana Pato, la commissaire en chef de la 3e Biennale de Bahia au Brésil en 2014, rend compte des œuvres réalisées par quatre artistes suite à la découverte de collections provenant d’un ancien musée de la police. L’analyse de leurs productions vise à montrer comment la démarche artistique est à même de faire remonter à la surface la douleur et l’injustice dont peuvent témoigner les archives et d’indiquer ainsi la voie à suivre afin d’assumer collectivement les moments troubles de l’histoire. Son texte est suivi par celui d’Annaëlle Winand, étudiante au doctorat à l’EBSI, qui s’intéresse à la production de Karl Lemieux, un cinéaste montréalais reconnu sur la scène internationale. Western Sunburn, l’œuvre qu’elle a choisie d’étudier, est à la fois une performance et un film conçu à partir de la pellicule d’un western inconnu. En l’abordant « au prisme des conditions d’utilisation », elle démontre de quelle façon l’œuvre de Lemieux permet de réfléchir au domaine des archives à différents niveaux. Même chose en ce qui concerne l’analyse de la pièce de théâtre Sauvageau Sauvageau de Christian Lapointe présentée à Montréal et à Québec en 2015. Considérant que la pièce est « un exemple de ce que pourrait être l’archive de Sauvageau », Anne Klein, professeure adjointe au Département des sciences historiques de l’Université Laval, fait valoir la manière dont les archives y sont mises à profit et, au terme de son analyse, souligne les différents enseignements qu’il est possible d’en retirer au plan archivistique. Le chercheur-archiviste Mattia Scarpulla, quant à lui, fait le bilan d’une performance littéraire offerte lors du Mois de la poésie à Québec en mars 2016. Il revient sur les diverses étapes qui ont finalement mené quatre professionnels du milieu des archives, qui ne sont pas des danseurs professionnels, à s’investir dans un spectacle où leurs gestes archivistiques se transformaient en danse. Mattia Scarpulla souligne, avec raison selon nous, que l’exploitation artistique des archives ne devrait pas constituer une exception mais une option au sein des institutions. Étudiant au doctorat à l’EBSI, Simon Côté-Lapointe conclut pour sa part un projet d’« expérimentation multimédia » dont il avait exposé les principaux aspects dans le deuxième cahier de recherche en s’intéressant plus particulièrement à la dimension de la diffusion des archives. Dans cette optique, il propose notamment la création d’Archivoscope, une plateforme numérique participative qui offrirait la possibilité d’établir un lien entre les créateurs, les institutions, les archivistes et les utilisateurs.

Ce dernier cahier comprend également un texte dans lequel nous faisons état du bilan du projet et des suites de la recherche, à savoir le besoin de reconsidérer la fonction de diffusion à la lumière de l’exploitation des archives. En effet, les travaux menés sur les archives et la création nous permettent de jeter un autre regard sur la discipline, de « Revisiter l’archivistique » en quelque sorte, et nous formulons dix propositions à cet effet.

Au final, le projet de recherche aura permis d’organiser un atelier sur les archives et l’émotion et une journée de formation précongrès sur les archives et la création, de tenir un colloque lors du 82e Congrès de l’Acfas, de présenter plus d’une vingtaine de communications et de produire une quarantaine de textes ainsi que deux thèses de doctorat, dont l’une a été déposée en 2015.

Nous aimerions profiter de l’occasion pour offrir nos remerciements au Conseil de recherches en sciences humaines du Canada pour son soutien financer de même qu’à tous les collaborateurs au projet de recherche, tout spécialement à Catherine Légaré et Michel Belisle qui ont respectivement assumé la conception graphique et la révision linguistique des trois cahiers de recherche.

La saison des stages : le savoir-être

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ISABELLE DION, coordonnatrice des stages et chargée de cours

Déjà la fin de vos études. Voici le moment de mettre en pratique la théorie enseignée dans les cours. Votre stage vous permettra l’acquisition de nouvelles connaissances, de réaliser des activités pratiques qui développeront vos compétences professionnelles et mettront de l’avant votre savoir-être. En stage, vous serez évalué non seulement sur vos compétences professionnelles, mais aussi sur vos qualités personnelles. C’est pourquoi plusieurs critères du formulaire Évaluation du stagiaire par le superviseur en milieu de travail portent sur le savoir-être.

Le savoir-être est la « [c]apacité de conduite personnelle appropriée à l’emploi considéré, pour un individu. » (Grand dictionnaire terminologique 2017) Elle inclut vos traits de personnalité, votre identité, votre culture, votre comportement, vos attitudes et votre motivation. Votre conduite en stage aura un impact sur le lien de confiance que vous créerez avec votre superviseur de stage et avec les collègues du milieu.

Le passage du statut d’étudiant à celui de stagiaire est plus ou moins facile selon les expériences et les personnalités. Pour vous assurer qu’il soit réussi, quelques comportements et attitudes sont attendus de la part des stagiaires. En voici quelques-uns :

  • Préparer son arrivée en s’informant sur son milieu de stage avant le début de celui-ci;
  • Ranger son téléphone mobile pendant les heures de stage;
  • Dire bonjour, au revoir, s’il vous plaît, merci;
  • Respecter la culture de l’organisme (horaire, code vestimentaire);
  • Montrer sa motivation;
  • Être ouvert à la nouveauté;
  • Respecter la confidentialité des documents institutionnels de son milieu de stage;
  • Sourire;
  • Pendant les heures de stage, oublier Facebook, les messageries instantanées, la musique en continu sur le téléphone mobile ou sur le poste informatique de travail;
  • Poser des questions à son superviseur au bon moment. S’assurer qu’il a le temps d’y répondre. Sinon, prendre en note ses questions;
  • Vérifier son travail avant de passer à une autre tâche. Il est préférable de corriger ses erreurs avant que le superviseur ne demande de le faire.
  • Apprendre à accepter son évaluation de mi-stage et de fin de stage. Vous devez être capable de recevoir des commentaires qui serviront à améliorer votre travail. Une attitude d’ouverture démontre de la maturité.

Vous pouvez bien en rire, mais sachez que votre milieu de stage s’attend à ce que vous agissiez comme un professionnel en stage. Quelle image souhaitez-vous laisser dans votre milieu de stage après votre passage? Vous pouvez dire : « Ce n’est pas important, je ne travaillerai pas à cet endroit ». Toutefois, le milieu archivistique est petit et une mauvaise impression peut vous suivre un bon moment.

Vous êtes votre propre représentant et aussi le représentant de votre future profession. Vous devez respecter les principes et attitudes attendues de votre profession, quels que soient les situations, événements ou circonstances. Bien entendu, le savoir-faire a toujours sa place sur le marché du travail. Toutefois, celui-ci mise de plus en plus sur le savoir-être. Il sera grandement considéré lors des entrevues.

Vous pouvez rester vous-même ! Que vous soyez timide, dynamique, créatif, impulsif, ordonné ou autre, nous ne vous demandons pas changer du tout au tout. Vous devez tout simplement prendre conscience de l’importance des quelques règles de base énumérées ci-dessus.

Bon stage !

Les enseignants de l’EBSI se dotent d’un outil terminologique

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DOMINIC BOISVERT, chargé de cours

L’archivistique et les sciences de l’information forment un univers terminologique imposant. Un univers formé de constellations de théories, de pratiques, d’usages, de traditions et de législations.

Cette terminologie évolue au gré des constellations. Pour distinguer son produit un éditeur de logiciel emprunte un terme à une autre discipline. Pour démontrer une nouvelle réalité un chercheur peaufine une définition existante ou crée un néologisme. Pour établir un consensus un organisme international de normalisation introduit de nouvelles définitions pour décrire des réalités existantes dont les définitions ne faisaient pas consensus auparavant. Ces nouvelles définitions réussissent parfois à remplacer les anciennes, le plus souvent elles s’ajoutent à un corpus déjà lourd. Et tout cela sans parler des effets de la traduction.

Les thésaurus sont des outils essentiels pour ne pas s’y perdre. Quelques thésaurus sont disponibles en français, comme la terminologie archivistique multilingue du Conseil International des Archives (ICA).

Convaincus de l’importance d’une terminologie commune, des chargés de cours de l’École de bibliothéconomie et des sciences de l’information de l’Université de Montréal ont lancé un projet d’intégration pédagogique ayant pour objectif de rassembler les termes utilisés dans leur enseignement de l’archivistique. Ce recensement et les discussions qui suivirent permirent la rédaction d’un outil commun aux professeurs, aux chargés de cours et aux étudiants de l’EBSI.

En 2015, dans le cadre du projet CLIP, le comité a publié la terminologie archivistique utilisée dans l’enseignement de l’archivistique à l’EBSI. Cette ressource unique est accessible à tous en suivant ce lien.

La terminologie archivistique n’a pas terminée d’évoluer. C’est pourquoi le choix d’un outil de publication en ligne comme Tematres s’est imposé. Vous avez besoin d’une définition ? Chercher, fureter, puis cliquer sur « notes » pour lire la ou les définitions retenues. Vous devez intégrer une définition à votre projet ? Tematres vous offre neuf formats d’exportation. Le logiciel vous permet aussi de lancer une recherche complémentaire dans cinq engins de recherches différents d’un seul clic.

La terminologie archivistique de l’EBSI ne règle pas le problème de la multitude des définitions, mais vous offre un point de chute unique et adapté à l’enseignement. Il est donc tout à votre avantage d’y recourir aussi souvent que nécessaire.

Vers une modernisation sans précédent de la description en archivistique

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FRANÇOIS CARTIER, chargé de cours

Pour le titre de ce billet, j’avais pensé à une de ces formules-choc, du genre « La description archivistique : à la croisée des chemins », ou bien « Le nouveau paradigme de la description archivistique ». J’aurais même osé « Une nouvelle ère pour la description des archives ». En fait, chacune de ces formules expriment bien où se situe la description aujourd’hui : une fonction essentielle de notre discipline qui (enfin) s’apprête à tirer parti des possibilités offertes par le web et le numérique.

En effet, la norme actuelle de description, les RDDA (Règles pour la description des documents d’archives) montre de sérieuses limitations pour décrire les documents en format numérique. Bien qu’il y ait un chapitre dans les RDDA consacré à ce type de documents, il est loin d’être adéquat pour bien faire le travail.  Les RDDA montrent réellement leur âge (1) dans leur incapacité à s’arrimer aux nouveaux systèmes conceptuels servant à caractériser le monde qui nous entoure, les documents qui y sont générés et les créateurs qui en sont responsables. Oui, les RDDA permettent de bien contextualiser les documents en permettant de décrire les personnes physiques et morales qui les ont créés. Oui, les RDDA permettent de mettre un cadre contextuel aux documents en les situant dans le temps et dans l’espace (dates et lieux de création). Et oui, les notices ainsi générées, à cause de leur format normalisé, peuvent être encodées et mises en ligne sur des sites web institutionnels ou sur des portails agrégateurs comme le Réseau de diffusion des archives du Québec (RDAQ). La création de tels catalogues nationaux était d’ailleurs une des principales raisons d’être des RDDA.

Dans leur forme actuelle, des portails comme le RDAQ ou Archives Canada fonctionnent de façon tout à fait correcte. On peut y trouver des documents de partout au Canada. Il en est de même pour plusieurs sites similaires ailleurs dans le monde (Archives Hub en Grande-Bretagne est un bon exemple). De tels systèmes, toutefois, devront s’adapter aux pratiques émergentes en description et tirer profit des avancées en sciences de l’information.

Les notices que nous mettons en ligne, aussi bonnes soient-elles, ont en effet leurs limites. Leur principal défaut : les métadonnées qui les constituent sont très peu interconnectées, autant entre elles qu’avec les autres notices. Il en résulte des notices présentées en « silo », largement séparées les unes des autres.

Le Conseil international des archives (ICA), par les travaux de son comité sur les normes et bonnes pratiques, œuvre en vue de permettre à la description de devenir plus complète et dynamique. À cette fin, un premier pas a été franchi en mettant sur pied quatre normes de description (ISAD-G, ISAAR-CPF, ISDIAH, ISDF) entre 1992 et 2008. La première sert à rédiger les notices descriptives, la seconde à décrire les créateurs (personnes physiques et morales et les familles) et à créer des notices d’autorité, la troisième sert à décrire les institutions conservant les archives et, la quatrième, à décrire les activités génératrices de documents.

Le but est maintenant de rassembler ces quatre normes au sein d’un seul nouveau modèle que l’archiviste française Claire Sibille décrit comme « un véritable réseau de relations entre les différents types d’entités archivistiques, d’où un projet d’élaboration de modèle conceptuel archivistique » (2). Le résultat de cette démarche est le « Records in Context », un modèle conceptuel qui rassemble les éléments des quatre normes existantes dans un tout cohérent et dynamique :

Ce projet modèle a été diffusé à l’automne 2016 pour fins de rétroaction. On peut d’ailleurs le trouver en suivant ce lien.

Du côté canadien, un désir de conserver une norme proprement canadienne a été manifesté par la communauté archivistique (lors d’un sondage mené par le Comité canadien de description archivistique). Il y a donc fort à parier que, peu importe sa future forme, la norme canadienne gardera des spécificités propres à notre pratique, tout en s’appuyant toujours sur les mêmes grands principes théoriques.

Toutefois, il serait dommage que les archivistes canadiens ratent une occasion d’arrimer davantage leur norme de description à ce qui se fait ailleurs dans le monde. À cet égard, Records in Context a été examiné par les archivistes canadiens qui ont tout récemment émis leurs commentaires à ce sujet.  De plus, il serait aussi dommage de ne pas tirer profit des possibilités qu’offrent les nouveaux modèles de description. Il ne suffit que de penser au phénomène des données ouvertes liées (souvent présentées par leur acronyme anglais « LOD » pour Linked Open Data) qui, comme leur nom l’indique, peuvent permettre de décloisonner les notices. De paire avec des technologies permettant aux données de se « comprendre » et de se connecter entre elles, comme la technologie des graphes, nous pourrions contribuer à alimenter le web dit « sémantique ».

Il s’agit d’un environnement numérique dynamique où peuvent se créer des liens insoupçonnés entre nos données pour créer une expérience d’autant plus riche pour nos usagers. Exit, donc, la consultation de notices descriptives statiques. Nous aurons le potentiel de créer un vaste réseau conceptuel qui permettra aux chercheurs de profiter d’informations provenant de plusieurs institutions différentes, informations qui auront été liées par un web plus « intelligent ».

La clé du futur est là : l’ouverture et la collaboration pour mieux servir notre public. Comme le mentionne Claire Sibille : « (…) la profession continue à explorer ses principe et à réimaginer ses pratiques puisque les nouvelles technologies présentent des opportunités sans précédent pour remplir les missions archivistiques avec efficacité. (3)

Car n’oublions pas que le but final est de nous adapter au monde qui nous entoure afin de bien servir la société !

D’ici là, il reste beaucoup de travail à effectuer, tant à l’étranger qu’au Canada (les deux textes de Claire Sibille cités dans ce billet offrent un bon résumé sur les travaux entrepris à ce jour). Pour les archivistes, il faudra en outre commencer à se familiariser avec des concepts nouveaux, comme les ontologies avec leurs entités et leurs attributs. Mais ça, ce sera pour un prochain billet.

À suivre !

 

Notes

  1. Les premiers chapitres des RDDA ont été publiés en 1990. Il est à noter de plus que les RDDA sont grandement inspirées de la norme RCAA2. Cette dernière est justement en voie d’être mise au rancart au profit d’une norme plus moderne, les RDA.
  2. Claire Sibille et al. « Une évolution dans les pratiques descriptives – Vers un modèle conceptuel archivistique? ». Arbido, 1, 2012.
  3. GUEGUEN, GRETCHEN et al. « Toward an International Conceptual Model for Archival Description: A Preliminary Report from the International Council on Archives’ Experts Group on Archival Description. » The American Archivist, Vol. 76, No. 2 Fall/Winter 2013, pp. 566–583. Version française disponible gratuitement en ligne à cette adresse.

Archivage et archivistique

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DANIEL DUCHARME, chargé de cours

Nous connaissons tous la définition juridique des archives qui, dans son application au Québec et en France, englobe tout le cycle de vie des documents. Nous savons aussi depuis longtemps que le mot archives est un mot polysémique qui représente, plus souvent qu’autrement, une source de malentendu dans le milieu de l’information en général. En effet, les archives désignent autant les documents que les bâtiments qui les abritent, une confusion qui n’en est pas vraiment une, toutefois, puisqu’elle réunit deux définitions d’essence archivistique. Par contre, des objets comme les archives du Web ou celles d’un blogue ne tiennent pas de l’archivistique et se confondent souvent avec la notion d’archivage, laquelle s’avère fort usitée en France. À mon avis, la notion d’archivage approfondit davantage le malentendu sur les archives et, partant, avec la discipline chargée de les gérer : l’archivistique.

Le mot archivage est insidieux. Pour le circonscrire, le Grand dictionnaire terminologique de l’Office québécois de la langue française recourt à treize définitions distinctes qu’il rattache à des disciplines aussi disparates que la médecine, la communication, la cartographie, l’informatique et, bien entendu, les sciences de l’information. Attardons-nous à ce dernier domaine en comparant les définitions des mots archivage et archivistique :

– Archivage : Techniques et activités relatives à l’organisation, la gestion, la législation et la réglementation des archives, avant leur utilisation, en vue de la recherche historique.

– Archivistique : Science de l’information appliquée à l’organisation, l’administration et au traitement des archives.

Ce qui se dégage de ces définitions est que l’archivage relève essentiellement de la technique alors que l’archivistique est associée à la science. À cet égard, le sens commun mis en exergue par le Petit Robert (1987) ne trompe pas. En effet, le célèbre dictionnaire définit l’archivage comme « l’action d’archiver » et, archiver, comme le « classement d’un document dans les archives ». Ainsi l’archivage s’avère conforme à la perception qu’en ont les archivistes québécois qui, d’ailleurs, n’emploient jamais ce terme dans leurs pratiques : une activité purement technique qui consiste à remiser des objets (des billets dans un blogue, des numéros plus anciens dans une revue, etc.) moins utilisés en raison de leur ancienneté.

Conclusion : à archivage des documents numériques on préférera gestion des documents numériques. Qu’on se le tienne pour dit, l’archivistique va bien au-delà du classement pur et simple de documents.

Annexe : TERMINOLOGIE

Pour compléter ce billet, voici les définitions du terme archivistique tirées de la Terminologie de base en archivistique de l’EBSI (2015):

  • « Science qui étudie les principes et les méthodes appliquées à la collecte, au traitement, à la conservation, à la communication et à la mise en valeur des documents d’archives. » (DAF, 2007)
  • « Discipline universitaire traitant des modes de collecte, d’analyse et de description, de tri et de classement, de conservation matérielle et de mise en valeur des archives. » (Chabin, 2010).

La chance… ou la réussite professionnelle des finissants en archivistique

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FRANÇOIS CARTIER, chargé de cours

La chance, messieurs, mesdames, ça n’existe pas. Vous connaissez quelqu’un qui a gagné à la loterie ? Ce n’est pas de la chance. C’est une question de probabilité statistique. La « chance » augmentera si on achète plus billets. Ou bien vous avez appris qu’un collègue n’a pas été licencié suite à des coupures dans votre entreprise ?

« T’as pas été slacké ? Maudit chanceux !
─ Ouais, mais les patrons savent que je fais un sapré bon travail ! »

Ce n’est pas de la chance non plus. C’est de vous rendre utile en performant. La probabilité d’un congédiement en est ainsi réduite.

Vous voulez réussir dans le domaine de l’archivistique ? Ne comptez pas trop sur la chance !

« La chance est un concept qui exprime la réalisation d’un événement, bon ou mauvais, sans nécessairement qu’il y ait un lien de cause à effet entre le désir et sa réalisation, bonne ou mauvaise. » (Wikipedia)

Jouez donc sur la cause pour obtenir l’effet désiré. En d’autres mots, jouez le jeu des probabilités. La probabilité, c’est une évaluation du caractère probable d’un évènement, c’est-à-dire qu’une valeur permet de représenter son degré de certitude (Wikipedia). Plus la probabilité (ou la valeur) est grande, plus le risque (ou la chance) qu’un évènement se produise est élevé.

Réussir dans notre domaine, ça ne s’enseigne pas juste en classe. Le degré de certitude de votre réussite en archivistique ne se trouve pas que dans un manuel. Comme chargés de cours, mes collègues et moi vous fournissons les connaissances pour réussir dans le milieu des archives. Il nous fera aussi plaisir de vous conseiller le cas échéant. Mais une bonne part du chemin doit aussi être parcourue par vous ! Vous voulez en faire de l’archivistique un métier ? Vous voulez voir ce désir se réaliser ? Arrangez-vous alors pour que les probabilités soient en votre faveur ! ET croyez-moi, des « A+ » ne seront pas suffisants pour faire pencher la balance à votre avantage.

Oui, vous pourriez jouer de chance et décrocher votre premier contrat dans le milieu qui vous a accueilli en stage, par exemple. Mais même là, ce ne sera généralement pas dû à la simple chance. Ce sera d’abord le résultat de votre décision de faire le stage (qui est facultatif, je le rappelle). Votre embauche post-stage sera aussi directement liée aux aptitudes dont vous aurez fait l’étalage en stage. Savoir-faire et savoir être. Si vous avez performé dans ces deux secteurs, vous aurez augmenté les probabilités qu’un employeur vous trouve désirable. Cause et effet. Vous avez fait pencher la balance en votre faveur.

Bref, je pensais livrer, comme premier billet, un petit résumé de conseils aux étudiants, ceux qu’on ne donne pas nécessairement en classe, mais qui contribueront à augmenter les probabilités de votre réussite.

  • Parlez à votre prof/chargé de cours. Avant le cours, à la pause, à la fin de cours. Et pourquoi pas pendant le cours (pas en même temps que votre prof, s’il-vous-plaît !). Entamez une discussion, soulevez des questions, remettez même en question ce qu’on vous enseigne ! La personne qui vous donne le cours est d’abord compétente dans son domaine, mais elle en connait aussi beaucoup sur le milieu, ses pratiques, ses acteurs, ses enjeux. Profitez-en !
  • Renseignez-vous ! Ne vous limitez pas aux lectures que recommande votre enseignant(e). En cette ère du numérique, tout est à votre portée : sites web institutionnels (BAnQ, BAC…), blogues, expositions virtuelles. Vous en trouverez même pour votre argent sur les réseaux sociaux où on vous dirige souvent vers du contenu très intéressant.
  • Faites-vous voir ! On vous l’aura surement déjà dit, la vie d’étudiant ne se limite pas qu’aux cours que vous prenez. Impliquez-vous dans l’association étudiante, devenez membre d’un comité de l’Association des archivistes du Québec, du Réseau des services d’archives du Québec ou d’ARMA-Montréal. Offrez même vos services comme bénévole dans une institution qui gère des archives. Ou bien affichez-vous sur les réseaux sociaux. Mettez en ligne des billets, ayez un beau profil sur LinkedIn, ou bien partagez des informations intéressantes sur Facebook ou Twitter. Vous y gagnerez en visibilité.
  • Diversifiez votre portefeuille ! Intéressez-vous aux domaines connexes de l’archivistique, comme l’histoire, la muséologie ou la bibliothéconomie. Et pourquoi pas s’intéresser à la gestion et à l’administration ? Plusieurs milieux demandent des compétences dans ces domaines. De plus, vous aurez à côtoyer des gestionnaires. En apprendre sur leur réalité (gestion de budgets, de projets ou de personnel, par exemple) vous aidera grandement.
  • Dans la même veine que le point précédent, comme l’archivistique est encadrée par plusieurs lois, renseignez-vous ! On ne vous demande pas de devenirs avocats, mais au moins le comprendre les tenants et aboutissants de la législation s’appliquant aux archives. Sachez de quoi il en retourne quand on parle de droit à l’image, de protection des renseignements personnels, de droit d’auteur ou d’équivalence fonctionnelle entre les documents numériques et analogiques.
  • Pensez techno ! En cette ère de l’information et du numérique, on ne peut plus y échapper. Vous devrez encore gérer du papier, certes, mais si vous voulez être un(e) archiviste pertinent(e), vous devrez avoir une bonne base en informatique. Si les termes « clustering », « big data », « métadonnées » ou « web sémantique » vous laissent perplexes, songez à une réorientation de carrière !
  • Apprenez à apprivoiser le changement. Les employeurs mettent l’adaptabilité en haut de leurs critères lors de l’embauche. Tout est en mouvance, surtout dans notre domaine, où le numérique bouscule encore aujourd’hui de vieilles habitudes. Vous devrez non seulement apprendre à gérer le changement, mais aussi à accompagner de futurs collègues dans de nouveaux territoires.
  • Améliorez votre culture personnelle ! Les archives ne naissent pas dans un vacuum. Elles sont produites par une société, par des administrations, par des gens exerçant différentes fonctions. On n’insistera jamais assez sur le besoin d’avoir un minimum de connaissances du milieu dans lequel sont créés les documents. Si vous pensez exercer votre métier d’archiviste au Québec, pensez à comprendre son histoire et celle de ses institutions, sans quoi ses archives n’auront pas grand sens pour vous.
  • Réseautage, réseautage, réseautage ! Ne restez pas dans votre coin ! Allez au-devant des autres et créez des liens avec les gens qui vous entourent, qu’ils soient étudiants, chargés de cours, professeurs ou professionnels dans le milieu. Allez aux 5@7 organisés par les groupes (AAQ, association étudiante, etc.), allez aux colloques ou congrès. Ceux qui les organisent offrent généralement des tarifs réduits aux étudiants. Et tant qu’à y être, pourquoi ne pas présenter vous-même une conférence ou participer à une table ronde ? Ça peut sembler intimidant, mais c’est probablement le meilleur moyen de vous faire connaitre.
  • Et plus que tout, comprenez bien ce que vous faites et pourquoi vous le faites. Je ne parle pas de comprendre comment décrire ou classer des documents, comment les indexer avec les bonnes métadonnées, comment les numériser ou comment faire fonctionner votre beau logiciel de GID. Je veux plutôt vous sensibiliser à l’importance de votre rôle dans la société. À la fin de la journée, quand vous regarderez derrière vous, quelle aura été votre contribution ? Quelle différence aurez-vous fait ? Que ce soit une boite de document de moins à classer ou un nouveau fonds sauvé de l’oubli, vous aurez amélioré quelque chose dans le monde qui vous entoure.

Voilà donc votre programme tout établi. Rien n’est garanti, mais vous avez là tout ce qu’il faut pour faire augmenter les probabilités de votre réussite. Ou si vous préfére : tout ce qu’il faut pour vous donner une chance !

Les agendas des ministres : la démocratie contre l’histoire

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DANIEL DUCHARME, chargé de cours

Les partisans du big data me font sourire, parfois. Car ils s’imaginent œuvrer pour une plus grande démocratie dans la gestion des affaires de l’État. Au Québec, par exemple, vous trouverez un site Web consacré à la transparence des membres du Conseil des ministres. Depuis le 1er janvier 2015, un citoyen peut consulter à loisir l’emploi du temps de son ministre préféré. En novembre 2014, dans un article publié sur le site du journal Le Devoir, le ministre Jean-Marc Fournier, ministre responsable des Affaires intergouvernementales canadiennes et de la Francophonie canadienne, estimait qu’il s’agissait d’une illustration concrète du souci de transparence des élus.

Que faut-il penser, d’un point de vue archivistique [*], de cette « avancée » de la démocratie parlementaire ? Lors du 7e Symposium du Groupe interdisciplinaire de recherche sur les archives (GIRA), dans une conférence prononcée par Alain Savoie, président de la société Irosoft, celui-ci se demandait s’il fallait tout publier, tout diffuser. En traitant de la question des données [*] ouvertes (Open Data), il a justement pris en exemple les agendas… Il a alors souligné – avec justesse, je crois – que le fait de mettre en ligne des agendas allait amoindrir leur valeur probante [*]. En effet, que pensez-vous qu’un ministre va inscrire dans son agenda s’il est disponible en ligne? Il ne mettra sur le Web que ses rendez-vous officiels et en taira plusieurs autres, ce qui me semble assez normal compte tenu de son degré d’exposition. Surtout, il ne mettra aucun nom, aucune adresse, aucun renseignement susceptible de contrevenir à la législation sur la protection des données à caractère personnel. Et que va-t-il résulter de tout ça ? Un agenda réduit à sa plus simple expression. Un document pauvre en information.  Bref, sous prétexte de contribuer à la démocratie, on vide les agendas de leur substance, de leur contenu informationnel et, surtout, on atténue grandement leur qualité de source pour l’histoire.

Les documents d’archives constituent des matériaux pour les chercheurs, historiens ou pas. Ils permettent de témoigner des faits et gestes des personnes et des organisations à travers le temps. Certes, les mettre à la disposition immédiate du public peut constituer un bienfait pour la démocratie, mais, comme toute médaille à son revers, cela atténue grandement leur valeur d’information et de témoignage [*]. Résultat: demain, nos enfants et leurs enfants ne sauraient plus rien.

[*] Les définitions suivantes sont tirées de la Terminologie de base en archivistique de l’EBSI (2015):

  • Archivistique: La discipline qui recouvre les principes et les méthodes régissant la création, le traitement, la conservation et l’utilisation des archives. (Couture, Ducharme et Rousseau, 1988, p. 56).
  • Donnée:  La donnée peut être définie comme la plus petite représentation conventionnelle  et fondamentale d’une information (fait, notion, objet, nom propre, chiffre, statistique, etc.) sous une forme analogique ou digitale permettant d’en effectuer le traitement manuel ou automatique (informatique).  (Rousseau et Couture, 1994, p.123)
  • Valeur de témoignage: Permet de saisir la capacité des documents de renseigner sur son producteur. Dans le cas d’un organisme, les archives doivent témoigner de son organisation, de ses activités, de son fonctionnement, de ses réalisations et de son évolution. Dans le cas d’un individu, les documents témoignent de sa vie personnelle et professionnelle, de ses réalisations et de son évolution. » (Charbonneau et Robert, 2001, p. 255)
  • Valeur probante: Qualité des documents d’archives qui leur permette de servir de preuve.  (DAF, 2007, p. 35)

Rencontre automnale du PASIG à New-York : un bilan

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DOMINIC BOISVERT, chargé de cours

Du 26 au 28 octobre 2016 s’est déroulée au MoMA la 16e – ou la 17e ou même la 18e, selon qui tient le compte – rencontre du Preservation and Archiving Special Interest Group (PASIG). Le PASIG réunit depuis maintenant neuf ans des spécialistes de différents horizons qui s’intéressent ou qui sont confrontés à la préservation des archives numériques.

Décontractée, la rencontre de trois jours s’est ouverte par un bootcamp qui a servi d’introduction ou de mise à niveau, et qui a permis aux participants de partager une base commune de connaissances. Premier constat: les « archives » ne sont pas que des archives. En effet, collections, données, informations, documents et archives constituent les centres d’intérêt des conférenciers et le vocabulaire en prend un coup. Deuxième constat: étonnamment, ça ne dérange personne…

Généreux, les conférenciers ont présenté la ou les solutions aux problèmes réels rencontrés par eux ou leurs collègues. Statistiques et budgets à l’appui, ils ont exposé leurs réflexions, leurs bons coups et leurs échecs.

Saviez-vous que le coût de la certification TRAC pour un dépôt numérique fiable peut atteindre 75 000,00$ ? Que la station de télévision publique WGBH utilise le sneaker net pour transmettre ses données les plus lourdes ? Que le MoMA s’apprête à numériser toute sa collection de films,  ce qui représente plusieurs pétaoctets de données !

L’empreinte écologique des données numériques a aussi été abordée. La conservation numérique consomme de l’énergie. Les archivistes doivent en tenir compte.

La construction de la mémoire, la conservation et l’accès distribué se sont aussi trouvés au menu. Par ricochet, l’ethnocentrisme l’était aussi. L’ouverture et le respect sont non seulement souhaitables, mais obligatoires pour favoriser la réussite des projets collaboratifs de préservation et de diffusion des archives numériques.

Une rencontre PASIG à Montréal, ça vous tente ?

Pour en savoir plus sur cet événement :