La norme NCIAA : Un autre pas vers la normalisation du travail des archivistes

FRANÇOIS CARTIER,  chargé de cours

En 1990, la communauté archivistique canadienne se dotait d’une norme pour décrire les archives historiques, les Règles pour la description des documents d’archives (RDDA). Pour la première fois, les archivistes d’ici disposaient d’un outil permettant de structurer et d’alimenter de façon uniforme leurs descriptions archivistiques. De plus, cette normalisation ouvrait la voie à l’établissement d’un catalogue national fédérant les notices descriptives issues d’institutions culturelles partout au pays[1]. Cet exploit est en grande partie tributaire de l’adoption quasi généralisée des RDDA par la communauté archivistique canadienne [2].

Presque 30 ans plus tard, c’est un autre type de norme que les archivistes canadiens sont en voie de se donner : la Norme canadienne d’information pour l’acquisition d’archives (NCIAA). La norme est le résultat des efforts du Groupe de travail sur la norme nationale d’acquisition, un comité spécial relevant du Conseil canadien des archives. Les membres de ce comité sont tous des archivistes professionnels issus d’universités, de musées et d’institutions d’archives comme BAnQ et BAC.

Le principal argument justifiant la création d’une telle norme est qu’il se peut (…) qu’un certain degré de disparité existe au sein de la communauté archivistique au niveau de l’information requise lors de l’acquisition. Toutefois, les éléments constituant le processus d’acquisition sont assez généralisés pour soutenir le développement de la présente norme afin de documenter l’acquisition d’archives [3]. En ce sens, le fait de normaliser et de structurer les informations sur l’acquisition des documents en améliore le contrôle physique et intellectuel. Cela vient donc appuyer le travail réalisé avec les autres fonctions archivistiques, comme la classification, la description, la préservation et la diffusion [4].

Il serait trop long de détailler ici le contenu de la NCIAA. Mais on peut déjà avoir une bonne idée de la composition de cette norme avec ce descriptif sommaire des sept sections :

 

Zone d’information sur l’identité

 

Information identifiant uniquement l’établissement et la notice d’acquisition elle-même. Inclut aussi l’information identifiant la méthode de transfert; les moyens légaux selon lesquels les documents sont transférés à l’établissement; et, le cas échéant, l’information concernant les documents apparentés se trouvant déjà dans le dépôt.

 

Zone d’information sur la source

 

Information sur la provenance des documents, ou sur qui a créé, a détenu, ou a transféré les documents à l’établissement. L’exhaustivité des éléments d’information sur la source des documents permet de créer une historique de la conservation plus complète.

 

Zone d’information sur les documents

 

Information sur la date, la langue et l’étendue des documents acquis, de même qu’une description de leur portée et contenu. L’information sur l’étendue décrit autant la quantité que le type de documents, de même que les besoins pour l’entreposage. L’étendue de l’acquisition reçue est notée, car elle pourrait différer de la quantité éventuellement retenue.

 

Zone d’information de gestion

 

Localisation physique, information sur les droits et l’accès, information sur l’évaluation matérielle des documents (qui identifie et soutien la planification pour de futures activités de préservation), information sur l’évaluation (pour les valeurs archivistique et monétaires), de même que toute documentation associée qui contextualise ou favorise l’accès aux documents acquis.

 

Zone d’information sur les événements

 

Information à propos des intervention apportées lors du processus d’acquisition par le personnel de l’établissement.

 

Zone d’information générale

 

Notes générales ayant pour objet de consigner toute autre information pertinente qui ne trouve pas dans d’autres éléments de la norme.

 

Zone d’information de contrôle

 

Information sur la création de la notice d’acquisition, de même que sur toute modification y étant apportée au fil du temps.

Grâce à l’ensemble des informations colligées dans ses sept sections, la norme cherche à saisir de l’information relative aux étapes clés du processus d’acquisition, afin de préciser la nature des documents d’archives ainsi acquis, leur source ou provenance, ainsi que les événements liés à la manière dont une institution les traite [5].

Avec la rédaction complétée à l’automne, le Groupe de travail a diffusé le projet de norme à la communauté archivistique canadienne avec le 31 décembre comme date limite pour une rétroaction. Toutefois, la norme n’était disponible qu’en anglais. Une rapide traduction a été effectuée pendant le temps des Fêtes, si bien que la date butoir pour la fin de la consultation a été repoussée au 1er mars 2018. Il est donc encore temps d’aller examiner la norme et d’envoyer vos commentaires. Voici le lien où trouver l’information : https://www.surveymonkey.com/r/NCIAA.


[1] Ce portail, au niveau national, a pris la forme du portail « Archives Canada » (http://www.archivescanada.ca/homeFR?lang=fr). Au Québec, les notices sont regroupées sur le site du Réseau de diffusion des archives du Québec (http://rdaq.banq.qc.ca/accueil).

[2] Cette adhésion a été confirmée par Wendy Duff dans l’article suivant : « The Acceptance and Implementation of the Rules for Archival Description by Canadian Archives : A Survey », Archivaria, no. 47, printemps 1999, pp. 27 à 45.

[3] Conseil canadien des archives. Norme canadienne d’information pour l’acquisition d’archives. Ottawa, Conseil canadien des archives, 2017. Page 4.

[4] Ibid.

[5] Ibid.

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