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La saison des stages : le savoir-être

ISABELLE DION, coordonnatrice des stages et chargée de cours

Déjà la fin de vos études. Voici le moment de mettre en pratique la théorie enseignée dans les cours. Votre stage vous permettra l’acquisition de nouvelles connaissances, de réaliser des activités pratiques qui développeront vos compétences professionnelles et mettront de l’avant votre savoir-être. En stage, vous serez évalué non seulement sur vos compétences professionnelles, mais aussi sur vos qualités personnelles. C’est pourquoi plusieurs critères du formulaire Évaluation du stagiaire par le superviseur en milieu de travail portent sur le savoir-être.

Le savoir-être est la « [c]apacité de conduite personnelle appropriée à l’emploi considéré, pour un individu. » (Grand dictionnaire terminologique 2017) Elle inclut vos traits de personnalité, votre identité, votre culture, votre comportement, vos attitudes et votre motivation. Votre conduite en stage aura un impact sur le lien de confiance que vous créerez avec votre superviseur de stage et avec les collègues du milieu.

Le passage du statut d’étudiant à celui de stagiaire est plus ou moins facile selon les expériences et les personnalités. Pour vous assurer qu’il soit réussi, quelques comportements et attitudes sont attendus de la part des stagiaires. En voici quelques-uns :

  • Préparer son arrivée en s’informant sur son milieu de stage avant le début de celui-ci;
  • Ranger son téléphone mobile pendant les heures de stage;
  • Dire bonjour, au revoir, s’il vous plaît, merci;
  • Respecter la culture de l’organisme (horaire, code vestimentaire);
  • Montrer sa motivation;
  • Être ouvert à la nouveauté;
  • Respecter la confidentialité des documents institutionnels de son milieu de stage;
  • Sourire;
  • Pendant les heures de stage, oublier Facebook, les messageries instantanées, la musique en continu sur le téléphone mobile ou sur le poste informatique de travail;
  • Poser des questions à son superviseur au bon moment. S’assurer qu’il a le temps d’y répondre. Sinon, prendre en note ses questions;
  • Vérifier son travail avant de passer à une autre tâche. Il est préférable de corriger ses erreurs avant que le superviseur ne demande de le faire.
  • Apprendre à accepter son évaluation de mi-stage et de fin de stage. Vous devez être capable de recevoir des commentaires qui serviront à améliorer votre travail. Une attitude d’ouverture démontre de la maturité.

Vous pouvez bien en rire, mais sachez que votre milieu de stage s’attend à ce que vous agissiez comme un professionnel en stage. Quelle image souhaitez-vous laisser dans votre milieu de stage après votre passage? Vous pouvez dire : « Ce n’est pas important, je ne travaillerai pas à cet endroit ». Toutefois, le milieu archivistique est petit et une mauvaise impression peut vous suivre un bon moment.

Vous êtes votre propre représentant et aussi le représentant de votre future profession. Vous devez respecter les principes et attitudes attendues de votre profession, quels que soient les situations, événements ou circonstances. Bien entendu, le savoir-faire a toujours sa place sur le marché du travail. Toutefois, celui-ci mise de plus en plus sur le savoir-être. Il sera grandement considéré lors des entrevues.

Vous pouvez rester vous-même ! Que vous soyez timide, dynamique, créatif, impulsif, ordonné ou autre, nous ne vous demandons pas changer du tout au tout. Vous devez tout simplement prendre conscience de l’importance des quelques règles de base énumérées ci-dessus.

Bon stage !

La chance… ou la réussite professionnelle des finissants en archivistique

FRANÇOIS CARTIER, chargé de cours

La chance, messieurs, mesdames, ça n’existe pas. Vous connaissez quelqu’un qui a gagné à la loterie ? Ce n’est pas de la chance. C’est une question de probabilité statistique. La « chance » augmentera si on achète plus billets. Ou bien vous avez appris qu’un collègue n’a pas été licencié suite à des coupures dans votre entreprise ?

« T’as pas été slacké ? Maudit chanceux !
─ Ouais, mais les patrons savent que je fais un sapré bon travail ! »

Ce n’est pas de la chance non plus. C’est de vous rendre utile en performant. La probabilité d’un congédiement en est ainsi réduite.

Vous voulez réussir dans le domaine de l’archivistique ? Ne comptez pas trop sur la chance !

« La chance est un concept qui exprime la réalisation d’un événement, bon ou mauvais, sans nécessairement qu’il y ait un lien de cause à effet entre le désir et sa réalisation, bonne ou mauvaise. » (Wikipedia)

Jouez donc sur la cause pour obtenir l’effet désiré. En d’autres mots, jouez le jeu des probabilités. La probabilité, c’est une évaluation du caractère probable d’un évènement, c’est-à-dire qu’une valeur permet de représenter son degré de certitude (Wikipedia). Plus la probabilité (ou la valeur) est grande, plus le risque (ou la chance) qu’un évènement se produise est élevé.

Réussir dans notre domaine, ça ne s’enseigne pas juste en classe. Le degré de certitude de votre réussite en archivistique ne se trouve pas que dans un manuel. Comme chargés de cours, mes collègues et moi vous fournissons les connaissances pour réussir dans le milieu des archives. Il nous fera aussi plaisir de vous conseiller le cas échéant. Mais une bonne part du chemin doit aussi être parcourue par vous ! Vous voulez en faire de l’archivistique un métier ? Vous voulez voir ce désir se réaliser ? Arrangez-vous alors pour que les probabilités soient en votre faveur ! ET croyez-moi, des « A+ » ne seront pas suffisants pour faire pencher la balance à votre avantage.

Oui, vous pourriez jouer de chance et décrocher votre premier contrat dans le milieu qui vous a accueilli en stage, par exemple. Mais même là, ce ne sera généralement pas dû à la simple chance. Ce sera d’abord le résultat de votre décision de faire le stage (qui est facultatif, je le rappelle). Votre embauche post-stage sera aussi directement liée aux aptitudes dont vous aurez fait l’étalage en stage. Savoir-faire et savoir être. Si vous avez performé dans ces deux secteurs, vous aurez augmenté les probabilités qu’un employeur vous trouve désirable. Cause et effet. Vous avez fait pencher la balance en votre faveur.

Bref, je pensais livrer, comme premier billet, un petit résumé de conseils aux étudiants, ceux qu’on ne donne pas nécessairement en classe, mais qui contribueront à augmenter les probabilités de votre réussite.

  • Parlez à votre prof/chargé de cours. Avant le cours, à la pause, à la fin de cours. Et pourquoi pas pendant le cours (pas en même temps que votre prof, s’il-vous-plaît !). Entamez une discussion, soulevez des questions, remettez même en question ce qu’on vous enseigne ! La personne qui vous donne le cours est d’abord compétente dans son domaine, mais elle en connait aussi beaucoup sur le milieu, ses pratiques, ses acteurs, ses enjeux. Profitez-en !
  • Renseignez-vous ! Ne vous limitez pas aux lectures que recommande votre enseignant(e). En cette ère du numérique, tout est à votre portée : sites web institutionnels (BAnQ, BAC…), blogues, expositions virtuelles. Vous en trouverez même pour votre argent sur les réseaux sociaux où on vous dirige souvent vers du contenu très intéressant.
  • Faites-vous voir ! On vous l’aura surement déjà dit, la vie d’étudiant ne se limite pas qu’aux cours que vous prenez. Impliquez-vous dans l’association étudiante, devenez membre d’un comité de l’Association des archivistes du Québec, du Réseau des services d’archives du Québec ou d’ARMA-Montréal. Offrez même vos services comme bénévole dans une institution qui gère des archives. Ou bien affichez-vous sur les réseaux sociaux. Mettez en ligne des billets, ayez un beau profil sur LinkedIn, ou bien partagez des informations intéressantes sur Facebook ou Twitter. Vous y gagnerez en visibilité.
  • Diversifiez votre portefeuille ! Intéressez-vous aux domaines connexes de l’archivistique, comme l’histoire, la muséologie ou la bibliothéconomie. Et pourquoi pas s’intéresser à la gestion et à l’administration ? Plusieurs milieux demandent des compétences dans ces domaines. De plus, vous aurez à côtoyer des gestionnaires. En apprendre sur leur réalité (gestion de budgets, de projets ou de personnel, par exemple) vous aidera grandement.
  • Dans la même veine que le point précédent, comme l’archivistique est encadrée par plusieurs lois, renseignez-vous ! On ne vous demande pas de devenirs avocats, mais au moins le comprendre les tenants et aboutissants de la législation s’appliquant aux archives. Sachez de quoi il en retourne quand on parle de droit à l’image, de protection des renseignements personnels, de droit d’auteur ou d’équivalence fonctionnelle entre les documents numériques et analogiques.
  • Pensez techno ! En cette ère de l’information et du numérique, on ne peut plus y échapper. Vous devrez encore gérer du papier, certes, mais si vous voulez être un(e) archiviste pertinent(e), vous devrez avoir une bonne base en informatique. Si les termes « clustering », « big data », « métadonnées » ou « web sémantique » vous laissent perplexes, songez à une réorientation de carrière !
  • Apprenez à apprivoiser le changement. Les employeurs mettent l’adaptabilité en haut de leurs critères lors de l’embauche. Tout est en mouvance, surtout dans notre domaine, où le numérique bouscule encore aujourd’hui de vieilles habitudes. Vous devrez non seulement apprendre à gérer le changement, mais aussi à accompagner de futurs collègues dans de nouveaux territoires.
  • Améliorez votre culture personnelle ! Les archives ne naissent pas dans un vacuum. Elles sont produites par une société, par des administrations, par des gens exerçant différentes fonctions. On n’insistera jamais assez sur le besoin d’avoir un minimum de connaissances du milieu dans lequel sont créés les documents. Si vous pensez exercer votre métier d’archiviste au Québec, pensez à comprendre son histoire et celle de ses institutions, sans quoi ses archives n’auront pas grand sens pour vous.
  • Réseautage, réseautage, réseautage ! Ne restez pas dans votre coin ! Allez au-devant des autres et créez des liens avec les gens qui vous entourent, qu’ils soient étudiants, chargés de cours, professeurs ou professionnels dans le milieu. Allez aux 5@7 organisés par les groupes (AAQ, association étudiante, etc.), allez aux colloques ou congrès. Ceux qui les organisent offrent généralement des tarifs réduits aux étudiants. Et tant qu’à y être, pourquoi ne pas présenter vous-même une conférence ou participer à une table ronde ? Ça peut sembler intimidant, mais c’est probablement le meilleur moyen de vous faire connaitre.
  • Et plus que tout, comprenez bien ce que vous faites et pourquoi vous le faites. Je ne parle pas de comprendre comment décrire ou classer des documents, comment les indexer avec les bonnes métadonnées, comment les numériser ou comment faire fonctionner votre beau logiciel de GID. Je veux plutôt vous sensibiliser à l’importance de votre rôle dans la société. À la fin de la journée, quand vous regarderez derrière vous, quelle aura été votre contribution ? Quelle différence aurez-vous fait ? Que ce soit une boite de document de moins à classer ou un nouveau fonds sauvé de l’oubli, vous aurez amélioré quelque chose dans le monde qui vous entoure.

Voilà donc votre programme tout établi. Rien n’est garanti, mais vous avez là tout ce qu’il faut pour faire augmenter les probabilités de votre réussite. Ou si vous préfére : tout ce qu’il faut pour vous donner une chance !