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L’EDC du parfait archiviste!

FRANÇOIS CARTIER, Chargé de cours

L’EDC, vous connaissez? Si vous avez pensé à Exportation et Développement Canada, vous vous trompez. Les Éleveurs de Dindons du Canada ? Pas plus!  En fait, « EDC » est un acronyme pour le terme anglais Every Day Carry. La traduction la plus fidèle que j’ai trouvé est : « Votre arsenal quotidien ». Ça donne VAQ et, honnêtement, ce n’est pas terrible comme acronyme. Et “arsenal”, ça fait un peu militaire. Alors vous me permettrez de continuer avec EDC, que je trouve moins brutal que VAQ.

L’EDC, c’est tout simple : il s’agit de l’ensemble des objets que vous portez sur votre personne d’une façon quotidienne. On ne parle pas nécessairement de tout ce qui se trouve dans votre sac à dos ou votre sac à main. L’EDC représente davantage les petits objets utiles : porte-clés, petit canif, téléphone mobile, montre, briquet, etc. Si vous êtes dans le pays de l’Oncle Sam, cela peut aussi inclure une arme, mais laissons ce sujet à d’autres.

Au départ, l’EDC était surtout l’affaire des survivalistes, ceux et celles qui veulent être prêts à tout en cas de pépin ou, d’une façon plus extrême, ceux qui redoutent une catastrophe à grande échelle. Pour les curieux, un article sur ce site de survivalisme expose bien l’affaire : http://www.labibledusurvivalisme.com/every-day-carry/

De plus en plus, l’EDC est aussi devenu une affaire de style. Les magazines (surtout pour hommes) y réfèrent souvent. On ne parle pas ici d’objets qui vous aideront à repousser des zombies dans un monde post-apocalyptique, mais plutôt de ceux qui peuvent vous rendre service dans toutes sortes de situations du quotidien : un crayon, une montre, un petit canif (je sais, c’est illégal dans certains lieux), un téléphone intelligent, une lampe de poche miniature, etc.

Un exemple d’EDC, tout en noir! Source : http://everydaycarry.com/posts/26105/2018-all-black-winter-edc

Quel est le lien entre l’EDC et l’archivistique? Je crois que si le gentleman prévoyant peut se bâtir son propre EDC, l’archiviste devrait aussi avoir sa petite trousse personnelle pour vaquer à ses occupations quotidiennes. Que vous travaillez dans les archives historiques ou en gestion documentaire, certains items peuvent s’avérer très commodes. En me basant sur mon expérience, je vous propose donc ici quelques petits objets que vous devriez toujours avoir à portée de main en milieu de travail :

Image : François Cartier

  1. Des signets : toujours commode pour marquer où se trouvait le dossier qu’on a sorti d’une boite, pour indiquer la place d’un document dans un dossier ou bien pour marquer une page dans un document relié (comme un registre, un spicilège ou un journal personnel). Pour s’en faire rapidement, on peut sacrifier quelques chemises sans acide et les découper en languettes. Si on a besoin d’un matériau plus robuste, on peut utiliser du Neutracor, par exemple.
  2. Un calepin de notes avec un crayon à la mine : ce n’est pas absolument nécessaire d’avoir un calepin, mais à tout le moins du papier sur lequel écrire. J’aime bien un petit bloc-notes (acheté ou bricolé soi-même), car il est facile à transporter si on se déplace d’une salle à une autre. Et pas besoin d’avoir oeuvré longtemps dans les archives pour savoir qu’on est presque continuellement en train de prendre des notes à propos des documents sur lesquels on travaille !
  3. Des post-it : oui, je sais, ils ont une partie collante qu’on ne devrait pas mettre sur des documents. Mais ils sont saprement commodes pour identifier temporairement des boites ou des chemises. De plus, je l’avoue, il m’arrive d’en mettre temporairement sur des documents. Pas sur un parchemin issu de la Nouvelle-France, ni sur une photo, mais à l’endos de certains documents de façon à consigner de l’information pour une courte période de temps.
  4. Un ruban à mesurer : les archivistes, ça aime mesurer ! Pour compléter nos notices descriptives, pour connaître les dimensions d’un documents lorsqu’on lui préparer une pochette, pour évaluer l’espace qui reste dans une boite, etc. On règle pourrait faire l’affaire. Elle peut même servir de signet, mais ceci devient malcommode quand on doit mesurer quelque chose et que la règle est plantée entre deux dossiers dans une boite ! Un petit ruban à mesurer, soit du type illustré dans l’image ci-dessus, soit un ruban de tailleur, font très bien l’affaire.
  5. Un petit couteau ou un canif : l’outil à tout faire ! Vous devez démonter un ancien registre dont la reliure est vissée ? Votre canif peut vous aider ! Vous devez retirer une agrafe qui est fixée aux deux pages de la correspondance que vous devez numériser ? Sortez le canif ! Vous devez décoller de façon délicate une photographie qui se trouve dans un album complètement acidifié ? Sortez votre lame ! J’ai toujours mon petit couteau suisse à portée de main et je vous dirais qu’il est utilisé presque à tout les jours !
  6. Les incontournables gants blancs : l’outil de prédilection de l’archiviste. Il sert autant à protéger vos documents qu’à préserver vos doigts de la poussière et des autres substances que transportent souvent nos archives. Il y a des opinions variables sur l’utilisation des gants. Certains les trouvent qu’ils réduisent notre dextérité fine et augmentent les risques d’endommager les documents par de maladroites manipulations. D’autres les utilisent en tout temps. En ce qui me concerne, je ne porte mes gants que pour les photographies, le film, les objets ou les documents à fini glacé, par exemple. Le reste du temps, tant que je garde mes mains propres, je préfère le contact direct des doigts sur les documents. Notons en terminant que les gants de latex ou de nitrile peuvent faire l’affaire, mais je ne me vois pas porter ces machins toute une journée !
  7. Une loupe : parce que des fois c’est écrit petit ! Ou bien vous voulez voir si le point noir sur le document est une tache d’encre ou une déjection de mouche. Ça peut vous éviter de devoir numériser un document pour grossir un détail qui est difficile à voir à l’œil nu. Il se vend de petites loupes comme celle qui se trouve dans l’image ci-haut. Elles sont faites de plastique et on la taille d’une carte de crédit. Même si elles ne sont pas très puissantes, vous pouvez les traîner partout.
  8. Un téléphone intelligent : au 21e siècle, c’est devenu un essentiel. En plus de vous garder connecté dans votre salle de traitement des archives, ses utilités sont nombreuses du point de vue archivistique :
  • Avec une application de numérisation (comme Scanner Pro, par exemple ; gratuit), sa caméra peut vous servir à numériser des documents à des fins de traitement, de documentation ou même de partage. Ce type d’application vous permet même de passer les documents à l’OCR (Reconnaissance optique des caractères). Bien entendu, un vrai numériseur fera le travail des fins de conservation ou de diffusion.
  • La caméra peut aussi servir à zoomer sur un détail et vous aider à interpréter ce que vous voyez. Cela peut remplacer en quelque sorte la loupe traditionnelle.
  • Le microphone intégré et l’application de dictaphone peut vous permettre de prendre des notes vocales pendant votre travail. À la limite, il peut même vous permettre d’enregistrer un copie d’un document sonore.
  • Le chronomètre intégré au téléphone peut vous aider à minuter un document sonore ou audio-visuel, ou sinon à minuter le temps que vous passer sur une tâche, si nécessaire.
  • Un de vos documents mentionne un nom de personne ou de ville que vous ne connaissez pas ? Votre ordinateur est à l’autre bout de l’édifice ? Votre téléphone est connecté au web, donc à portée de tout ce que vous voulez savoir !
  • Il existe des applications gratuites qui vous permettent de mesurer des objets avec la caméra de votre téléphone. En principe, vous pouvez donc même remplacer votre ruban à mesurer par votre téléphone ! Toutefois, j’ai essayé quelques applications de mesure et le bon vieux ruban à mesure demeure le plus facile (et rapide) à utiliser !
  • En terminant, vous pourriez aussi utiliser votre téléphone pour prendre des notes et donc remplacer le calepin. Ceci dépend de votre niveau d’habileté avec un clavier de téléphone intelligent. Si vous excellez en la matière, alors vous pouvez exploiter les nombreuses possibilités que vous offre la technologies, avec des app de prise de notes ou de programmation de tâches.

Voilà mon EDC archivistique. Il est probable que vous ayez d’autres outils ou stratégies quand vient le temps de traiter des documents. N’hésitez pas à commenter ce billet et de partager vos trucs et astuces avec vos collègues !

Le congrès de l’AAQ 2017 : une occasion pour les étudiants

DANIEL DUCHARME, chargé de cours

Cette année le congrès de l’Association des archivistes du Québec se tient du 31 mai au 2 juin 2017 au Palais des congrès de Montréal. Un lieu accessible qui devrait permettre une plus grande participation des étudiants en archivistique de la grande région de Montréal, voire du Québec tout entier. Car nul besoin d’une voiture pour se rendre sur les lieux. Ce qui peut sembler trivial n’est pas si banal : je sais de source sûre que plusieurs étudiants n’assistent pas aux congrès de notre association quand ceux-ci se tiennent dans un lieu non accessible en transport en commun. Cette année, aucun étudiant ne pourra évoquer des problèmes de transport pour justifier sa non participation à cet événement incontournable en termes de formation et de réseautage. De plus, cette année n’est pas une année comme les autres : il s’agit du 375e anniversaire de Montréal, le 150e de la Confédération canadienne et le 50e de la fondation de l’Association des archivistes du Québec. Bref, il s’agit d’un événement à ne pas manquer.

Pour cette année exceptionnelle, le programme met de l’avant une thématique d’une large portée : “Sauvegarder, construire”. L’étudiant en archivistique pourra embrasser un large éventail des théories et pratiques archivistiques. Celles qui ont fait leur preuve au Québec au cours des dernières décennies, mais d’autres aussi, plus marginales, mais tout aussi essentielles au développement de notre profession. Pour vous en rendre compte, je vous invite à vous procurer sans tarder le programme en suivant ce lien.

Qu’est-ce qui peut bien motiver un étudiant à assister au congrès de l’AAQ ? Au moins trois raisons :

  1. Le congrès s’avère au cœur de la vie d’une association ou d’un ordre professionnels. Il constitue le lieu même des décisions qui vont doter l’association de ses orientations pour la prochaine année. Il s’agit donc d’une occasion unique de participer à la vie démocratique de son association. En tant que membre étudiant, vous ne pouvez rater ça.
  2. Le congrès s’avère aussi le lieu par excellence pour faire le plein de connaissances. Qu’advient-il de notre profession ? Quelles sont les tendances en cours ? Qu’est-ce que le big data ? Comment l’archivistique vient-elle en aide au milieu de la création artistique et littéraire ? Pourquoi le gestionnaire de documents doit-il acquérir une expertise en cartographie des processus ? Bref, savoir où on en est, où on va, sur quoi axer ses priorités en tant que professionnel de l’information consignée, voilà tout ce que le congrès vous apporte.
  3. Le congrès s’avère enfin le lieu de tous les réseautages. Vous êtes sur Linkedin, d’accord. Mais ce n’est pas suffisant. Il faut voir les gens, leur serrer la main, s’asseoir à une table avec eux, se faire présenter à d’autres personnes, peut-être des décideurs, croiser des personnes en autorité. Bref, vous avez compris le principe : une carrière en archivistique, comme dans tout autre domaine, s’appuie en partie sur la connaissance du réseau professionnel car, malheureusement, la compétence ne suffit pas toujours…

Si vous n’êtes toujours pas convaincu qu’assister au congrès de l’AAQ est une bonne chose pour vous, alors je vous invite à lire l’argumentaire sur le site de l’association, notamment la Lettre à un futur congressiste de Diane Baillargeon et Carole Saulnier.

Quant à moi, j’espère vous croiser au 50e congrès de l’Association des archivistes du Québec.

La saison des stages : le savoir-être

ISABELLE DION, coordonnatrice des stages et chargée de cours

Déjà la fin de vos études. Voici le moment de mettre en pratique la théorie enseignée dans les cours. Votre stage vous permettra l’acquisition de nouvelles connaissances, de réaliser des activités pratiques qui développeront vos compétences professionnelles et mettront de l’avant votre savoir-être. En stage, vous serez évalué non seulement sur vos compétences professionnelles, mais aussi sur vos qualités personnelles. C’est pourquoi plusieurs critères du formulaire Évaluation du stagiaire par le superviseur en milieu de travail portent sur le savoir-être.

Le savoir-être est la « [c]apacité de conduite personnelle appropriée à l’emploi considéré, pour un individu. » (Grand dictionnaire terminologique 2017) Elle inclut vos traits de personnalité, votre identité, votre culture, votre comportement, vos attitudes et votre motivation. Votre conduite en stage aura un impact sur le lien de confiance que vous créerez avec votre superviseur de stage et avec les collègues du milieu.

Le passage du statut d’étudiant à celui de stagiaire est plus ou moins facile selon les expériences et les personnalités. Pour vous assurer qu’il soit réussi, quelques comportements et attitudes sont attendus de la part des stagiaires. En voici quelques-uns :

  • Préparer son arrivée en s’informant sur son milieu de stage avant le début de celui-ci;
  • Ranger son téléphone mobile pendant les heures de stage;
  • Dire bonjour, au revoir, s’il vous plaît, merci;
  • Respecter la culture de l’organisme (horaire, code vestimentaire);
  • Montrer sa motivation;
  • Être ouvert à la nouveauté;
  • Respecter la confidentialité des documents institutionnels de son milieu de stage;
  • Sourire;
  • Pendant les heures de stage, oublier Facebook, les messageries instantanées, la musique en continu sur le téléphone mobile ou sur le poste informatique de travail;
  • Poser des questions à son superviseur au bon moment. S’assurer qu’il a le temps d’y répondre. Sinon, prendre en note ses questions;
  • Vérifier son travail avant de passer à une autre tâche. Il est préférable de corriger ses erreurs avant que le superviseur ne demande de le faire.
  • Apprendre à accepter son évaluation de mi-stage et de fin de stage. Vous devez être capable de recevoir des commentaires qui serviront à améliorer votre travail. Une attitude d’ouverture démontre de la maturité.

Vous pouvez bien en rire, mais sachez que votre milieu de stage s’attend à ce que vous agissiez comme un professionnel en stage. Quelle image souhaitez-vous laisser dans votre milieu de stage après votre passage? Vous pouvez dire : « Ce n’est pas important, je ne travaillerai pas à cet endroit ». Toutefois, le milieu archivistique est petit et une mauvaise impression peut vous suivre un bon moment.

Vous êtes votre propre représentant et aussi le représentant de votre future profession. Vous devez respecter les principes et attitudes attendues de votre profession, quels que soient les situations, événements ou circonstances. Bien entendu, le savoir-faire a toujours sa place sur le marché du travail. Toutefois, celui-ci mise de plus en plus sur le savoir-être. Il sera grandement considéré lors des entrevues.

Vous pouvez rester vous-même ! Que vous soyez timide, dynamique, créatif, impulsif, ordonné ou autre, nous ne vous demandons pas changer du tout au tout. Vous devez tout simplement prendre conscience de l’importance des quelques règles de base énumérées ci-dessus.

Bon stage !

La chance… ou la réussite professionnelle des finissants en archivistique

FRANÇOIS CARTIER, chargé de cours

La chance, messieurs, mesdames, ça n’existe pas. Vous connaissez quelqu’un qui a gagné à la loterie ? Ce n’est pas de la chance. C’est une question de probabilité statistique. La « chance » augmentera si on achète plus billets. Ou bien vous avez appris qu’un collègue n’a pas été licencié suite à des coupures dans votre entreprise ?

« T’as pas été slacké ? Maudit chanceux !
─ Ouais, mais les patrons savent que je fais un sapré bon travail ! »

Ce n’est pas de la chance non plus. C’est de vous rendre utile en performant. La probabilité d’un congédiement en est ainsi réduite.

Vous voulez réussir dans le domaine de l’archivistique ? Ne comptez pas trop sur la chance !

« La chance est un concept qui exprime la réalisation d’un événement, bon ou mauvais, sans nécessairement qu’il y ait un lien de cause à effet entre le désir et sa réalisation, bonne ou mauvaise. » (Wikipedia)

Jouez donc sur la cause pour obtenir l’effet désiré. En d’autres mots, jouez le jeu des probabilités. La probabilité, c’est une évaluation du caractère probable d’un évènement, c’est-à-dire qu’une valeur permet de représenter son degré de certitude (Wikipedia). Plus la probabilité (ou la valeur) est grande, plus le risque (ou la chance) qu’un évènement se produise est élevé.

Réussir dans notre domaine, ça ne s’enseigne pas juste en classe. Le degré de certitude de votre réussite en archivistique ne se trouve pas que dans un manuel. Comme chargés de cours, mes collègues et moi vous fournissons les connaissances pour réussir dans le milieu des archives. Il nous fera aussi plaisir de vous conseiller le cas échéant. Mais une bonne part du chemin doit aussi être parcourue par vous ! Vous voulez en faire de l’archivistique un métier ? Vous voulez voir ce désir se réaliser ? Arrangez-vous alors pour que les probabilités soient en votre faveur ! ET croyez-moi, des « A+ » ne seront pas suffisants pour faire pencher la balance à votre avantage.

Oui, vous pourriez jouer de chance et décrocher votre premier contrat dans le milieu qui vous a accueilli en stage, par exemple. Mais même là, ce ne sera généralement pas dû à la simple chance. Ce sera d’abord le résultat de votre décision de faire le stage (qui est facultatif, je le rappelle). Votre embauche post-stage sera aussi directement liée aux aptitudes dont vous aurez fait l’étalage en stage. Savoir-faire et savoir être. Si vous avez performé dans ces deux secteurs, vous aurez augmenté les probabilités qu’un employeur vous trouve désirable. Cause et effet. Vous avez fait pencher la balance en votre faveur.

Bref, je pensais livrer, comme premier billet, un petit résumé de conseils aux étudiants, ceux qu’on ne donne pas nécessairement en classe, mais qui contribueront à augmenter les probabilités de votre réussite.

  • Parlez à votre prof/chargé de cours. Avant le cours, à la pause, à la fin de cours. Et pourquoi pas pendant le cours (pas en même temps que votre prof, s’il-vous-plaît !). Entamez une discussion, soulevez des questions, remettez même en question ce qu’on vous enseigne ! La personne qui vous donne le cours est d’abord compétente dans son domaine, mais elle en connait aussi beaucoup sur le milieu, ses pratiques, ses acteurs, ses enjeux. Profitez-en !
  • Renseignez-vous ! Ne vous limitez pas aux lectures que recommande votre enseignant(e). En cette ère du numérique, tout est à votre portée : sites web institutionnels (BAnQ, BAC…), blogues, expositions virtuelles. Vous en trouverez même pour votre argent sur les réseaux sociaux où on vous dirige souvent vers du contenu très intéressant.
  • Faites-vous voir ! On vous l’aura surement déjà dit, la vie d’étudiant ne se limite pas qu’aux cours que vous prenez. Impliquez-vous dans l’association étudiante, devenez membre d’un comité de l’Association des archivistes du Québec, du Réseau des services d’archives du Québec ou d’ARMA-Montréal. Offrez même vos services comme bénévole dans une institution qui gère des archives. Ou bien affichez-vous sur les réseaux sociaux. Mettez en ligne des billets, ayez un beau profil sur LinkedIn, ou bien partagez des informations intéressantes sur Facebook ou Twitter. Vous y gagnerez en visibilité.
  • Diversifiez votre portefeuille ! Intéressez-vous aux domaines connexes de l’archivistique, comme l’histoire, la muséologie ou la bibliothéconomie. Et pourquoi pas s’intéresser à la gestion et à l’administration ? Plusieurs milieux demandent des compétences dans ces domaines. De plus, vous aurez à côtoyer des gestionnaires. En apprendre sur leur réalité (gestion de budgets, de projets ou de personnel, par exemple) vous aidera grandement.
  • Dans la même veine que le point précédent, comme l’archivistique est encadrée par plusieurs lois, renseignez-vous ! On ne vous demande pas de devenirs avocats, mais au moins le comprendre les tenants et aboutissants de la législation s’appliquant aux archives. Sachez de quoi il en retourne quand on parle de droit à l’image, de protection des renseignements personnels, de droit d’auteur ou d’équivalence fonctionnelle entre les documents numériques et analogiques.
  • Pensez techno ! En cette ère de l’information et du numérique, on ne peut plus y échapper. Vous devrez encore gérer du papier, certes, mais si vous voulez être un(e) archiviste pertinent(e), vous devrez avoir une bonne base en informatique. Si les termes « clustering », « big data », « métadonnées » ou « web sémantique » vous laissent perplexes, songez à une réorientation de carrière !
  • Apprenez à apprivoiser le changement. Les employeurs mettent l’adaptabilité en haut de leurs critères lors de l’embauche. Tout est en mouvance, surtout dans notre domaine, où le numérique bouscule encore aujourd’hui de vieilles habitudes. Vous devrez non seulement apprendre à gérer le changement, mais aussi à accompagner de futurs collègues dans de nouveaux territoires.
  • Améliorez votre culture personnelle ! Les archives ne naissent pas dans un vacuum. Elles sont produites par une société, par des administrations, par des gens exerçant différentes fonctions. On n’insistera jamais assez sur le besoin d’avoir un minimum de connaissances du milieu dans lequel sont créés les documents. Si vous pensez exercer votre métier d’archiviste au Québec, pensez à comprendre son histoire et celle de ses institutions, sans quoi ses archives n’auront pas grand sens pour vous.
  • Réseautage, réseautage, réseautage ! Ne restez pas dans votre coin ! Allez au-devant des autres et créez des liens avec les gens qui vous entourent, qu’ils soient étudiants, chargés de cours, professeurs ou professionnels dans le milieu. Allez aux 5@7 organisés par les groupes (AAQ, association étudiante, etc.), allez aux colloques ou congrès. Ceux qui les organisent offrent généralement des tarifs réduits aux étudiants. Et tant qu’à y être, pourquoi ne pas présenter vous-même une conférence ou participer à une table ronde ? Ça peut sembler intimidant, mais c’est probablement le meilleur moyen de vous faire connaitre.
  • Et plus que tout, comprenez bien ce que vous faites et pourquoi vous le faites. Je ne parle pas de comprendre comment décrire ou classer des documents, comment les indexer avec les bonnes métadonnées, comment les numériser ou comment faire fonctionner votre beau logiciel de GID. Je veux plutôt vous sensibiliser à l’importance de votre rôle dans la société. À la fin de la journée, quand vous regarderez derrière vous, quelle aura été votre contribution ? Quelle différence aurez-vous fait ? Que ce soit une boite de document de moins à classer ou un nouveau fonds sauvé de l’oubli, vous aurez amélioré quelque chose dans le monde qui vous entoure.

Voilà donc votre programme tout établi. Rien n’est garanti, mais vous avez là tout ce qu’il faut pour faire augmenter les probabilités de votre réussite. Ou si vous préfére : tout ce qu’il faut pour vous donner une chance !